Как составить электронное письмо с бизнес-запросом с образцами и шаблонами

Вы когда-нибудь находили написание бизнес-запроса сложным? Ты не один. Это может быть утомительно, но написание вежливых и профессиональных электронных писем с деловыми запросами является важным навыком в современной трудовой жизни.

Хорошо написанный деловой запрос, ясный и краткий, поможет эффективно передать ваш запрос. Это должно обеспечить быстрый ответ со всей информацией, необходимой для выполнения вашей работы.

Чтобы помочь вам, мы разбили процесс, описав основные части создания эффективного электронного письма для деловых запросов. Мы предоставили набор рекомендаций и рекомендаций, которые помогут любому создать идеальный запрос.

Мы также познакомим вас с форматом электронных писем с деловыми запросами, предоставим вам образцы и покажем, как отправлять их с уверенностью и быстрее благодаря нашему шаблону электронных писем с деловыми запросами.

К тому времени, как вы прочтете эту статью, вы приобретете знания и навыки, которые дадут вам наилучшие шансы получить нужную вам информацию, когда вы этого хотите, и правильно начинать любые новые отношения.

Чтобы быстрее писать качественные деловые запросы, попробуйте Flowrite :

Что такое бизнес-запрос?

Начнем с определения того, что такое бизнес-запрос.

Запрос – это запрос информации.

Деловой запрос — это официальный запрос информации от организации.

Некоторые из причин, по которым вы можете захотеть отправить электронное письмо с деловым запросом, включают: 

• Запрос каталога, цен или информации о продукте
• Запрос сведений об услуге
• Хотите получить образец продукта
• Спросите о наличии места, например, в гостинице или на выставке.

Это всего лишь несколько причин, но существует почти безграничный диапазон ситуаций, когда требуется запрос информации от другой компании.

В некотором смысле бизнес-запрос можно определить как первый шаг в установлении отношений с бизнесом. В конце концов, вы пишете его, чтобы узнать больше об услуге, продукте или компании, которую вы планируете использовать, купить или сотрудничать. Основная характеристика заключается в том, что это сообщение направлено на получение более подробной информации от компании.

Итак, вам нужно сделать запрос о бизнесе. Конечно, вы можете просто отправить кому-нибудь сообщение и сказать: «Вы можете отправить мне XXX» или «Я хочу YYY». Однако это может повредить вашей репутации и любой компании, которую вы представляете.

Исследователи обнаружили, что при написании онлайн многие из нас склонны писать в диалоговом режиме. В то время как такой подход может быть уместен при письме другу, неформальность может быть воспринята как грубость, невежливость и даже непрофессионализм в деловом общении.

Существуют также заметные различия, особенно при общении с предприятиями из разных стран или культур. Например, американцы чаще делают комплименты. Напротив, ученые обнаружили, что корейцы сразу переходят к делу, сравнивая привычки электронной почты двух стран. Придерживаясь установленной структуры, вы избегаете межкультурной путаницы.

Основной принцип электронной почты заключается в том, чтобы общаться с «ясностью и сочувствием», — говорит эксперт по коммуникациям и автор Harvard Business Review Эрика Дхаван. Ее совет заключается в том, что вы должны замедлиться и сосредоточиться как на том, что вы говорите, так и на том, как вы это говорите, иначе вы можете повлиять на восприятие вас бизнесом.

Полностью согласны. Вот почему мы создали наше полное руководство по этой теме. Остальная часть этого сообщения в блоге поможет вам избежать проблем и распространенных ошибок при создании электронного письма с бизнес-запросом.

Как написать электронное письмо с деловым запросом – полное руководство

Пришло время начать писать. Каждый бизнес-запрос должен следовать стандартному формату, определяющему его структуру, и набору руководящих принципов, формирующих его содержание. Следующие три части помогут вам сориентироваться в этих нюансах в любой ситуации.

Кому адресована ваша деловая электронная почта?

Прежде чем мы возьмемся за бумагу и расскажем, как написать электронное письмо с просьбой предоставить информацию, давайте начнем с определения того, кто ее получит.

Ключевой вопрос: вы пишете на личную почту или на корпоративную?

Многие организации имеют общий адрес электронной почты для запросов (например, hello@ или info@). При письме на такие адреса электронной почты вы должны быть формальными и прямыми. По сути, вы обращаетесь к организации.

Личная электронная почта позволяет вам обращаться к человеку напрямую, обращаясь к нему по имени. Использование чьего-то имени может создать мгновенную связь, но это может быть культурно неприемлемо в мире бизнеса.

Советуем быть осторожными. Лучше быть формальным, чем неформальным. Таким образом, вы избегаете риска расстроить или обидеть кого-либо.

Нужны еще советы по этикету электронной почты? Тогда наш путеводитель по правилам электронной почты и этикету.

Стандартный формат электронной почты для деловых запросов

Профессиональный бизнес-запрос следует традиционному формату, в котором четко указывается, что вы хотите. В нем есть пять ключевых аспектов:

1. Электронная почта для запроса
2. Приветствие
3. Основная часть
4. Закрытие
5. Подписание/подпись

Давайте посмотрим на различные части совершенного подробный формат электронной почты бизнес-запроса.

1. Тема электронного письма для запроса

При написании электронного письма с деловыми запросами старайтесь, чтобы тема письма была короткой, приятной и прямолинейной. Лучшая тема электронного письма для запроса — короткая, вежливая и профессиональная.

Мы подробно рассмотрим некоторые примеры электронных писем с деловыми запросами позже, но сосредоточимся на том, чтобы в них было как можно меньше слов.

2. Приветствие

Здесь важно соблюдать формальности. Если вы не общаетесь с человеком по имени, избегайте «Привет», «Привет» или «Здравствуйте» и придерживайтесь проверенных формальных приветствий, таких как «Дорогой».

Использование профессиональных терминов может улучшить восприятие вас и организации, которую вы представляете. Мы описываем, почему это так, и объясняем как начать профессиональную электронную почту в нашей функции.

3. Тело

Тело — это основная часть вашего сообщения, в котором вы делаете запрос. Основной принцип при создании электронного письма для деловых запросов — сразу переходить к делу.

Причина в том, что мы все тонем под тяжестью цифровой связи, и многие из нас не читают всю электронную почту, — говорит Мэтт Пламмер. Вместо этого мы сканируем его для получения необходимой информации.

Чтобы получить ответ, важно, чтобы сообщение было кратким, приятным и прямолинейным. Это также снижает риск непонимания.

Предположим, вы запрашиваете несколько частей информации одновременно в своем электронном письме с запросом, например, запрос сведений о ряде продуктов. В этом случае вы можете использовать маркеры, чтобы сделать ваши запросы более четкими, сохраняя при этом небольшое количество слов.

4. Завершение

После того, как вы сделали свой запрос, пришлите краткое заключительное заявление по электронной почте с деловым запросом. Здесь полезно наметить, как вы будете использовать информацию, и следующие шаги. Например, если вы просите каталог, вы можете объяснить, что хотите сделать заказ в ближайшее время.

В заключении управляйте ожиданиями. Если вам нужна информация к определенной дате, скажите об этом. Кроме того, уточните соответствующие каналы связи. Если вы беспокоитесь о холодных звонках, назовите людям наиболее подходящий канал для связи с вами.

5. Подпись/подпись 

Не забудьте добавить соответствующую подпись (с уважением, искренне или аналогичную) и подпись, содержащую все ваши данные, включая имя, должность и контактные данные.

Если вы просите кого-то отправить вам что-то по почте, убедитесь, что ваш адрес правильный.

Хотите узнать больше о том, как отправить запрос по электронной почте? Прочтите наше руководство о том, как профессионально завершить электронное письмо.

Рекомендации по составлению бизнес-запросов 

Вдохновленные Harvard Business Review, мы разработали пять рекомендаций по написанию электронных запросов для деловых целей. Следуйте им, и каждый информационный запрос будет передан четко и эффективно.

1. Адаптируйте сообщение
2. Объясните, кто вы
3. Четко объясните, чего вы хотите, когда и почему
4. Будьте кратки и лаконичны
5. Проверьте это (затем проверьте еще раз)

Давайте рассмотрим эти рекомендации более подробно.

1. Адаптируйте сообщение

Люди в бизнесе находятся под давлением, поэтому чем быстрее вы сможете добраться до сути и конкретнее, тем больше вероятность, что вы получите ответ.

Как мы объяснили выше, деловые запросы являются формальным общением, поэтому будьте вежливы и профессиональны, а не пытайтесь быть дружелюбным.

Использование стандартного шаблона, взятого с веб-сайта, может неточно передавать или передавать нужное вам сообщение.

Усовершенствованные инструменты поддержки письма, такие как Flowrite, помогут вам найти свой подлинный голос. Это дает вам возможность создавать индивидуальные бизнес-запросы, которые являются вежливыми, профессиональными и с большей вероятностью дадут быстрый ответ.

2. Объясните, кто вы

Когда вы пишете электронное письмо с деловым запросом или запросите информацию, важно, кто вы. Не бросайтесь сразу в свой запрос. Вместо этого скажите читателю, кто вы.

Это дает читателю представление о человеке, с которым он общается, и почему он должен относиться к вам серьезно.

3. Четко объясните, чего вы хотите, когда и почему

Отправители электронной почты переоценивают скорость ожидания ответов, обнаружили исследователи. Электронные письма с деловыми запросами, отправленные в нерабочее время, могут показаться более срочными, создавая необходимость ответить, что может вызвать стресс.

Главный вывод: отправляя электронное письмо с деловым запросом, четко указывайте информацию, которую вы запрашиваете, когда она вам нужна и, что особенно важно, для чего.

По словам Эйвери Бланк из Forbes, четкое понимание того, что вам нужно и почему, уменьшает путаницу и повышает вероятность того, что вы получите ответ. Преимущество в том, что вы сэкономите время, усилия и потенциальное смущение, связанное с необходимостью отправки дополнительного запроса.

Clarity также может защитить вас от получения сотен холодных электронных писем или звонков. Если вы хотите получить ответ по электронной почте, скажите об этом. Если вы ожидаете телефонного звонка, попросите его.

Не заставляйте человека сомневаться.

4. Будьте краткими и понятными 

Профессионалы бизнеса заняты, поэтому будьте краткими.

Какой длины должно быть ваше сообщение?

Специалисты Hubspot рекомендуют, чтобы ваше электронное письмо содержало от 50 до 125 слов. Хотя может быть невозможно ограничить ваше сообщение 125 словами, в идеале оно должно быть менее 200 слов.

5. Проверьте это (затем проверьте еще раз) 

Точность очень важна при написании деловой электронной почты, поэтому обязательно просматривайте и уточняйте свои сообщения перед их отправкой. Если вы отправляете несколько писем одновременно, дважды проверьте важную информацию, например имя получателя и его организацию.

Если вы общаетесь на незнакомом вам языке, будьте особенно осторожны. Бесплатные онлайн-проверки орфографии могут плохо понимать контекст или не понимать конкретные технические или профессиональные термины, поэтому не всегда доверяйте их рекомендациям без проверки.

Во избежание проблем попробуйте инструмент для письма с искусственным интеллектом, такой как Flowrite, который понимает, к кому вы обращаетесь, и цель вашего сообщения.

Когда я должен ответить на запрос о бизнесе?

Если вы следовали нашим советам и рекомендациям, приведенным выше, скорее всего, вы получите ответ. Однако, если вы все еще ждете, можно отправить электронное письмо с напоминанием.

Мы рассмотрели здесь как создавать электронные письма с напоминаниями , но остается вопрос: когда отправлять электронное письмо с напоминанием о бизнес-запросе?

Если ваш запрос не является срочным, дайте человеку хотя бы пару дней, чтобы ответить вам. В экстренных случаях вы можете отправить электронное письмо или даже позвонить раньше.

Во всех случаях стоит быть вежливым, когда решаете, как написать последующее электронное письмо. Вероятно, существует реальная причина, по которой кто-то не ответил на ваше сообщение.

Примеры электронных писем с деловыми запросами

Итак, мы изложили основные принципы создания идеального электронного письма с деловыми запросами. Тем не менее, всегда полезно увидеть их на практике.

Чтобы помочь объяснить некоторые основные моменты, мы создали несколько примеров электронных писем с деловыми запросами ниже.

Точность и достоверность очень важны при создании запроса по электронной почте. Вы хотите, чтобы люди поняли, что вы настроены серьезно, и вы не добьетесь этого, используя шаблон, в котором вы заполняете пробелы. Вместо того, чтобы копировать и вставлять, используйте их в качестве вдохновения для создания электронной почты.

Более того, использование Flowrite — это самый простой и быстрый способ написания электронных писем с деловыми запросами. С помощью последних разработок в области искусственного интеллекта наш инструмент может генерировать аутентичные и персонализированные электронные письма, которые гарантируют, что вы получите необходимую информацию.

Электронная почта организации

Если вы отправляете электронное письмо на общий адрес электронной почты, соблюдайте формальный характер. В этом образце электронного письма с деловым запросом мы просим отправить нам каталог. Это быстро и легко, объясняет, что вы хотите, когда вы хотите и почему.

Кому:

[email protected]

Запрос: Sunset Productions — каталог 2022

Уважаемый господин/госпожа,

Меня зовут Сьюзан Деллер, я работаю в Energy Drive. Мы заинтересованы в вашем ассортименте канцелярских товаров и хотели бы узнать больше.

Пожалуйста, не могли бы вы отправить мне каталог 2022 года на этот адрес электронной почты? Мы находимся в процессе обновления наших канцелярских принадлежностей и собираемся сделать заказ в ближайшие две недели.

В настоящее время мы разговариваем с несколькими поставщиками, и я свяжусь с вами в свое время, если мы захотим разместить заказ.

С уважением,

Сьюзан Деллер

Электронная почта физическому лицу

Формат этого примера электронной почты с деловым запросом по сути такой же, как и первый, но он персонализирован для получателя. Когда вы создаете личную связь, вы увеличиваете шансы на ответ. Опять же, вы увидите, как мы управляем ожиданиями в конце электронного письма вежливо, но твердо.

Кому:

[email protected]

Запрос: Sunset Productions — каталог 2022

Дорогая Сара,

Меня зовут Сьюзан Деллер, я работаю в Energy Drive. Мы заинтересованы в вашем ассортименте канцелярских товаров и хотели бы узнать больше.

Пожалуйста, не могли бы вы отправить мне каталог 2022 года на этот адрес электронной почты? Мы находимся в процессе обновления наших канцелярских принадлежностей и собираемся сделать заказ в ближайшие две недели.

В настоящее время мы разговариваем с несколькими поставщиками, и я свяжусь с вами в свое время, если мы захотим разместить заказ.

С уважением,

Сьюзан Деллер

Запрос подробной информации

В этом примере нам нужна дополнительная информация, которая позволит нам принять решение о покупке. Таким образом, вместо длинного, растянутого сообщения маркированные списки поясняют, что нам нужно, когда и почему.

Кому:

[email protected]

Запрос: C4 Председатель

Дорогая Сара,

Меня зовут Сьюзан Деллер, я работаю в Energy Drive. Мы заинтересованы в вашем ассортименте канцелярских товаров и хотели бы узнать больше о стуле C4.

Мои конкретные вопросы заключаются в следующем:

• Кресло бывает разных цветов или только черное?
• Нужно ли собирать стул или он поставляется полностью собранным?
• Если мы закажем более одного стула, сможем ли мы получить оптовую скидку?

Мы собираемся сделать заказ на этой неделе, поэтому я был бы признателен за ответ до среды, 12 июня. Если вам нужны какие-либо подробности от меня, пожалуйста, напишите мне здесь, и я отвечу как можно скорее.

С уважением,

Сьюзан Деллер

Написание с помощью шаблона электронного письма с бизнес-запросом Flowrite

Flowrite — это инструмент для письма с искусственным интеллектом, который превращает короткие пункты в полноценные электронные письма и сообщения. Вы просто записываете пару предложений в качестве инструкций, выбираете правильный шаблон и смотрите, как пишется электронное письмо.

Когда мы говорим о шаблонах электронной почты, мы не имеем в виду ничего заранее написанного, что вам нужно скопировать и вставить. Вместо этого наши шаблоны помогают ИИ написать правильный тип электронного письма для ваших целей с нуля. Вот пример нашего шаблона бизнес-запроса в действии:

Как видите, электронное письмо, которое Flowrite генерирует для вас, является персонализированным и контекстно-зависимым. Кроме того, вам не нужно зацикливаться на том, как получатель может воспринять выбор слов или фраз, поскольку вы можете выбрать тон сгенерированного электронного письма. Орфографические и грамматические ошибки? Он также свободно говорит по-английски. Синдром пустого экрана? Выберите шаблон, не указывая никаких пунктов, и Flowrite сгенерирует для вас образец электронного письма.

Что я должен вынести из этого?

Теперь вы должны понимать, что такое бизнес-запрос (и чем он не является), правильный формат электронной почты с бизнес-запросом и некоторые рекомендации по созданию корпоративной корреспонденции. Теперь вам должно быть ясно, как написать электронное письмо с бизнес-запросом.

Представленные нами примеры демонстрируют, как можно создавать прямые и подробные бизнес-запросы, которые придают вам уверенности при создании собственных.

Наш последний совет: воздержитесь от копирования и вставки и привнесите немного индивидуальности в свое профессиональное общение.

Как их написать (с примерами)

Деловой запрос — это запрос информации.  Умение написать соответствующее электронное письмо с деловым запросом важно для всех, кто работает в бизнесе или в любом офисе.

Электронные письма с деловыми запросами

являются средством получения важной информации, способом установления отношений и связей, а также служат отражением бизнеса или практики отправителя.

Легко понять, почему важно правильно написать деловое письмо с запросом. К счастью, есть шаги, которые помогут упростить задачу. Давайте посмотрим на них.

Что такое электронное письмо с деловым запросом?

В электронном письме с деловым запросом вы запрашиваете информацию об услуге или продукте или другие вопросы, связанные с этим бизнесом. Например, вы можете:

• Запрос образца продукта для контроля качества или определения того, хотите ли вы продавать его в своем магазине

• Запрос цен на конвекционные печи для пекарни, которую вы хотите открыть

• Запросите предварительный просмотр линии одежды следующего сезона, чтобы решить, какие предметы одежды вы будете продавать в своем магазине

• Запрос информации об аренде помещения для мероприятия

Как написать электронное письмо с деловым запросом

Электронное письмо с деловым запросом состоит из отдельных частей. Лучше избегать использования шаблона с заполнением пустого места для этих сообщений, но есть базовый формат, которому нужно следовать.

• Строка темы
• Приветствие
• Основная часть (включая введение, запрос, заключительное заявление)
• Подпись и подпись

Строка темы

Сохраняйте тему ясной и краткой. На самом деле, ясно и лаконично — это слова, которые должны описывать все ваше электронное письмо с запросом.

Не будь смешным или интригующим. Бизнес движется быстро и требует результатов. Строка темы должна немедленно информировать получателя о том, о чем вы пишете. Держите тему короткой, ясной и профессиональной.

Например:

• Запрос: стоимость конвекционной печи Ad-45
• Запрос на предварительный просмотр купальников лета 2022
• Запрос образца продукта № 352

Приветствие

Каждое письмо с деловым запросом должно начинаться с приветствия. Вы хотите, чтобы ваше электронное письмо было кратким, но это не значит, что вы должны пропустить приветствие. Отсутствие приветствия показало бы отсутствие вежливости.

Отправьте электронное письмо с запросом конкретному лицу. Проведите исследование, чтобы найти этот контакт. Личное приветствие показывает, что вопрос важен для вас — вы потратили на него время, — а также делает ответ более вероятным. Люди менее склонны игнорировать запросы, отправленные непосредственно им.

Сделайте приветствие профессиональным. Если у вас уже нет дружеских отношений с получателем, избегайте неформальных приветствий Привет или Привет или приветствий.

В то время как Доброе утро или Добрый день являются вежливыми и профессиональными приветствиями, они зависят от времени и могут не работать, если ваша электронная почта отправляется в разные часовые пояса.

Лучший подход к деловым запросам — общий, более формальный, Уважаемый г-н Джонс или чуть менее формальный Здравствуйте г-жа Смит . Если вы сомневаетесь, выберите более формальный вариант Уважаемый , а затем укажите должность и фамилию получателя:

• Уважаемый доктор Робертс
• Дорогой мистер Уайт
• Дорогая мисс Грин
• Уважаемый Мкс. Джонсон

Если у вас нет конкретного контактного лица и вы отправляете свой запрос целому отделу, все же полезно сделать ваше приветствие как можно более конкретным. Например, используйте Уважаемый отдел продаж вместо К кому это может относиться .

Если вы работаете с общим корпоративным адресом электронной почты, таким как ContactUsAtCustomerService@… , все же рекомендуется сохранять официальное и профессиональное приветствие. Уважаемый представитель отдела обслуживания клиентов подходит для этого конкретного случая.

Корпус

Тело электронного письма включает в себя ваше введение , ваш запрос и заключительное заявление . Как и в случае с заголовком, все части текста должны быть четкими, краткими и профессиональными.

Введение

Объясни, кто ты и зачем пишешь.

Пример 1

Уважаемый мистер Джонс,

Меня зовут Джоанна Стерн. Я являюсь ведущим покупателем обувной компании Walk Softly и заинтересована в вашей линии обуви Comfort Flats.

Если у вас есть номер , кто-то, кто поручил вам отправить электронное письмо этому человеку, также установите эти отношения.

Пример 2

Уважаемый Mx. Смит,

Меня зовут Бен Крафт, владелец «Have a Sandwich!» и я заинтересован в аренде вашего помещения для проведения корпоративных мероприятий 28 декабря 20__ года. Я действую по рекомендации Сью Дай, владелицы «Чай и печенье», у которой был положительный опыт общения с вами.

Запрос

Объясните, что вам нужно, когда вам это нужно и как вы хотели бы это получить.

Джоан Стерн, автор примера 1, могла бы сказать,

Не могли бы вы отправить мне по электронной почте превью каталога на осень 2023 года для вашей линии Comfort-Flats? Я нахожусь в процессе выбора моделей для сезона осень 2023 года и хотел бы добавить в ассортимент нашего магазина больше качественных квартир на плоской подошве. Я закончу выбор и размещу заказы к концу месяца и буду очень признателен, если вы пришлете каталог к ​​концу этой недели.

Если у вас есть ряд конкретных вопросов, маркированный список поможет вам четко их изложить.

Бен Крафт, из Пример 2 можно написать:

Я был бы очень признателен за следующую информацию о месте проведения мероприятия, при условии, что оно будет доступно на 28 декабря с 19:00 до 23:00.

• Какое максимальное количество человек может разместиться?
• Сколько стоит аренда на четырехчасовую вечеринку?
• Что именно покрывает арендная плата? Пожалуйста, сообщите мне, есть ли дополнительная плата за столы, стулья, постельное белье и т. д.

Заключительные замечания

Поблагодарите получателя и предоставьте информацию о последующих действиях.

Джоан Стерн, из Пример 1 можно было бы сказать,

Большое спасибо за помощь. Я свяжусь с вами к концу месяца, если выберу какой-либо из ваших продуктов для Walk Softly.

Бен Крафт, из Пример 2 можно сказать,

Я обратился в несколько мест и хотел бы принять окончательное решение до _ _ ​​_ _, поэтому мне потребуется эта информация до _ _ ​​_ _ . Большое спасибо за вашу помощь.

Гуру грамматики, редактор стиля и наставник в одном пакете.

Попробуйте бесплатно!

Подписание и подпись

С уважением и С уважением работают как вежливые, проверенные временем подписи. Избегайте всего, что звучит ласково или слишком фамильярно.

Убедитесь, что ваша подпись включает ваши контактные данные: имя, должность, адрес электронной почты, номер телефона и все остальное, что необходимо для связи с вами.

Советы по написанию электронного письма с деловым запросом

Рассматривайте эти советы как требования к деловым запросам. Запомните эти советы как пять основных принципов написания деловой электронной почты: ваши электронные письма должны быть вежливыми, четкими, лаконичными, хорошо продуманными и (двукратно) проверенными 9.0003

1. Вежливый

Пишите деловые электронные письма вежливым тоном. Вежливость – это баланс профессионализма и дружелюбия.

Распространенной тенденцией в онлайн-переписке является общение в разговорной или неформальной обстановке. В деловом общении такой тон может показаться непрофессиональным или грубым. Если у вас нет установившихся дружеских отношений с получателем ваших электронных писем, избегайте разговорного тона.

Кроме того, имейте в виду, что в разных культурах существуют разные представления о приемлемом общении. Стремясь к вежливой сердечности/вежливости, вы останетесь в безопасной зоне.

2. Очистить

Сообщите получателю, что именно вы запрашиваете, а также когда и как вы хотите, чтобы этот запрос был выполнен. Они не могут тратить время на попытки выяснить, что вам нужно. Дайте им прямые запросы с четкой и подробной информацией.

Ясность приносит ответы. Предоставление конкретных временных рамок вместо расплывчатых сроков «на ваше усмотрение» — это подход, который с большей вероятностью даст вам результаты, когда они вам понадобятся. Конечно, просто держите эти просьбы о крайнем сроке вежливыми.

3. Краткий

Большинство из нас перегружены электронной почтой и другими электронными средствами связи. Чтобы пройти через все это, мы просматриваем содержание для важной информации.

Ваше электронное письмо должно быть настолько кратким, чтобы его не нужно было пролистывать. Он должен включать только эту важную информацию.

Стремление к краткому электронному письму поможет вам тщательно выбирать и редактировать слова, что дает дополнительные преимущества. Ваше хорошо составленное электронное письмо с меньшей вероятностью будет неправильно понято.

4. Создано

Создайте свою электронную почту для ее индивидуальной цели и получателя.

Ваш получатель должен понять, что электронное письмо предназначено именно для него. Электронное письмо должно показать, что вы провели некоторое исследование продукта, услуги, бизнеса, о котором спрашиваете. Когда получатель увидит, что вы приложили усилия к запросу, он приложит усилия к ответу.

Шаблоны заполнения часто недостаточно гибки, чтобы приспособиться к деталям конкретных запросов, и звучать неуклюже или безлично. Их легко заметить.

Следуйте правильной структуре электронной почты, но адаптируйте свое приветствие и свой запрос к получателю.

5. (Двойная) проверка

Вы структурировали свою электронную почту и написали индивидуальный запрос получателю. Поздравляю!

Пока не нажимайте «Отправить».

Проверьте это письмо. Затем проверьте еще раз. Прочтите вслух. Еще лучше, запустите отчет ProWritingAid в реальном времени. Чтобы получить наиболее релевантную обратную связь, запустите отчет, используя бизнес-настройку.

Начните составлять профессиональные электронные письма с бесплатной учетной записью ProWritingAid.

Образцы и примеры электронных писем с деловыми запросами

Просмотрите каждый образец электронного письма с деловым запросом. Используйте образцы писем в качестве руководства при написании своих собственных.

Один запрос: конкретный контакт

Кому: [email protected]

Тема: Запрос Предварительный просмотр каталога квартир комфорт осень 2023

Уважаемый мистер Джонс,

Меня зовут Джоанна Стерн. Я являюсь ведущим покупателем обувной компании Walk Softly и заинтересована в вашей линии обуви Comfort Flats.

Не могли бы вы отправить мне по электронной почте превью каталога вашей линии Comfort-Flats на осень 2023 года? Я нахожусь в процессе выбора моделей для сезона осень 2023 года и хотел бы добавить в ассортимент нашего магазина больше качественных квартир на плоской подошве. Я закончу выбор и размещу заказы к концу месяца и буду очень признателен, если вы пришлете каталог к ​​концу этой недели.

Большое спасибо за помощь. Я свяжусь с вами к концу месяца, если выберу какой-либо из ваших продуктов для Walk Softly.

С уважением,

Джоан Стерн

Ведущий агент по закупкам, компания Walk Softly Shoe

ХХХ-ХХХ-ХХХХ

Джоанн.Штерн@walksoftly.com

Несколько вопросов: конкретный контакт

Кому: Джоан.Фланаган@KitchenSuppliers.XXX

ТЕМА: Конвекционная печь, модель № 445

Уважаемая мисс Фланаган,

Меня зовут Джон Хэнкс, я владелец и главный пекарь пекарни Buttercooky на городской площади. Я спрашиваю о вашей конвекционной печи, модель № 445. Меня порекомендовала вам моя подруга и коллега-пекарь Джуди Ли, которая высоко отзывается о вашей продукции и обслуживании клиентов.

Буду очень признателен за следующую информацию:

• Размеры духовки: высота, ширина, глубина
• Класс энергоэффективности печи
• Корректировка цены при покупке трех печей

Мне нужно принять решение и, надеюсь, разместить заказ к концу следующей недели, поэтому мне потребуется ответ, желательно по электронной почте, к концу этой недели, чтобы двигаться дальше.

Большое спасибо за помощь. Как только я получу ответ, я свяжусь с вами.

С благодарностью,

Джон Хэнкс

Владелец пекарни Buttercooky, городская площадь

[email protected]

333-333-3333

Нет конкретного контакта

Кому: [email protected]

Тема: Вопросы по питанию

Уважаемый менеджер по организации мероприятий,

Меня зовут Алиша Эванс. Я заинтересован в организации бизнес-ланча Gino’s 16 мая 2023 года примерно на 60 гостей.

Прежде чем продолжить, мне нужно знать, что вы можете предоставить варианты примерно пяти гостям, которые могут есть только безглютеновые продукты. Вы можете сделать это жилье?

Звоните мне по номеру XXX-XXXX с 9:00 до 15:00 с понедельника по четверг или пишите мне по электронной почте в любое время. Я надеюсь быстро завершить планы и был бы признателен за ответ к концу этой недели.

This entry was posted in Семантическое ядро