Как настроить сбор электронной почты с других ящиков в GMail?

Когда вы перешли с одного почтового сервиса на другой (например, с Яндекса на GMail), вам, так или иначе, могут быть нужны какие-то входящие письма с вашего старого электронного ящика, которым вы пользовались на другом почтовом сервисе. Конечно, можно заходить в оба почтовых аккаунта и проверять почту и там и там, но это ведь неудобно. А если у вас 3-4 или более почт, которые вам нужно контролировать? Заходить время от времени в каждую тем более неудобно!

В этом случае решением является настройка сбора почты с нужных вам адресов в любых почтовых сервисах на один ваш актуальный электронный ящик, которым вы постоянно пользуетесь. В итоге вся почта, которая будет поступать на другие ящики будет стекаться в один ваш ящик, что очень удобно.

В данной статье я расскажу, как настроить такой сбор почты в почтовом сервисе GMail.

Помните, что настроить сбор почты вы можете абсолютно с любых своих электронных ящиков, расположенных на любых почтовых сервисах, например, Яндекс, Mail, Gmail, Rambler и др. Главное, чтобы вы сами имели доступ к нужным вам электронным ящикам, откуда хотите собирать почту!

Настройка сбора почты с других ящиков в почтовом сервисе GMail.

Сбор почты в GMail производится в разделе “Настройки”. Перейдите туда, кликнув по шестерёнке и выбрав “Настройки”.

Перейдите в раздел “Аккаунты и импорт” и напротив функции “Получать почту из других аккаунтов” нажмите “Добавить почтовый аккаунт”.

Откроется отдельное окно, где будут производиться настройки пересылки писем с другого вашего ящика. Вначале введите адрес электронной почты, с которого будет осуществляться сбор почты в ваш текущий ящик и нажмите “Далее”.

Затем предлагается выбрать один из вариантов сбора почты: связать аккаунты при помощи Gmailify или просто импортировать письма из другого ящика.

Вариант Gmailifi появился не так давно и является самым удобным! Он позволяет вам работать с письмами другого ящика прямо в текущем ящике GMail, письма смогут фильтроваться по категориям, будут проверяться на спам в Gmail и вы сможете и отправлять письма от имени своего второго ящика (с его адреса) прямо в GMail. Можно сказать, что ваша подключаемая почта полностью переходит под управление GMail.

Таким образом, вариант обычной пересылки (POP3) сейчас уже и не актуален, просто нет смысла его использовать.

Выберите вариант “Связать аккаунты при помощи Gmailify” и нажмите “Далее”.

Затем нужно будет подтвердить доступ к вашей второй почте, нажав “Разрешить” или аналогичную кнопку (в зависимости от подключаемого почтового сервиса).

Если вы ещё не вошли в аккаунт своей второй электронной почты, то для подтверждения нужно будет в него войти.

На этом настройка закончена, вы должны будете получить в следующем окне сообщение об успешной привязке вашего второго почтового аккаунта к GMail.

Просто закройте данное окно.

После привязки аккаунта, почта сразу же будет постепенно переноситься из вашего подключённого аккаунта в текущий аккаунт GMail.

Письма сразу же при пересылке будут фильтроваться и какие-то письма могут уйти в спам.

Если входящей почты в вашем подключённом аккаунте очень много, пересылка может занять минут 20, а возможно и больше.

Заключение.

Пересылка (сбор почты) с любых почтовых сервисов в GMail, как вы уже убедились, настраивается очень просто, буквально в несколько шагов. Повторюсь, это очень удобно, когда у вас несколько почт и ранее приходилось заглядывать в каждую, чтобы контролировать поток писем. А с включением функции сбора почты, вся она со всех подключённых ящиков будет стекаться в одну вашу почту GMail!

Как собрать письма из разных ящиков в одном месте

16 октября 2017Технологии

Если у вас больше одного почтового ящика, вы наверняка задумывались об удобном способе объединить корреспонденцию. И таких способов несколько.

Поделиться

0

Переключаться с одной вкладки с Gmail на другую с «Яндекс.Почтой» довольно утомительно. А уж если у вас имеется десяток учётных записей у разных почтовых провайдеров, утренняя проверка новой корреспонденции и вовсе превращается в пытку. Объединив письма в одном месте, вы избавитесь от этого неудобства.

Веб-интерфейс

Большинство провайдеров электронной почты предоставляют встроенную функцию сбора писем с нескольких почтовых ящиков. Например, попробуем собрать письма со всех ваших ящиков в одном аккаунте Gmail.

Прежде всего убедитесь, что в почтовой службе, откуда вы хотите забирать письма, есть доступ по протоколу POP. Затем зайдите в настройки Gmail и нажмите «Настройки» в правом верхнем углу. Перейдите на вкладку «Аккаунты» и отыщите раздел «Получать почту из других аккаунтов».

Добавьте аккаунт, введите адрес электронной почты и нажмите «Далее», затем ведите пароль. Для того чтобы обмен почтой между провайдерами был безопаснее, убедитесь, что включена опция «Всегда использовать защищённое соединение (SSL) при получении почты». Затем кликните на «Добавить аккаунт».

Теперь письма, приходящие на добавленный адрес, будут автоматически собираться в Inbox вашего Gmail. Вы можете добавить столько почтовых адресов, сколько вам нужно.

Десктопные клиенты

Электронной почте нужен софт. Да, вы можете сделать многое в веб-клиенте почты (иногда гораздо больше, чем Google сейчас позволяет делать в Gmail). Но веб-интерфейс не сравнить с нативным приложением. Даже самый современный Web UI — это узкое место в работе с почтой.

Рэйф Нидлман

Сnet.com

Десктопные почтовые клиенты хороши тем, что могут агрегировать письма из множества аккаунтов. При этом вы можете работать с десятками адресов и даже не задумываться, у какого провайдера хранится то или иное сообщение.

Большинство десктопных клиентов электронной почты имеют встроенный общий Inbox. Даже если ваш излюбленный клиент поддерживает работу только с отдельными папками для входящих писем, вы всё равно легко можете собрать их вместе с помощью умных фильтров.

Outlook

Несмотря на то что Outlook предназначен для одновременного управления несколькими почтовыми ящиками, он всё равно отображает отдельный Inbox для каждой учётной записи. Но это легко можно исправить с помощью фильтров.

Откройте Outlook, зайдите на вкладку «Папки» и кликните «Создать папку поиска» на панели инструментов. Затем выберите «Создание настраиваемой папки поиска». Щёлкните на «Выбрать», но не выбирайте критерии поиска, чтобы в папку отправлялись все новые сообщения. Назовите папку как угодно, например «Вся почта».

Кликните на «Обзор», выберите все папки и ящики, из которых нужно собирать почту, и отметьте опцию «Поиск во вложенных папках».

Теперь в созданной вами умной папке будут появляться письма из всех почтовых аккаунтов, добавленных вами в Outlook. Вы можете включить опцию «Отображать в избранном», чтобы ваша новая почта всегда была на виду.

Apple Mail

Почтовый клиент Mac предоставляет единую папку для входящих писем из всех подключённых учётных записей. Просто добавляйте свои аккаунты, и все новые письма окажутся собранными в одном месте.

Thunderbird

В Thunderbird собрать все ваши письма в одной папке «Входящие» очень просто. Зайдите в меню «Вид» (если строка меню не отображена, нажмите Alt). Затем выберите «Папки» → «Объединённые». Теперь у вас будет одна папка «Входящие» для новых писем, одна папка «Черновики», одна папка «Отправленные» и один «Архив». Вам не придётся долго искать, что где лежит. При этом сообщения будут, как и раньше, храниться на серверах ваших почтовых провайдеров.

Мобильные клиенты

Объединённый Inbox есть во многих мобильных почтовых клиентах, в том числе в Gmail. Приложение Gmail собирает ваши входящие из всех аккаунтов электронной почты, в том числе из Yahoo, Outlook или других сервисов.

Если вам не нравится приложение от Google, можете попробовать сторонние почтовые клиенты, такие как Outlook или MyMail.

Загрузить

Цена: Бесплатно

Загрузить

Цена: Бесплатно

Загрузить

Цена: Бесплатно

Загрузить

Цена: Бесплатно

Может быть, у вас есть свои идеи, как сгруппировать почту в одном месте? Делитесь в комментариях.

Как настроить общий почтовый ящик Gmail

Ваши клиенты — источник жизненной силы вашего бизнеса. Удовлетворение их потребностей имеет решающее значение для успеха вашей компании. Но управлять отношениями с клиентами не всегда легко.

Многие малые и средние предприятия используют Gmail для отправки вопросов, проблем и других запросов в службу поддержки клиентов. Всем в вашей команде обслуживания клиентов нужен доступ к входящим запросам клиентов. Для этого эксперты рекомендуют создать общий почтовый ящик Gmail для службы поддержки клиентов.

Как это работает? Как настроить общий почтовый ящик приложений Google и управлять им? Читайте дальше, чтобы узнать, что вам нужно знать.

Что такое общий почтовый ящик Gmail?

 Общий почтовый ящик – это почтовый ящик, к которому могут обращаться несколько человек, и который может использоваться для отправки и получения электронных писем .

Общий почтовый ящик Gmail обычно используется, чтобы помочь отделам продаж или поддержки управлять входящими и исходящими сообщениями. Настоящий общий почтовый ящик будет иметь функциональные возможности, позволяющие нескольким членам команды работать вместе.

Как это работает: пример

Чтобы проиллюстрировать, как работает общий почтовый ящик Gmail , рассмотрим этот пример. Допустим, вы создаете общий почтовый ящик для службы поддержки клиентов с адресом электронной почты [email protected] . Чтобы получить доступ к общему почтовому ящику, пользователям просто нужно войти в свою учетную запись электронной почты. Им не нужно создавать уникальный логин и пароль для общего почтового ящика.

Создавая общий почтовый ящик в Gmail , вы разрешаете каждому сотруднику отдела продаж или поддержки получать доступ к почтовому ящику для чтения и ответа на электронные письма, как если бы они были единственным владельцем почтового ящика.

Если клиент отправит электронное письмо на адрес [email protected] , оно будет отправлено каждому члену вашей службы поддержки клиентов. Независимо от того, кто из членов вашей команды ответит, электронное письмо будет отправлено с общего адреса электронной почты. Если клиент ответит на электронное письмо, этот ответ будет отправлен каждому члену вашей службы поддержки. Но клиент не увидит, что он был отправлен нескольким членам команды. Все, что они увидят, это то, что оно было отправлено на адрес электронной почты  support @company.com .

Зачем открывать общий доступ к почтовому ящику Google?

Существует множество причин, по которым вам следует подумать о настройке общего почтового ящика G Suite для службы поддержки клиентов. Вот некоторые из преимуществ общего почтового ящика Gmail:

• Клиентам будет проще связаться с вами.  Наличие одного общего адреса электронной почты для всей службы поддержки клиентов позволяет клиентам легче помнить, к кому обращаться, когда им нужна помощь.
• Повышенная видимость.  Все сотрудники вашей службы поддержки клиентов будут иметь доступ ко всем электронным письмам, отправляемым в папку «Входящие», что повышает прозрачность и прозрачность.
• Улучшает сотрудничество . Отправка всех запросов клиентов в один почтовый ящик облегчает вашей команде обслуживания клиентов совместную работу по решению проблем клиентов.
• Более быстрое время отклика.  Вашим клиентам не придется ждать, пока конкретный член команды обслуживания клиентов не будет доступен, чтобы получить ответ на их запрос. Вместо этого срочный запрос может быть обработан любым, у кого есть доступ к почтовому ящику.
• Лучшее обслуживание клиентов . Ускоряя время отклика, общий почтовый ящик Gmail может улучшить общее качество обслуживания клиентов вашей команды.
• Легко контролировать.  Наблюдать за общим почтовым ящиком так же просто, как и за отдельной учетной записью Gmail, поэтому вам не нужно тратить часы на обучение новых сотрудников службы поддержки.
• Развивайтесь вместе с вашим бизнесом . По мере роста вашего бизнеса растет и ваш общий почтовый ящик. Вы можете предоставить новым членам вашей команды доступ к общему почтовому ящику в любое время.

Если вы хотите воспользоваться этими преимуществами, ваша команда должна предоставить общий доступ к папке «Входящие» Google, чтобы управлять запросами в службу поддержки.

Как с помощью Gmail создать общий почтовый ящик?

Создать общий почтовый ящик Gmail очень просто. Чтобы настроить его, выполните следующие действия:

1. Создайте новую учетную запись Gmail для адреса электронной почты , который вы хотите связать с общим почтовым ящиком.
2. Войдите в эту учетную запись Gmail и нажмите «Настройки», а затем «Просмотреть все настройки».  Чтобы получить доступ к этим настройкам, вы должны быть на компьютере.
3. Перейдите на вкладку «Учетные записи и импорт».
4. Найдите раздел «Предоставление доступа к вашей учетной записи» . Нажмите «Добавить другую учетную запись».
5. Введите адрес электронной почты человека, которого вы хотите добавить в общий почтовый ящик.
6. Нажмите  «Отправить электронное письмо, чтобы предоставить доступ».  Этот человек получит электронное письмо от Gmail с просьбой подтвердить доступ к общему почтовому ящику. Они должны принять это приглашение, чтобы получить доступ к общему почтовому ящику.

Теперь каждый человек, которому вы предоставите доступ, сможет просматривать общий почтовый ящик всякий раз, когда он входит в свою учетную запись электронной почты. Повторите эти шаги, чтобы добавить дополнительных участников вашей команды в общий почтовый ящик.

Нужно быстро поделиться почтовым ящиком Gmail?

Сохранение — это самый быстрый и простой способ поделиться почтовым ящиком в Google Workspace.

Узнать больше

Как вы можете отозвать чей-либо доступ к вашей общей учетной записи Gmail?

Если вам нужно отозвать чей-либо доступ к общему почтовому ящику, перейдите на ту же вкладку «Учетные записи и импорт» в настройках. Прокрутите вниз до раздела «Предоставить доступ к вашей учетной записи». Вы должны увидеть список адресов электронной почты, которые в настоящее время имеют доступ к вашему общему почтовому ящику. Нажмите «Удалить» рядом с адресом электронной почты, который вы хотите удалить из общего почтового ящика.

У вас возникли проблемы с предоставлением доступа кому-либо из вашей команды?  Если да, проверьте адрес электронной почты, который вы вводите. Вы можете добавлять только других людей из вашей компании в общий почтовый ящик, поэтому это не сработает, если вы пытаетесь предоставить доступ кому-то, используя его личную электронную почту.

Если вы по-прежнему не можете предоставить доступ кому-либо, проверьте свои настройки. Параметр «Требовать от пользователя смены пароля при следующем входе в систему» ​​должен быть отключен. В противном случае вы не сможете добавлять новых пользователей в общий почтовый ящик.

Это один из недостатков использования Gmail для совместного доступа к папке «Входящие» – управление разрешениями для отдельных членов вашей команды может оказаться сложной задачей.

Почему вы не можете просто поделиться паролем к общему почтовому ящику G Suite?

Некоторые люди не понимают, зачем им нужно выполнять эти шаги, чтобы создать общий почтовый ящик G Suite. Они предполагают, что поделиться своей регистрационной информацией со своей командой было бы намного проще использовать Gmail для создания общего почтового ящика. Этот метод может быть проще, но это определенно не лучший вариант.

Разглашение вашего пароля другим лицам представляет угрозу безопасности . Чем большему количеству людей известен ваш пароль, тем выше вероятность того, что он попадет в чужие руки. Чтобы защитить ваши конфиденциальные данные, крайне важно, чтобы вы сохраняли конфиденциальность своего пароля.

Могу ли я просто использовать группы Google в качестве общего почтового ящика?

Вы можете использовать Google Group для управления групповой электронной почтой, но вскоре вы обнаружите, что Google Groups не предназначены для помощи командам в управлении поддержкой клиентов.   Сообщения, отправляемые группой Google , также содержат ссылку «нажмите здесь, чтобы отказаться от подписки», которая не нравится вашим клиентам. И участники вашей группы не могут назначать билеты или расставлять приоритеты.

Каковы преимущества использования общего почтового ящика Google Apps?

Существует одно главное преимущество использования общего почтового ящика Google Apps: это просто и бесплатно . Настройка одного из этих почтовых ящиков займет всего несколько минут, даже если вы не очень разбираетесь в технологиях. Кроме того, ваша команда обслуживания клиентов уже использует Gmail, поэтому они уже знакомы с тем, как она работает. Это означает, что вашей команде не нужно будет учиться использовать новую программу, чтобы управлять своими усилиями по обслуживанию клиентов.

Подробнее: 7 Рекомендации по работе с общим почтовым ящиком

С какими проблемами вы столкнетесь при использовании общего почтового ящика Gmail?

Нет никаких сомнений в том, что создание общего почтового ящика для службы поддержки клиентов дает бесчисленные преимущества. Однако общий почтовый ящик Gmail далек от совершенства .

Общий почтовый ящик выглядит и работает так же, как стандартный почтовый ящик Gmail. Стандартная настройка Gmail может прекрасно работать для отдельной учетной записи, но она не идеальна, когда несколько человек используют один и тот же почтовый ящик. Из-за этого вы можете столкнуться с рядом проблем при использовании общего почтового ящика Gmail, в том числе:

• Дублирование усилий
• Неспособность отвечать на запросы
• Несбалансированные рабочие нагрузки
• Проблемы с общением
• Без автоматизации

Дублирование усилий

Невозможно делегировать запросы клиентов конкретным членам вашей команды с помощью общего почтового ящика Gmail. В результате несколько представителей службы поддержки клиентов могут начать работать над запросом или отвечать на электронное письмо одновременно.

Заказчик может получают два ответа от разных членов вашей команды , что может создать путаницу и хаос. Дублирование усилий также является неэффективным использованием времени вашей команды . Избежать этого сценария — одна из основных проблем, с которой сталкиваются команды при использовании общего почтового ящика Gmail.

Неспособность отвечать на запросы

Неспособность делегировать запросы клиентов членам вашей команды также может привести к другим проблемам. Например, скажем, запрос клиента приходит по электронной почте. Все в вашей команде видят его в общей папке «Входящие», но все предполагают, что этим займется кто-то другой. Поскольку все делают это предположение, клиент никогда не получил ответа от вашей компании.

Несбалансированная рабочая нагрузка

Поскольку вы не можете назначать задачи другим членам команды в общем почтовом ящике Gmail, вы не можете гарантировать, что все в вашей команде обслуживания клиентов будут выполнять свою работу. Это может привести к несбалансированной рабочей нагрузке в вашей команде обслуживания клиентов.

Проблемы с общением

Члены команды не могут общаться или сотрудничать друг с другом в общем почтовом ящике Gmail. Этот инструмент не имеет встроенных функций связи , что означает, что вашей команде может потребоваться использовать сторонний инструмент для обмена мгновенными сообщениями или управления проектами для обсуждения конкретной задачи.

Необходимость переключаться между почтовым ящиком и сторонним инструментом может усложнить ситуацию. Например, скажем, один представитель службы поддержки клиентов использует приложение для обмена мгновенными сообщениями, чтобы задать руководителю группы вопрос о конкретном запросе от клиента по имени Дэвид А. Руководитель группы открывает общую папку «Входящие», чтобы найти запрос. Однако вместо этого руководитель группы случайно открывает запрос от клиента по имени Дэвид Б. Поскольку руководитель группы рассматривает неправильный запрос, он предоставляет неверную информацию представителю, который пытается решить проблему Дэвида А.

Можно ли использовать общий почтовый ящик Gmail для обеспечения прозрачности команды?

Прозрачность является одним из ключей к обеспечению высокого качества обслуживания клиентов. Но, к сожалению, общий почтовый ящик Gmail не обеспечивает достаточной прозрачности усилий вашей команды .

Помните, что невозможно увидеть, над чем работает кто-то другой в общей папке Gmail, поэтому ваша команда может потратить много времени на дублирование своих усилий . Если бы общий почтовый ящик Gmail обеспечивал большую прозрачность того, над чем работают другие члены команды, это не было бы проблемой.

Но это не единственная проблема прозрачности, связанная с использованием общего почтового ящика Gmail. В общем почтовом ящике Gmail  отсутствуют функции отчетности  , а это означает, что вы не сможете получить доступ к данным, необходимым для оценки эффективности вашей команды.

Например, вы не сможете видеть, сколько запросов ваша команда получает ежедневно или еженедельно . Вы также не будете знать, сколько времени в среднем требуется вашей команде, чтобы ответить на эти запросы. Без этой информации вам будет сложно принимать важные бизнес-решения, которые могли бы улучшить обслуживание клиентов.

Предположим, вы не знаете, что объем входящих запросов неуклонно растет в течение последних нескольких месяцев. Теперь ваша команда обрабатывает в три раза больше запросов, чем раньше. Поскольку объем запросов сильно увеличился, им может понадобиться дополнительная помощь.

Однако, если у вас нет доступа к этим данным, вы не сможете узнать, что вам следует нанять кого-то другого для помощи вашей команде . В результате ваша команда будет продолжать бороться с растущим числом запросов. Время отклика вашей команды может замедлиться, что может снизить общее качество обслуживания клиентов.

Суть? Gmail не обеспечивает прозрачности деятельности вашей команды . Если вы ищете общий почтовый ящик для прозрачности команды, Gmail — не решение.

Как настроить общий почтовый ящик в Gmail?

Google Workspace и GSuite не имеют собственного приложения для общего почтового ящика, встроенного в Gmail. Если вы ищете бесплатный вариант, Google рекомендует вам попробовать функцию совместной работы с почтовыми ящиками в Google Группах.

Хотя эта опция бесплатна, в ней отсутствуют многие функции, которые позволяют вам сотрудничать с вашей командой. Узнайте больше в нашей статье о функции совместного почтового ящика Google.

Управление общим почтовым ящиком с помощью Keeping

Для отличного обслуживания клиентов в этом должна участвовать вся ваша команда. Хранение позволяет всем в вашей команде получать, отвечать и назначать электронные письма поддержки непосредственно из своего почтового ящика. Как? Keep позволяет превратить вашу учетную запись Gmail, G Suite или Google Workspace в общий почтовый ящик, созданный для команд.

Все электронные письма поддержки из вашей групповой электронной почты организованы в новом разделе вашего почтового ящика и отделены от ваших обычных электронных писем. Это облегчает вашей команде совмещение усилий по поддержке клиентов и остальной части их рабочей нагрузки.

Keeping позволяет превратить вашу учетную запись Gmail, G Suite или Google Workspace в общий почтовый ящик, созданный для команд.

Keeping дает вам доступ к функциям, которые необходимы вашей команде для общения и совместной работы над запросами в службу поддержки. Например, Keeping позволяет назначать тикеты другим членам команды, чтобы все знали, за какие электронные письма службы поддержки они отвечают, и ни одно из них не осталось без ответа.

Независимо от того, состоит ли ваша команда из двух человек или из 200, Keeping может помочь вам оптимизировать работу по поддержке клиентов.

Все, что вам нужно для управления общим почтовым ящиком Gmail

Keeping был разработан, чтобы служить общим почтовым ящиком Gmail для команд, которые делают больше, чем просто обеспечивают поддержку клиентов. Некоторые из многих функций Keeping включают:

• Назначение задач:  Keeping преобразует каждое электронное письмо Gmail в вашем общем почтовом ящике в назначаемый билет службы поддержки, чтобы вы могли разделить рабочую нагрузку со своей командой.
• Обновления статуса:  Измените статус заявок в общей папке «Входящие» на «Открыто», «Закрыто» или «Ожидает», чтобы вы могли отслеживать все, что находится на тарелке вашей команды.
• Общие заметки:  Общайтесь со своей командой, чтобы выполнить задание, задать вопрос или предоставить справочную информацию о задании в режиме реального времени, используя функцию общих заметок по электронной почте.
• Общие шаблоны:  Экономьте время, отвечая на часто задаваемые вопросы, вставив шаблон ответа вместо того, чтобы вводить ответ вручную снова и снова.
• Отчетность:  Просмотрите ключевые показатели, такие как объем входящих запросов, среднее количество запросов в день и среднее время первого ответа.
• Рабочие процессы:  Используйте логику «если/то» для автоматизации трудоемких задач, таких как назначение электронных писем, определение приоритетов заявок и удаление спама из папки «Входящие» вашей команды.
• Обнаружение коллизий:  Сохранение устраняет дублирование усилий, не позволяя нескольким людям в вашей команде работать над одним и тем же запросом в службу поддержки.
• Сторонние интеграции:  Подключайтесь к вашим любимым инструментам, включая Shopify, Google Таблицы, Slack, CRM или инструмент управления проектами, чтобы все ваши данные были доступны в папке «Входящие» Gmail.

Нужно быстро поделиться почтовым ящиком Gmail?

Сохранение — это самый быстрый и простой способ поделиться почтовым ящиком в Google Workspace.

Узнать больше

Преимущества использования Keeping в качестве общего почтового ящика G Suite

Вся ваша команда и ваши клиенты могут извлечь выгоду из использования Keeping в качестве общего почтового ящика G Suite. Вот как:

• Keeping упрощает совместное использование рабочей нагрузки , поэтому электронные письма ваших клиентов не ложатся на плечи одного человека.
• Хранение обеспечивает  прозрачность  то, над чем все работают, чтобы ваша команда не тратила время на дублирование чужих усилий.
• Поскольку ваш почтовый ящик будет оставаться организованным , ничто не ускользнет, ​​а это означает, что клиенты получат более быструю и качественную поддержку, когда они в ней нуждаются.
• Вам не нужно входить и выходить из нескольких учетных записей, чтобы управлять почтовыми ящиками вашей команды и вашими личными рабочими почтовыми ящиками. Сохранение объединяет все  в том же месте.
• Keeping предоставляет инструменты для совместной работы  , которые необходимы вашей команде для обеспечения наилучшей поддержки клиентов.
• Автоматизация, шаблоны и другие функции могут сэкономить вашей команде значительное количество времени и повысить ее эффективность.
• Хранение дает вам доступ к данным, необходимым для принятия важных бизнес-решений, которые могут улучшить вашу поддержку клиентов .

Keeping по сравнению с другими инструментами общего доступа

• Это невидимо для ваших клиентов.  Ваши клиенты никогда не узнают, что вы используете Keeping для управления своей работой по поддержке клиентов. Они не увидят запутанного жаргона службы поддержки, такого как «идентификатор обращения» или «ответить над этой строкой», когда отправят электронное письмо в вашу службу поддержки. Все, что они увидят, — это дружеское электронное письмо, отправленное из учетной записи службы поддержки вашей команды.
• Работает в папке «Входящие» Gmail.  Вашей команде не нужно входить в новую программу или учиться использовать новый инструмент, чтобы использовать Keeping. Почему? Хранение работает прямо в папке «Входящие» Gmail, где вы уже проводите большую часть своего дня.
• Ваши данные всегда будут принадлежать вам.  Другие инструменты службы поддержки сохранят ваши данные, если вы перестанете пользоваться их услугами. Но это не то, как это работает в Keeping. Мы считаем, что ваши данные всегда должны принадлежать вам, поэтому ваши электронные письма останутся в ваших учетных записях электронной почты, даже если вы решите прекратить использование наших услуг.
• Помощь всегда доступна.  Если вам нужна помощь, кто-то из нашей службы поддержки готов прочитать, чтобы помочь. Вы никогда не будете разговаривать с чат-ботом. Когда вы обратитесь за помощью, вы всегда будете связаны с настоящим, живым человеком.

Нужно быстро поделиться почтовым ящиком Gmail?

Сохранение — это самый быстрый и простой способ поделиться почтовым ящиком в Google Workspace.

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Как работает Keep?

Когда вы зарегистрируетесь в Keeping, мы попросим вас переслать электронное письмо с вашей общей учетной записи группы на наши серверы. Затем Keeping будет автоматически пересылать копию каждого электронного письма, отправленного на эту общую учетную запись, на рабочие учетные записи членов вашей команды. Все эти переадресованные электронные письма будут храниться в папке Gmail с пометкой «Справочная служба», которая находится непосредственно под папкой «Черновики» в вашем почтовом ящике. Это поможет организовать ваш почтовый ящик и сбалансировать поддержку клиентов и остальные рабочие обязанности.

Что делает расширение Chrome?

Вам потребуется установить расширение Chrome , чтобы получить доступ ко всем функциям Keeping, включая назначение задач, обновление статусов задач и обмен заметками с членами команды. Эти функции будут доступны прямо в папке «Входящие» Gmail после установки расширения Chrome.

Есть ли в Keeping шаблоны электронной почты?

Да, вы можете создавать свои собственные фрагменты и шаблоны в нашей базе знаний, чтобы легко отвечать на повторяющиеся вопросы.

Работает ли Keeping с Gmail на моем мобильном телефоне?

Да, вы можете получить доступ ко всем функциям Keeping с любого устройства iPhone или Android.

Что такое общий почтовый ящик Gmail?

Общий почтовый ящик Gmail – это почтовый ящик, к которому несколько человек имеют доступ для чтения и ответа на сообщения электронной почты.

Для чего нужны общие почтовые ящики?

Группы поддержки часто используют общие почтовые ящики для чтения входящих запросов в службу поддержки и ответа на них. Использование общего почтового ящика позволяет команде поддержки клиентов работать вместе над решением входящих запросов.

Может ли учетная запись Gmail иметь несколько пользователей?

Функция «делегирования почты» Gmail позволяет вам добавлять нескольких пользователей в свою учетную запись Gmail. Однако существует ограничение на количество добавляемых пользователей. Кроме того, делегирование почты не предназначено для групп поддержки клиентов, поэтому в нем нет функций, необходимых для эффективного управления запросами в службу поддержки. По этим причинам лучше использовать Keeping в качестве общего почтового ящика Gmail, а не полагаться на делегирование почтового ящика.

Объединение нескольких учетных записей Gmail в одну папку «Входящие»

Обычно мы делим свою жизнь на части, такие как семья, работа, отдых и другие. И мы склонны делать то же самое с нашими электронными письмами. Если у вас несколько учетных записей электронной почты, вы прекрасно понимаете, о чем мы говорим.

Обычно имеется как минимум два ящика для входящих сообщений: один для работы и один для личного использования. Это отлично, поскольку смешивание обоих типов электронных писем может привести к путанице. Согласно отчету Radicati Group, среднее соотношение количества учетных записей электронной почты на одного пользователя в настоящее время составляет 1,75, а в 2022 году, вероятно, достигнет 1,86. Вы можете знать кого-то, у кого есть три или даже четыре учетных записи электронной почты. И никто не может обвинить их в том, что им нужен почтовый ящик только для электронных писем, связанных с электронной коммерцией, еще один для академических целей и третий для работы. Хотя это может быть не лучшее решение, это самое доступное, о котором люди могут подумать.

Когда дело доходит до деловой электронной почты, это все еще может случиться, в основном для людей, которым необходимо иметь личный, профессиональный почтовый ящик и почтовый ящик команды. Представьте, как здорово было бы иметь их в одном аккаунте? Нет необходимости переключаться между вкладками или окнами в течение всего дня и экономить время?

Если это ваш случай, вы должны знать, что есть несколько способов иметь несколько учетных записей Gmail в одном почтовом ящике. В этой статье вы узнаете весь процесс шаг за шагом. Мы надеемся, что после прочтения этой книги вы, наконец, сможете централизовать свою электронную почту только в одном месте, чтобы улучшить рабочий процесс на 100%.

Преимущества объединения учетных записей Gmail

Иногда идеально иметь отдельные учетные записи для разных целей. Например, наличие личной учетной записи, отделенной от бизнес-учетной записи, имеет важное значение для вашей производительности труда. Это также экономит много места для каждой учетной записи. Вы также можете получить определенные преимущества от наличия нескольких учетных записей Gmail в одном почтовом ящике для каждого из случаев.

Для личных целей

Наличие нескольких лицевых счетов для покупок, образования и прочего может сбивать с толку. Кроме того, вы теряете много времени, переключаясь между собой.

Для бизнеса

Вам не нужно постоянно переключаться с рабочего почтового ящика на почтовый ящик группы.

Несколько учетных записей Gmail в одном почтовом ящике: пошаговое руководство

Это пошаговое руководство относится к людям, которые хотят объединить разные учетные записи Gmail. Он состоит из получения электронных писем из вторичного почтового ящика на основную учетную запись . Таким образом, вы можете использовать только один из них.

Итак, первое решение, которое вам необходимо принять, — это выбрать одну учетную запись в качестве основной, обычно это та, которую вы используете чаще всего. Затем вы можете перейти к следующим направлениям.

1. Перейти в «настройки аккаунта»
2. Добавить еще один адрес электронной почты
3. Отправить подтверждение
4. Подтвердить изменения
5. Настройки пересылки и POP/IMAP
6. Подтвердите адрес электронной почты для пересылки
7. Выберите вариант переадресации

Примечание. Вы можете выполнить этот процесс между несколькими аккаунтами Google, содержащими адрес Gmail, или двумя аккаунтами из одного домена Google Workspace.

Перейдите в «Настройки учетной записи»

В выбранной учетной записи основного адреса электронной почты щелкните значок шестеренки и выберите параметр «Настройки». а затем нажмите «Учетные записи» в верхней части навигации. Затем нажмите на ссылку «Добавить другой адрес электронной почты» в разделе «Отправить письмо как».

Добавить еще один адрес электронной почты

Откроется всплывающее окно, где вам необходимо заполнить следующую информацию:

• Ваше полное имя или название команды в случае деловой электронной почты
• Ваш дополнительный адрес электронной почты

Вы можете установить или снять флажок слева от «Рассматривать как псевдоним». Если вы хотите отправлять и получать сообщения в свой почтовый ящик Gmail из этого дополнительного почтового ящика, вы должны отметить его. Кроме того, установите этот флажок, если вам нужно отправлять сообщения электронной почты из списка групповой рассылки. Теперь, если вам нужно отправлять электронные письма от имени другого пользователя или учетной записи, вы должны снять этот флажок.

Это зависит от каждого случая, поэтому вам следует прочитать эту статью Google, чтобы узнать больше об этой опции.

Прямо под флажком есть ссылка, которая предлагает вам дополнительный шаг «Укажите другой адрес для ответа». Это означает, что ответы на отправленные вами сообщения будут поступать на этот адрес. Если вы хотите добавить этот адрес электронной почты, нажмите на него, и появится поле ввода.

После заполнения информации во всплывающем окне нажмите кнопку «Следующий шаг».

Отправить подтверждение

На следующем экране вам нужно будет отправить электронное письмо с подтверждением на дополнительный почтовый ящик Gmail. Просто нажмите на кнопку, и он автоматически отправит вам электронное письмо. Не закрывайте всплывающее окно.

Подтвердите изменения

Затем перейдите в дополнительный почтовый ящик и откройте электронное письмо с подтверждением. Вы можете либо скопировать код подтверждения, чтобы вставить его в соответствующее всплывающее поле. Или вы можете нажать на указанную ссылку внутри письма.

Настройки пересылки и POP/IMAP

Теперь вам нужно перейти на дополнительную учетную запись электронной почты, чтобы настроить электронную почту с этой учетной записи на основную. Перейдите в «Настройки», щелкнув значок шестеренки, и выберите вкладку «Пересылка и POP/IMAP».

Затем в разделе «Переадресация» нажмите кнопку «Добавить адрес переадресации». Откроется всплывающее окно, и вам нужно ввести основной адрес почтового ящика.

После этого необходимо нажать «Продолжить», на основной почтовый ящик будет отправлен код подтверждения.

Подтвердите адрес электронной почты для пересылки

Затем перейдите в свой основной почтовый ящик и откройте электронное письмо с подтверждением. Здесь вы можете либо скопировать код подтверждения, либо перейти по ссылке, которая находится в письме. Если вы решили скопировать код, вставьте его в соответствующее поле в разделе «Пересылка» вашей дополнительной учетной записи. Затем нажмите кнопку «Подтвердить».

Если вы нажмете на ссылку, вы устраните некоторые дополнительные шаги. Откроется новая вкладка, где нужно нажать «Подтвердить» — возвращаться во всплывающее окно не нужно.

Выберите вариант пересылки

Наконец, в настройках дополнительной учетной записи щелкните раскрывающийся список «Пересылать копию входящей почты на…» и выберите нужный вариант. Этот параметр определяет, что будет происходить с входящими электронными письмами в дополнительной учетной записи Gmail.

После этого все электронные письма из вашей дополнительной учетной записи будут пересылаться в вашу основную учетную запись Gmail.

Несколько почтовых ящиков в Gmail

Помимо объединения учетных записей, вы можете иметь несколько почтовых ящиков в Gmail. Он состоит из создания определенных мест для каждого типа электронной почты, работающих больше как папка внутри вашего почтового ящика. Давайте посмотрим, как это установить.

Перейдите к настройкам Gmail

Сначала щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу основной учетной записи Gmail. Появится раскрывающийся список, затем выберите «Настройки». Перейдите на вкладку «Входящие» и в первом разделе «Тип входящих» щелкните раскрывающийся список. Выберите вариант «Несколько почтовых ящиков».

Настройка нескольких разделов папки «Входящие»

В разделе «Тип папки «Входящие»» появится раздел «Несколько разделов папки «Входящие». Здесь вы собираетесь назвать свои поисковые запросы и свои разделы. Позже мы установим метки для правильной работы этих разделов.
Правильный формат: «is:inbox-name». Не забывайте вводить запросы строчными буквами, а если в имени более одного слова, используйте тире вместо пробела.

Создание ярлыков

В левом меню папки «Входящие» прокрутите вниз и выберите «Создать новый ярлык». Возможно, вам потребуется нажать «Дополнительно», чтобы увидеть этот параметр. Теперь вы собираетесь создать ярлыки с теми же именами, что и ваши ранее установленные почтовые ящики. Просто введите имя и нажмите «Создать».

После этого отметьте электронные письма, которые вы хотите разделить в каждом почтовом ящике, соответствующими ярлыками. Они будут выглядеть так:

DragApp: несколько бизнес-аккаунтов Gmail в одном почтовом ящике

Ручной процесс настройки нескольких почтовых ящиков, который вы только что видели, работает очень хорошо. Но вы также можете использовать специальные инструменты для совместного использования почтовых ящиков, которые сделают вашу жизнь проще.

Drag — это расширение общего доступа , которое работает внутри Gmail. И это способ иметь несколько учетных записей Gmail в одном почтовом ящике, но совместно с другими людьми. Например, у вас есть рабочий адрес электронной почты ([email protected]), но у вас действительно есть доступ как минимум к одному другому почтовому ящику (team@company. com).

С помощью программного обеспечения для общих почтовых ящиков, такого как Drag, вы можете иметь дополнительные почтовые ящики в своей учетной записи. Это означает, что вам не нужно переключать учетные записи или даже делиться логином и паролем со своей командой, чтобы получить доступ к общему адресу электронной почты.

Вы сможете беспрепятственно сотрудничать с несколькими людьми в папке «Входящие» одновременно, улучшая процесс, который вам приходится выполнять вместе, и устраняя возможные препятствия, с которыми вы можете столкнуться в последнее время. Каждый в команде может точно знать, над чем каждый из них работает в данный момент. Это предотвращает дублирование ответов, недопонимание и многие другие ошибки, которые часто случаются с общими почтовыми ящиками.

Кроме того, вы можете отказаться от использования «FWD», «CC» и «BCC», которые генерируют бесконечные потоки электронной почты. Все получают электронные письма в режиме реального времени в этом совместном почтовом ящике, поэтому вам не нужно ничего из этого использовать.

Но Drag — это не просто общий почтовый ящик. Есть много других функций, которые могут помочь улучшить ваш рабочий процесс.

Канбан-доски

В Drag у вас может быть Kanban View , который превращает ваш почтовый ящик так же, как Trello . В Drag мы называем их «досками», и вы можете создавать столбцы внутри каждой доски. Переименуйте столбцы с сценическими именами, через которые вы обычно проходите при обработке электронных писем. По умолчанию у вас есть три столбца с названиями «Задачи», «Выполняется» и «Готово», которые являются наиболее простыми этапами для управления задачами или электронной почтой.

Внутри этих столбцов вы можете создавать задачи или перетаскивать свои электронные письма. Кроме того, электронные письма, отправленные на адрес электронной почты вашей команды, будут поступать на доску, установленную для нее. Эти карточки можно перемещать между столбцами, чтобы вы знали, на каком этапе находится конкретное письмо или задача в данный момент.

Автоматизация рабочего процесса

Автоматизация — это функция, которая помогает людям, которым приходится выполнять одни и те же процессы снова и снова. Он состоит из предустановленных правил для автоматизации вашего рабочего процесса в соответствии с вашими потребностями, шагов, которые вы предпринимаете для выполнения задач, ответов на электронные письма и т. д.

Вы можете настроить три фактора автоматизации: панель, условия и действия. Кроме того, вы можете выбрать один из 5 актов:

• Переместиться к (кому-то)
• Назначить (кому-то)
• Изменить цвет
• Действие Gmail
• Применить тег

Интеграция с Календарем Google

Когда есть задачи, есть и сроки их выполнения. В Gmail у вас нет возможности устанавливать сроки выполнения внутри электронного письма, но с помощью Drag вы можете это сделать. И самое приятное то, что каждый раз, когда вы назначаете дату выполнения, в вашем Календаре Google создается событие, поэтому вы можете отслеживать его, где бы вы ни находились.

Групповой онлайн-чат

Drag также предлагает чат внутри вашего почтового ящика, чтобы вы могли общаться со своей командой в режиме реального времени. Кроме того, можно упоминать людей внутри чата. Таким образом, они получат уведомление по электронной почте с прямой ссылкой на беседу.

С помощью этой функции вы можете уведомить определенных людей, чтобы они обратили их внимание на что-то важное в электронном письме или открытке. Чат посвящен карте, поэтому вся информация, которой обмениваются, будет о ней. Это не обычный чат, как Google Chat. Более того, вы можете держать тему только в одном месте, не делясь мыслями о ней в сторонних средствах коммуникации.

Перетаскивание аналитики и отчетов

Перетаскивание также позволяет отслеживать аналитику и создавать отчеты на всех ваших досках. Таким образом, можно увидеть, как работаете вы и ваша команда. Отчеты о перетаскивании состоят из 3 вкладок: «Карточки», «Активность на доске» и «Таблица лидеров». Вы можете отфильтровать информацию по доске, пользователю и дате в трех раскрывающихся меню, расположенных под названиями вкладок на любой вкладке. Вы можете измерить и сравнить изменения между текущим периодом и предыдущим.

Подведение итогов

Процесс создания нескольких учетных записей Gmail в одном почтовом ящике, как вы могли видеть, прост. Это может помочь людям, которым необходимо централизовать несколько учетных записей в одном месте.

Но помните, что это не может быть решением для команд, которым необходимо совместно использовать свои почтовые ящики, поскольку вам нужно будет поделиться с ними логином, чтобы каждый мог иметь доступ к электронной почте. В этом случае выберите отличное программное обеспечение для общего почтового ящика, которое поможет повысить ваш рабочий процесс и производительность.

This entry was posted in Популярное