Как собрать письма из разных ящиков в одном месте

16 октября 2017

Технологии

Если у вас больше одного почтового ящика, вы наверняка задумывались об удобном способе объединить корреспонденцию. И таких способов несколько.

Переключаться с одной вкладки с Gmail на другую с «Яндекс.Почтой» довольно утомительно. А уж если у вас имеется десяток учётных записей у разных почтовых провайдеров, утренняя проверка новой корреспонденции и вовсе превращается в пытку. Объединив письма в одном месте, вы избавитесь от этого неудобства.

Веб-интерфейс

Большинство провайдеров электронной почты предоставляют встроенную функцию сбора писем с нескольких почтовых ящиков. Например, попробуем собрать письма со всех ваших ящиков в одном аккаунте Gmail.

Прежде всего убедитесь, что в почтовой службе, откуда вы хотите забирать письма, есть доступ по протоколу POP. Затем зайдите в настройки Gmail и нажмите «Настройки» в правом верхнем углу. Перейдите на вкладку «Аккаунты» и отыщите раздел «Получать почту из других аккаунтов».

Добавьте аккаунт, введите адрес электронной почты и нажмите «Далее», затем ведите пароль. Для того чтобы обмен почтой между провайдерами был безопаснее, убедитесь, что включена опция «Всегда использовать защищённое соединение (SSL) при получении почты». Затем кликните на «Добавить аккаунт».

Теперь письма, приходящие на добавленный адрес, будут автоматически собираться в Inbox вашего Gmail. Вы можете добавить столько почтовых адресов, сколько вам нужно.

Десктопные клиенты

Электронной почте нужен софт. Да, вы можете сделать многое в веб-клиенте почты (иногда гораздо больше, чем Google сейчас позволяет делать в Gmail). Но веб-интерфейс не сравнить с нативным приложением. Даже самый современный Web UI — это узкое место в работе с почтой.

Рэйф Нидлман

Сnet.com

Десктопные почтовые клиенты хороши тем, что могут агрегировать письма из множества аккаунтов. При этом вы можете работать с десятками адресов и даже не задумываться, у какого провайдера хранится то или иное сообщение.

Большинство десктопных клиентов электронной почты имеют встроенный общий Inbox. Даже если ваш излюбленный клиент поддерживает работу только с отдельными папками для входящих писем, вы всё равно легко можете собрать их вместе с помощью умных фильтров.

Outlook

Несмотря на то что Outlook предназначен для одновременного управления несколькими почтовыми ящиками, он всё равно отображает отдельный Inbox для каждой учётной записи. Но это легко можно исправить с помощью фильтров.

Откройте Outlook, зайдите на вкладку «Папки» и кликните «Создать папку поиска» на панели инструментов. Затем выберите «Создание настраиваемой папки поиска». Щёлкните на «Выбрать», но не выбирайте критерии поиска, чтобы в папку отправлялись все новые сообщения. Назовите папку как угодно, например «Вся почта».

Кликните на «Обзор», выберите все папки и ящики, из которых нужно собирать почту, и отметьте опцию «Поиск во вложенных папках».

Теперь в созданной вами умной папке будут появляться письма из всех почтовых аккаунтов, добавленных вами в Outlook. Вы можете включить опцию «Отображать в избранном», чтобы ваша новая почта всегда была на виду.

Apple Mail

Почтовый клиент Mac предоставляет единую папку для входящих писем из всех подключённых учётных записей. Просто добавляйте свои аккаунты, и все новые письма окажутся собранными в одном месте.

Thunderbird

В Thunderbird собрать все ваши письма в одной папке «Входящие» очень просто. Зайдите в меню «Вид» (если строка меню не отображена, нажмите Alt). Затем выберите «Папки» → «Объединённые». Теперь у вас будет одна папка «Входящие» для новых писем, одна папка «Черновики», одна папка «Отправленные» и один «Архив». Вам не придётся долго искать, что где лежит. При этом сообщения будут, как и раньше, храниться на серверах ваших почтовых провайдеров.

Мобильные клиенты

Объединённый Inbox есть во многих мобильных почтовых клиентах, в том числе в Gmail. Приложение Gmail собирает ваши входящие из всех аккаунтов электронной почты, в том числе из Yahoo, Outlook или других сервисов.

Если вам не нравится приложение от Google, можете попробовать сторонние почтовые клиенты, такие как Outlook или MyMail.

Загрузить

Цена: Бесплатно

Загрузить

Цена: Бесплатно

Загрузить

Цена: Бесплатно

Загрузить

Цена: Бесплатно

Может быть, у вас есть свои идеи, как сгруппировать почту в одном месте? Делитесь в комментариях.

Как настроить сбор электронной почты с других ящиков в GMail?

Когда вы перешли с одного почтового сервиса на другой (например, с Яндекса на GMail), вам, так или иначе, могут быть нужны какие-то входящие письма с вашего старого электронного ящика, которым вы пользовались на другом почтовом сервисе. Конечно, можно заходить в оба почтовых аккаунта и проверять почту и там и там, но это ведь неудобно. А если у вас 3-4 или более почт, которые вам нужно контролировать? Заходить время от времени в каждую тем более неудобно!

В этом случае решением является настройка сбора почты с нужных вам адресов в любых почтовых сервисах на один ваш актуальный электронный ящик, которым вы постоянно пользуетесь. В итоге вся почта, которая будет поступать на другие ящики будет стекаться в один ваш ящик, что очень удобно.

В данной статье я расскажу, как настроить такой сбор почты в почтовом сервисе GMail.

Помните, что настроить сбор почты вы можете абсолютно с любых своих электронных ящиков, расположенных на любых почтовых сервисах, например, Яндекс, Mail, Gmail, Rambler и др. Главное, чтобы вы сами имели доступ к нужным вам электронным ящикам, откуда хотите собирать почту!

Настройка сбора почты с других ящиков в почтовом сервисе GMail.

Сбор почты в GMail производится в разделе “Настройки”. Перейдите туда, кликнув по шестерёнке и выбрав “Настройки”.

Перейдите в раздел “Аккаунты и импорт” и напротив функции “Получать почту из других аккаунтов” нажмите “Добавить почтовый аккаунт”.

Откроется отдельное окно, где будут производиться настройки пересылки писем с другого вашего ящика. Вначале введите адрес электронной почты, с которого будет осуществляться сбор почты в ваш текущий ящик и нажмите “Далее”.

Затем предлагается выбрать один из вариантов сбора почты: связать аккаунты при помощи Gmailify или просто импортировать письма из другого ящика.

Вариант Gmailifi появился не так давно и является самым удобным! Он позволяет вам работать с письмами другого ящика прямо в текущем ящике GMail, письма смогут фильтроваться по категориям, будут проверяться на спам в Gmail и вы сможете и отправлять письма от имени своего второго ящика (с его адреса) прямо в GMail. Можно сказать, что ваша подключаемая почта полностью переходит под управление GMail.

Таким образом, вариант обычной пересылки (POP3) сейчас уже и не актуален, просто нет смысла его использовать.

Выберите вариант “Связать аккаунты при помощи Gmailify” и нажмите “Далее”.

Затем нужно будет подтвердить доступ к вашей второй почте, нажав “Разрешить” или аналогичную кнопку (в зависимости от подключаемого почтового сервиса).

Если вы ещё не вошли в аккаунт своей второй электронной почты, то для подтверждения нужно будет в него войти.

На этом настройка закончена, вы должны будете получить в следующем окне сообщение об успешной привязке вашего второго почтового аккаунта к GMail.

Просто закройте данное окно.

После привязки аккаунта, почта сразу же будет постепенно переноситься из вашего подключённого аккаунта в текущий аккаунт GMail.

Письма сразу же при пересылке будут фильтроваться и какие-то письма могут уйти в спам.

Если входящей почты в вашем подключённом аккаунте очень много, пересылка может занять минут 20, а возможно и больше.

Заключение.

Пересылка (сбор почты) с любых почтовых сервисов в GMail, как вы уже убедились, настраивается очень просто, буквально в несколько шагов. Повторюсь, это очень удобно, когда у вас несколько почт и ранее приходилось заглядывать в каждую, чтобы контролировать поток писем. А с включением функции сбора почты, вся она со всех подключённых ящиков будет стекаться в одну вашу почту GMail!

Как настроить общий почтовый ящик Gmail

Ваши клиенты — источник жизненной силы вашего бизнеса. Удовлетворение их потребностей имеет решающее значение для успеха вашей компании. Но управлять отношениями с клиентами не всегда легко.

Многие малые и средние предприятия используют Gmail для отправки вопросов, проблем и других запросов в службу поддержки. Всем в вашей команде обслуживания клиентов нужен доступ к входящим запросам клиентов. Для этого эксперты рекомендуют создать общий почтовый ящик Gmail для службы поддержки клиентов.

Как это работает? Как настроить общий почтовый ящик приложений Google и управлять им? Читайте дальше, чтобы узнать, что вам нужно знать.

Что такое общий почтовый ящик Gmail?

Общий почтовый ящик — это почтовый ящик, к которому несколько человек могут получить доступ и использовать его для отправки и получения электронной почты.

Общий почтовый ящик Gmail обычно используется, чтобы помочь отделам продаж или поддержки управлять входящими и исходящими сообщениями. Настоящий общий почтовый ящик будет иметь функциональные возможности, позволяющие нескольким членам команды работать вместе.

Как это работает: пример

Допустим, вы создаете общий почтовый ящик для службы поддержки клиентов с адресом электронной почты «support @company.com» . Чтобы получить доступ к общему почтовому ящику, пользователям просто нужно войти в свою учетную запись электронной почты. Им не нужно создавать уникальный логин и пароль для общего почтового ящика.

Создавая общий почтовый ящик в gmail, вы разрешаете каждому сотруднику отдела продаж или поддержки получать доступ к почтовому ящику для чтения и ответа на электронные письма, как если бы они были единственным владельцем почтового ящика.

Если клиент отправит электронное письмо по адресу [email protected] , оно будет отправлено каждому члену вашей службы поддержки клиентов. Независимо от того, кто из членов вашей команды ответит, электронное письмо будет отправлено с общего адреса электронной почты.

Создавая общий почтовый ящик в gmail, вы разрешаете каждому сотруднику отдела продаж или поддержки получать доступ к почтовому ящику, чтобы читать электронные письма и отвечать на них так же, как если бы они были единственным владельцем почтового ящика.

Если клиент ответит на письмо, этот ответ будет отправлен каждому члену вашей службы поддержки. Самое приятное то, что клиент не увидит, что он был отправлен нескольким членам команды. Все, что они увидят, это то, что оно было отправлено на адрес электронной почты [email protected].

Как с помощью Gmail создать общий почтовый ящик?

Google Workspace и GSuite не имеют собственного приложения для общего почтового ящика, встроенного в Gmail. Если вы ищете бесплатный вариант, Google рекомендует вам попробовать функцию совместной работы с почтовыми ящиками Google Groups.

Хотя этот вариант бесплатный, в нем отсутствуют многие функции, которые позволяют вам сотрудничать с вашей командой. Узнайте больше в нашей статье о функции совместного почтового ящика Google.

Как настроить общий почтовый ящик в Gmail?

Если вы работаете в сфере ИТ или обслуживания клиентов, вы наверняка сталкивались с такими электронными письмами, как «service @xyz. com» или «help @xyz.com». Вы можете не осознавать, но за такими электронными адресами может стоять 20-25 сотрудников. Они используют функцию общего почтового ящика Gmail для обработки всех запросов в одном электронном письме.

Позвольте мне сказать, что Gmail похож на электронную корзину, куда помещаются все электронные письма. Некоторым компаниям нравится делить эту корзину с одним отделом — скажем, отделом обслуживания клиентов. Руководители службы поддержки могут выбрать любой запрос клиента из корзины электронной почты и сразу решить его.

Это помогает им получить общее представление обо всех запросах клиентов и ответах руководителей службы поддержки клиентов. Давайте разберемся, как вы можете добиться этого в Google. Предположим, вы делитесь своим почтовым ящиком со своим коллегой Джоном. Шаги следующие:

• Войдите в свою учетную запись Google . Нажмите на значок шестеренки и перейдите в «Настройки» в меню. Откроется новая страница со всеми настройками вашей учетной записи Gmail. Если вы хотите создать новый общий почтовый ящик, вы можете сначала создать новую учетную запись и выполнить те же действия.
• Нажмите «Учетные записи» (написано синим) в верхней части страницы, и вы найдете «Предоставить доступ к своей учетной записи» (4-й пункт слева). Нажмите на ссылку «Добавить другую учетную запись», и откроется всплывающее окно.
• Введите адрес электронной почты Джона — вашего коллеги, с которым вы хотите поделиться своим почтовым ящиком. Нажмите на «следующий шаг». Он отправит вашему коллеге электронное письмо с приглашением, чтобы подтвердить их доступ к вашему почтовому ящику Gmail. Пока Джон не примет приглашение, в вашей учетной записи Gmail его статус будет отображаться как «ожидающий рассмотрения».
• Тем временем ваш Джон открывает свой почтовый ящик и нажимает на ссылку-приглашение. Статус «ожидание» в вашем Gmail изменится на «Принято». Не переживайте, если увидите это сразу. Обновление статуса может занять до 30 минут.

На этом шаге вы предоставили Ивану доступ к своему почтовому ящику.

Когда ваш коллега щелкнет изображение своего профиля, он увидит вашу учетную запись чуть ниже своей учетной записи. Он может нажать на вашу учетную запись, чтобы сменить учетную запись и получить доступ к вашему почтовому ящику. Когда Джон просматривает ваш почтовый ящик, он видит некоторые неотвеченные электронные письма, поэтому он отвечает на них.

Когда вы поделитесь своим почтовым ящиком с коллегой, они смогут:

• Просматривать вашу электронную почту 
• Отвечать на сообщения из папки «Входящие»

Но ваш коллега не сможет:

• Сменить пароль 
• Изменить настройки учетной записи

Другие способы поделиться почтовым ящиком в Google — Почему они небезопасны?

Общий почтовый ящик Gmail — не единственный способ поделиться почтовым ящиком с коллегами. Есть и другие способы, которые вы можете попробовать. Хотя они работают в небольшой команде, у них много проблем с безопасностью. Ниже приведены два других варианта совместного использования почтового ящика:

Совместное использование учетных данных 

Некоторые люди не понимают, зачем им нужно выполнять эти шаги, чтобы создать общий почтовый ящик G Suite. Они предполагают, что поделиться своей регистрационной информацией со своей командой было бы намного проще использовать Gmail для создания общего почтового ящика. Этот метод может быть проще, но это определенно не лучший вариант.

Разглашение вашего пароля другим лицам представляет собой угрозу безопасности. Чем большему количеству людей известен ваш пароль, тем выше вероятность того, что он попадет в чужие руки. Чтобы защитить ваши конфиденциальные данные, крайне важно, чтобы вы сохраняли конфиденциальность своего пароля.

Служба поддержки Google

Создание группы

Вы можете использовать группу Google для управления групповой электронной почтой, но вскоре вы обнаружите, что группы Google не предназначены для помощи командам в управлении поддержкой клиентов. Сообщения, отправляемые группой Google, также содержат ссылку «нажмите здесь, чтобы отказаться от подписки», которая не нравится вашим клиентам. И члены вашей группы не могут назначать билеты или расставлять приоритеты.

Для максимального удобства пользователей создайте собственный общий почтовый ящик Gmail и снабдите свою службу поддержки важными данными для удовлетворения потребностей ваших клиентов.

Как вы можете отозвать чей-либо доступ к вашей общей учетной записи Gmail?

Если вам нужно отозвать чей-либо доступ к общему почтовому ящику, перейдите на ту же вкладку «Учетные записи и импорт» в настройках. Прокрутите вниз до раздела «Предоставить доступ к вашей учетной записи». Вы должны увидеть список адресов электронной почты, которые в настоящее время имеют доступ к вашему общему почтовому ящику. Нажмите «Удалить» рядом с адресом электронной почты, который вы хотите удалить из общего почтового ящика.

О чем следует помнить при предоставлении доступа к вашей общей учетной записи Gamil

• Вы можете добавлять только других людей из вашей компании в общий почтовый ящик, поэтому это не сработает, если вы пытаетесь предоставить доступ кому-то, используя его личную электронную почту.
• Если вы не можете предоставить доступ кому-либо, проверьте свои настройки. Необходимо отключить параметр «Требовать от пользователя смены пароля при следующем входе в систему» ​​. В противном случае вы не сможете добавлять новых пользователей в общий почтовый ящик.

Это один из недостатков использования Gmail для совместного использования папки «Входящие» — может быть сложно управлять разрешениями для отдельных членов вашей команды.

Преимущества общего почтового ящика Gmail

У общего почтового ящика Google Apps есть одно главное преимущество: это просто и бесплатно. Настройка одного из этих почтовых ящиков займет всего несколько минут, даже если вы не очень разбираетесь в технологиях.

Кроме того, ваша служба поддержки клиентов уже использует Gmail, поэтому они уже знакомы с тем, как она работает. Это означает, что вашей команде не нужно будет учиться использовать новую программу, чтобы управлять своими усилиями по обслуживанию клиентов.

Подробнее: 7 Рекомендации по работе с общими почтовыми ящиками

Клиентам будет проще связаться с вами

Имея один общий адрес электронной почты для всей вашей службы поддержки клиентов, клиенты смогут запомнить, к кому обращаться, когда им нужна помощь.

Повышенная прозрачность

Все сотрудники вашей службы поддержки клиентов будут иметь доступ ко всем электронным письмам, отправленным в папку «Входящие», что повышает прозрачность и прозрачность.

Улучшает совместную работу

Отправка всех запросов клиентов в один почтовый ящик упрощает совместную работу отдела обслуживания клиентов над решением проблем клиентов.

Более быстрое время отклика

Вашим клиентам не придется ждать, пока конкретный член команды обслуживания клиентов не будет доступен, чтобы получить ответ на их запрос. Вместо этого срочный запрос может быть обработан любым, у кого есть доступ к почтовому ящику.

Повышение качества обслуживания клиентов

Благодаря сокращению времени отклика общий почтовый ящик Gmail может улучшить общее качество обслуживания клиентов вашей командой.

Простота мониторинга

Мониторинг общего почтового ящика так же прост, как мониторинг отдельной учетной записи Gmail, поэтому вам не нужно тратить часы на обучение новых членов вашей команды обслуживания клиентов.

Растет вместе с вашим бизнесом

По мере роста вашего бизнеса растет и ваш общий почтовый ящик. Вы можете предоставить новым членам вашей команды доступ к общему почтовому ящику в любое время.

Если вы хотите воспользоваться этими преимуществами, ваша команда должна предоставить общий доступ к почтовому ящику Google для управления запросами в службу поддержки.

Проблемы с общим почтовым ящиком Gmail

Нет никаких сомнений в том, что создание общего почтового ящика для вашей службы поддержки дает бесчисленные преимущества. Однако общий почтовый ящик Gmail далек от совершенства.

Общий почтовый ящик выглядит и работает так же, как стандартный почтовый ящик Gmail.

Стандартная настройка Gmail может прекрасно работать для отдельной учетной записи, но она не идеальна, когда несколько человек используют один и тот же почтовый ящик. Проблемы с общим почтовым ящиком Gmail заключаются в следующем:

Дублирование усилий

Невозможно делегировать запросы клиентов конкретным членам вашей команды с помощью общего почтового ящика Gmail. В результате несколько представителей службы поддержки клиентов могут начать работать над запросом или отвечать на электронное письмо одновременно.

Клиент может получить два ответа от разных членов вашей команды, что может создать путаницу и хаос. Дублирование усилий также является неэффективным использованием времени вашей команды.

Неспособность отвечать на запросы

Неспособность делегировать запросы клиентов членам вашей команды также может привести к другим проблемам. Например, скажем, запрос клиента приходит по электронной почте. Все в вашей команде видят его в общей папке «Входящие», но все предполагают, что этим займется кто-то другой. Поскольку все делают это предположение, клиент никогда не получил ответа от вашей компании.

Несбалансированная рабочая нагрузка

Поскольку вы не можете назначать задачи другим членам команды в общем почтовом ящике Gmail, вы не можете гарантировать, что все в вашей команде обслуживания клиентов будут выполнять свою работу. Это может привести к несбалансированной рабочей нагрузке в вашей команде обслуживания клиентов.

Проблемы с общением

Члены команды не могут общаться или сотрудничать друг с другом в общем почтовом ящике Gmail. Этот инструмент не имеет встроенных функций связи. Вашей команде может потребоваться использовать сторонний инструмент для обмена мгновенными сообщениями или управления проектами для обсуждения конкретной задачи.

Необходимость переключаться между почтовым ящиком и сторонним инструментом может усложнить ситуацию. Например, скажем, один представитель службы поддержки клиентов использует приложение для обмена мгновенными сообщениями, чтобы задать руководителю группы вопрос о конкретном запросе от клиента по имени Дэвид А. Руководитель группы открывает общую папку «Входящие», чтобы найти запрос. Однако вместо этого руководитель группы случайно открывает запрос от клиента по имени Дэвид Б.

Поскольку руководитель группы рассматривает не тот запрос, он предоставляет неверную информацию представителю, который пытается решить проблему Дэвида А.

Отсутствие прозрачности

В общем почтовом ящике Gmail нет функций отчетности, что означает, что вы не сможете получить доступ к данным, необходимым для оценки эффективности вашей команды.

Вы не увидите, сколько запросов ваша команда получает ежедневно или еженедельно. Вы также не будете знать, сколько времени в среднем требуется вашей команде, чтобы ответить на эти запросы. Без этой информации вам будет сложно принимать важные бизнес-решения, которые могли бы улучшить обслуживание клиентов.

Предположим, вы не знаете, что объем входящих запросов неуклонно растет в течение последних нескольких месяцев. Ваша команда обрабатывает в три раза больше запросов. Им может понадобиться дополнительная помощь.

Однако, если у вас нет доступа к этим данным, вы ничем не сможете помочь. Ваша команда будет продолжать бороться с растущим числом запросов. Это сократит время их ответа, что снизит общее качество обслуживания клиентов.

Суть? Gmail не обеспечивает прозрачности усилий вашей команды. Если вы ищете общий почтовый ящик для прозрачности команды, Gmail — не решение.

Все эти проблемы можно решить с помощью Keeping. Сохранение — это самый быстрый и простой способ поделиться почтовым ящиком в Google Workspace. Узнать больше

Управление общим почтовым ящиком с помощью Keeping

Для отличного обслуживания клиентов в этом должна участвовать вся ваша команда. Хранение позволяет всем в вашей команде получать, отвечать и назначать электронные письма поддержки непосредственно из своего почтового ящика. Как? Keep позволяет превратить вашу учетную запись Gmail, G Suite или Google Workspace в общий почтовый ящик, созданный для команд.

Все электронные письма поддержки из вашей групповой электронной почты организованы в новом разделе вашего почтового ящика и отделены от ваших обычных электронных писем. Это облегчает вашей команде совмещение усилий по поддержке клиентов и остальной части их рабочей нагрузки.

Все электронные письма поддержки из вашей групповой электронной почты организованы в новом разделе вашего почтового ящика и отделены от ваших обычных электронных писем.

Хранение дает вам доступ к функциям, которые необходимы вашей команде для общения и совместной работы над запросами в службу поддержки. Например, Keeping позволяет назначать тикеты другим членам команды, чтобы все знали, за какие электронные письма службы поддержки они отвечают, и ни одно из них не осталось без ответа.

Независимо от того, состоит ли ваша команда из двух человек или из 200, Keeping может помочь вам оптимизировать работу по поддержке клиентов.

Все, что вам нужно для управления общим почтовым ящиком Gmail

Keeping был разработан, чтобы служить общим почтовым ящиком Gmail для команд, которые делают больше, чем просто обеспечивают поддержку клиентов. Некоторые из многих функций Keeping включают в себя:

• Назначение задач: Keeping преобразует каждое электронное письмо Gmail в вашем общем почтовом ящике в назначаемый билет службы поддержки, чтобы вы могли разделить рабочую нагрузку со своей командой.
• Обновления статуса: измените статус заявок в общей папке «Входящие» на «Открыто», «Закрыто» или «Ожидает», чтобы вы могли отслеживать все, что находится на тарелке вашей команды.
• Общие заметки: общайтесь со своей командой, чтобы выполнить задание, задать вопрос или предоставить справочную информацию о задании в режиме реального времени с помощью функции общих заметок по электронной почте.
• Общие шаблоны: сэкономьте время, отвечая на часто задаваемые вопросы, вставив шаблон ответа вместо того, чтобы вводить ответ вручную снова и снова.

Отчетность

• : просмотрите ключевые показатели, такие как объем входящих запросов, среднее количество запросов в день и среднее время первого ответа.
• Рабочие процессы: используйте логику «если/то» для автоматизации трудоемких задач, таких как назначение электронных писем, определение приоритетов заявок и удаление спама из папки «Входящие» вашей команды.
• Обнаружение коллизий: Сохранение устраняет дублирование усилий, не позволяя нескольким людям в вашей команде работать над одним и тем же запросом в службу поддержки.
• Сторонние интеграции: подключайтесь к вашим любимым инструментам, включая Shopify, Google Таблицы, Slack, CRM или инструмент управления проектами, чтобы все ваши данные были доступны в вашем почтовом ящике Gmail.

Нужно быстро поделиться почтовым ящиком Gmail?

Хранение — это самый быстрый и простой способ поделиться почтовым ящиком в Google Workspace.

Подробнее

Преимущества использования Keeping в качестве общего почтового ящика G Suite

Вся ваша команда и ваши клиенты могут извлечь выгоду из использования Keeping в качестве общего почтового ящика G Suite. Вот как:

• Хранение упрощает разделение рабочей нагрузки, поэтому электронные письма ваших клиентов не ложатся на плечи одного человека.
• Keeping обеспечивает прозрачность того, над чем работает каждый, поэтому ваша команда не будет тратить время на дублирование чужих усилий.
• Поскольку ваш почтовый ящик останется организованным, ничто не ускользнет, ​​а это означает, что клиенты получат более быструю и качественную поддержку, когда они в ней нуждаются.
• Вам не нужно входить и выходить из нескольких учетных записей, чтобы управлять почтовыми ящиками вашей команды и вашими личными рабочими почтовыми ящиками. Хранение объединяет все в одном месте.
• Keeping предоставляет инструменты для совместной работы, необходимые вашей команде для совместной работы, чтобы обеспечить наилучшую возможную поддержку клиентов.
• Автоматизация, шаблоны и другие функции могут сэкономить вашей команде значительное количество времени и повысить ее эффективность.
• Хранение дает вам доступ к данным, необходимым для принятия важных бизнес-решений, которые могут улучшить вашу поддержку клиентов.

Keeping по сравнению с другими инструментами общего доступа

• Это невидимо для ваших клиентов. Ваши клиенты никогда не узнают, что вы используете Keeping для управления своей работой по поддержке клиентов. Они не увидят запутанного жаргона службы поддержки, такого как «идентификатор обращения» или «ответить над этой строкой», когда отправят электронное письмо в вашу службу поддержки. Все, что они увидят, — это дружеское электронное письмо, отправленное из учетной записи службы поддержки вашей команды.
• Работает в папке «Входящие» Gmail. Вашей команде не нужно будет входить в новую программу или учиться использовать новый инструмент, чтобы использовать Keeping. Почему? Хранение работает прямо в папке «Входящие» Gmail, где вы уже проводите большую часть своего дня.
• Ваши данные всегда будут принадлежать вам. Другие инструменты службы поддержки сохранят ваши данные, если вы перестанете пользоваться их услугами. Но это не то, как это работает в Keeping. Мы считаем, что ваши данные всегда должны принадлежать вам, поэтому ваши электронные письма останутся в ваших учетных записях электронной почты, даже если вы решите прекратить использование наших услуг.
• Справка всегда доступна. Если вам нужна помощь, кто-то из нашей службы поддержки готов прочитать, чтобы помочь. Вы никогда не будете разговаривать с чат-ботом. Когда вы обратитесь за помощью, вы всегда будете связаны с настоящим, живым человеком.

Как создать общий почтовый ящик в Gmail

Если вы похожи на большинство людей, когда думаете об электронной почте, вы думаете об одном продукте: Gmail.

Gmail, запущенный в начале 2000-х годов, является одним из ведущих поставщиков услуг электронной почты, на долю которого приходится 29,5% рынка почтовых клиентов. Платформа насчитывает более 1,8 миллиарда пользователей, многие из которых используют платформу как для личного, так и для профессионального общения.

Несмотря на то, что Gmail используется как дома, так и в офисе, потребности команд в бизнес- или образовательных учреждениях могут немного различаться. Вместо того, чтобы просто облегчать общение между людьми, организациям также нужен способ, позволяющий целым командам или отделам управлять одним почтовым ящиком и совместно реагировать на входящие сообщения.

В Gmail есть три основных способа поделиться своим почтовым ящиком: общие учетные данные для входа, делегированные учетные записи и совместные почтовые ящики (например, групповой почтовый ящик Gmail). Каждый из них имеет ряд плюсов и минусов, которые следует учитывать, если вы хотите настроить общую электронную почту для своей команды.

В этом посте мы обсудим:

• Плюсы и минусы общих почтовых решений Google.

• Как настроить делегированную учетную запись Gmail и общий почтовый ящик.

• Варианты использования, которые лучше всего подходят для общего почтового ящика Gmail.

• Ограничения общих почтовых ящиков для пользователей Gmail.

Плюсы и минусы общих почтовых ящиков в Gmail

Ниже мы рассмотрим некоторые плюсы и минусы использования продуктов Google Workspace для управления входящей электронной почтой вашей команды.

Те, у кого есть бесплатная личная учетная запись Google, также могут использовать эти методы для общего доступа к Gmail, но доступные функции могут отличаться.

Общие учетные данные

Возможно, самый очевидный способ разделить обязанности по электронной почте между членами команды — поделиться логином и паролем со всеми, кому нужен доступ к учетной записи.

Проблема с этим подходом в том, что это огромный риск для безопасности. Совместное использование паролей подвергает риску вашу учетную запись Gmail, данные клиентов и репутацию компании.

Плюсы :

Минусы :

Рекомендуется для :

Учитывая серьезную угрозу безопасности, мы не рекомендуем делиться учетными данными.

Делегированные учетные записи

Поскольку делиться регистрационной информацией между несколькими людьми — плохая идея, Google предлагает более безопасный способ совместного доступа к электронной почте для нескольких пользователей: делегированные учетные записи.

С учетной записью Gmail в Google Workspace может быть связано не более 1000 делегатов, каждый из которых получает доступ к папке «Входящие» со своими учетными данными Gmail.

Помимо повышения безопасности, делегированные учетные записи не дают много дополнительных преимуществ. Единственная реальная разница в наборе функций заключается в том, что когда другой пользователь отправляет электронное письмо из делегированной учетной записи, Gmail может указать, кем было отправлено электронное письмо, в заголовке электронного письма, добавляя немного ответственности и прозрачности.

Плюсы :

Минусы :

Рекомендуется для :

Хотя можно добавить до 1000 делегатов, наличие нескольких человек, работающих в одной учетной записи, может привести к путанице. Таким образом, делегированные учетные записи лучше всего подходят для ситуаций, когда не будет более одного дополнительного человека, кроме владельца учетной записи, работающего в почтовом ящике (например, помощник руководителя или администратор).

Группы Google и общие почтовые ящики

Еще один способ предоставить нескольким людям доступ к входящей электронной почте — создать группу Google, которая может способствовать совместному общению тремя способами:

• Форумы сообщества потоки разговора в методе, подобном электронной доске объявлений.

• Списки рассылки электронной почты : Электронные письма отправляются на один адрес электронной почты и распространяются среди всех членов группы.

• Совместные почтовые ящики : Люди направляют электронные письма на один адрес электронной почты; члены группы могут просматривать электронные письма в своей учетной записи Gmail или входить в веб-интерфейс для доступа к функциям совместной работы.

Хотя функции форума не очень полезны в этом случае, использование групп Google в качестве списка рассылки электронной почты является популярным способом для предприятий и организаций настроить выделенный адрес электронной почты отдела (support@, billing@, sales@). и т. д.) без затрат на дополнительное рабочее место пользователя.

Компании, получающие большое количество электронных писем, также могут включить функцию «Совместный почтовый ящик» в группах, которая создает общий почтовый ящик, к которому могут получить доступ все участники группы. Он поставляется с основными функциями совместной работы, такими как возможность назначать разговоры определенным людям, маркировать и фильтровать сообщения, а также помечать проблему как «закрытую» после ее завершения.

Pros :

• Участники группы могут отправлять и получать сообщения, используя один адрес электронной почты.

• Включает основные функции совместной работы (задания электронной почты, статусы электронной почты).

• Члены группы могут маркировать (помечать) электронные письма в организационных целях.

• Бесплатно с Google Workspace.

Минусы :

• По-прежнему отсутствуют надлежащие функции совместной работы (обнаружение столкновений, внутренние заметки и т. д.) )

• Нет средств отчетности.

Рекомендуется для :

Команды, которым требуется общий почтовый ящик для Gmail, могут найти группы Google, а точнее общий почтовый ящик, хорошей отправной точкой. Это бесплатно, обеспечивает безопасный общий доступ к электронной почте и имеет некоторые элементарные функции совместной работы, которые упростят управление электронной почтой для вашего бизнеса.

Лучше всего подходит для небольших групп (два-три человека) с небольшим объемом входящей электронной почты, которые обычно обрабатывают запросы, которые не требуют большого количества возвратов и обращений, и чьи отделы не предъявляют требований к отчетности.

Теперь, когда вы лучше понимаете, какие решения для общих почтовых ящиков предлагает Google, давайте посмотрим, как настроить делегированную учетную запись и общий почтовый ящик Google.

Рекомендуем к прочтению

Служба поддержки клиентов11 Параметры программного обеспечения для совместной работы с общими почтовыми ящиками для улучшения совместной работы

Ищете лучший способ управления электронной почтой команды? Узнайте о программном обеспечении для общих почтовых ящиков и найдите лучший инструмент для своей команды.

Как настроить общий почтовый ящик в Gmail

Как и в случае с большинством продуктов Google, настройка обоих решений довольно проста. Это особенно верно, если вы являетесь администратором Google Workspace компании, поскольку некоторые необходимые разрешения находятся в консоли администратора.

Как настроить делегированную учетную запись

1. Войдите в учетную запись Gmail, которую вы хотите делегировать.

2. Щелкните значок настроек. Далее нажмите «Просмотреть все настройки» и перейдите на вкладку «Учетные записи».

3. Прокрутите вниз до пункта «Предоставить доступ к вашей учетной записи».* 

4. Нажмите «Добавить другую учетную запись».

5. Введите адрес электронной почты учетной записи, которую вы хотите добавить в качестве делегата, и разрешите Gmail отправить электронное письмо, чтобы предоставить пользователю доступ.

6. Когда другой человек примет доступ , , он может щелкнуть значок своего пользователя в Gmail, чтобы получить доступ к делегированной учетной записи.**

* Если вы не видите эту опцию в своей учетной записи, Администратору Google Workspace необходимо включить делегирование учетной записи в панели администратора.

** Возможно, вам придется выйти из системы и войти, прежде чем она станет видимой.

Как настроить общий почтовый ящик Google

1. Посетите главную страницу групп Google и войдите в свою учетную запись Google.

2. Нажмите кнопку «Создать группу» .

3. Введите имя для вашей группы, специальный адрес электронной почты, который вы хотите использовать для группы, и описание группы.

4. Выберите настройки конфиденциальности, гарантируя, что «Все в Интернете» могут публиковать сообщения в группе, но только «Приглашенные участники» могут присоединяться, просматривать беседы и просматривать участников.*

5. Добавьте свою команду в группу .

6. Нажмите «Создать группу».

7. Создав группу, перейдите на страницу настроек.

8. Прокрутите до пункта «Включить дополнительные функции групп Google» и выберите «Совместные входящие».

9. Настройте параметры группы.**

   1. Выключите «Модерацию сообщений».

   2. Разрешить всем в Интернете публиковать и отправлять файлы.

   3. Установите разрешения для тех, кто может «модерировать метаданные», на «Участники группы».

   4. Решите, хотите ли вы установить отправителем по умолчанию групповой адрес.

   5. Решите, хотите ли вы, чтобы участники группы отвечали из своих собственных почтовых ящиков или вы хотите, чтобы они использовали веб-интерфейс.

   6. Решите, хотите ли вы, чтобы участники группы могли отвечать на электронные письма в частном порядке. Если ваша команда отвечает в частном порядке, их ответы не будут отображаться в ветке электронной почты и не будут видны другим участникам группы.

10. Нажмите «Сохранить изменения».

* Если в настройках вашей группы не указана возможность разрешить публикацию «Всем в Интернете», ваш администратор Google Workspace должен включить эту функцию в панели администратора. (Люди за пределами вашей компании не смогут отправлять вам электронные письма без этого шага.)

** Дополнительную информацию о настройках группы Google можно найти здесь.

Должен ли я выбрать делегированную учетную запись или общий почтовый ящик в качестве общего почтового ящика Gmail?

Решая, какой вариант лучше всего подходит для вашей команды, вы должны оценить варианты, исходя из размера команды и сценария использования вашей компании:

• Делегированные учетные записи лучше всего подходят, когда с почтовым ящиком одновременно работает только один человек, и их работа не требует совместной работы.

• Совместные почтовые ящики лучше всего подходят, когда несколько человек будут одновременно работать с почтовым ящиком, и такие функции, как задания, общие ярлыки (теги) и статусы заявок, будут полезны.

При выборе нужно помнить, что ни один из вариантов не подходит для больших команд. Хотя совместный почтовый ящик предлагает некоторые инструменты, которые помогают в управлении групповой электронной почтой, все еще остается много места для недопонимания и наступания друг другу на пятки. Также нет возможности отслеживать продуктивность команды и нет функций отчетности.

Хотя может показаться заманчивым изменить рабочий процесс, чтобы приспособиться к ограничениям общего почтового ящика Gmail, разумнее было бы изучить специальный инструмент, созданный специально для группового управления электронной почтой, например Help Scout.

Help Scout: общий почтовый ящик, предназначенный для совместной работы

Help Scout — это общий почтовый ящик и коммуникационная платформа, которая может расти вместе с вашей командой. В отличие от продуктов Google, наш набор функций для совместной работы не является чем-то второстепенным и может помочь вашей команде работать вместе, чтобы лучше поддерживать своих клиентов, клиентов и сообщество.

Вот некоторые функции, которые делают управление электронной почтой в Help Scout лучшим выбором.

1. Назначения бесед

Назначьте беседы конкретным сотрудникам или группам, чтобы обеспечить подотчетность и убедиться, что каждое электронное письмо доходит до человека, который лучше всего подготовлен для ответа.

2. Личные заметки

и @упоминания

Обратитесь к коллегам за дополнительным контекстом или резюмируйте сложную проблему, используя личные заметки. Личные заметки сохраняют детали разговора и помогают избежать путаницы в пересылаемых цепочках электронной почты.

3. Сохраненные ответы

Помогите своей команде быстро отвечать на распространенные вопросы, сохраняя шаблоны электронной почты в Help Scout. Сохраненные ответы доступны всей команде; их можно добавить в любое электронное письмо парой кликов.

4. Легкие пользователи

Роль легкого пользователя позволяет вам приглашать дополнительных членов команды в свою учетную запись Help Scout, не занимая лицензионное место. Эти пользователи, не взаимодействующие с клиентами, могут просматривать разговоры и следить за ними, оставлять личные заметки, просматривать отчеты и статьи базы знаний и многое другое.

5. Обнаружение столкновений

Функция автоматического обнаружения столкновений Help Scout позволяет узнать, просматривают ли другие члены команды беседу в очереди или отвечают на нее. Система также запрещает пользователям отправлять ответ, если беседа обновляется ответом, которого вы, возможно, не видели. Обнаружение конфликтов помогает предотвратить случайную отправку клиентам дубликатов или противоречивой информации.

6. Профили клиентов

Просматривайте соответствующие данные, такие как предыдущие разговоры, историю заказов и контактную информацию, в окне разговора, предоставляя контекст для более персонализированных ответов.

7. Рабочие процессы

Автоматизируйте утомительные задачи, такие как пометка и назначение разговоров, или эскалация проблем, требующих немедленного внимания, путем создания рабочих процессов, работающих на простых условиях «если то, то это».

8. Теги

и настраиваемые поля

Вы можете использовать теги и настраиваемые поля для отслеживания, организации или приоритизации разговоров, упрощая их поиск и ссылки.

9. Отчеты

Панели отчетов Help Scout отлично подходят для отслеживания производительности, выявления возникающих проблем и информирования о бизнес-решениях.

Gmail создан для работы с электронной почтой; Help Scout создан для большего

Хотя электронная почта является популярным каналом связи, она, конечно же, не единственная. Согласно последнему отчету Salesforce «Состояние подключенных клиентов», «83% клиентов ожидают немедленного взаимодействия с кем-то, когда они связываются с компанией». Эта потребность в мгновенном решении делает другие каналы, такие как чат, такими же важными, как и электронная почта.

Help Scout предлагает встроенный чат, позволяющий командам отвечать на входящие запросы чата из того же общего интерфейса входящих сообщений, который они используют для электронной почты. Сотрудники, отвечающие на беседы в чате, могут использовать сохраненные ответы вашей компании и данные профилей клиентов, чтобы предоставлять быстрые ответы и легко переключать обсуждение на электронную почту, если необходимы дальнейшие действия.

Помимо поддержки в режиме реального времени, многие пользователи предпочитают самообслуживание в простых случаях. Help Scout позволяет вашему сообществу получать необходимую помощь через Docs, простой в использовании конструктор базы знаний. Размещайте ответы на часто задаваемые вопросы и другую полезную информацию в специализированном справочном центре, предоставляя клиентам централизованное место для поиска информации.

Помимо электронной почты, живого чата и каналов самообслуживания, Help Scout предоставляет возможность активной поддержки через Сообщения. Используйте сообщения, чтобы отображать соответствующие статьи базы знаний в зависимости от того, где кто-то находится на вашем веб-сайте, или для запуска окна чата в реальном времени, если посетитель кажется застрявшим. Вы также можете использовать эту функцию для рекламы событий, поиска отзывов клиентов или объявления о новых продуктах и ​​функциях.

Наконец, Help Scout работает с инструментами, которые вы уже используете и любите. Платформа поддерживает интеграцию с популярными CRM, инструментами управления проектами и платформами электронной коммерции, соединяя технологический стек вашей компании и помогая вашей команде предоставлять наилучшую возможную поддержку.

Действительно ли Help Scout

лучше, чем общий почтовый ящик Gmail?

Если вы все еще не убеждены, что Help Scout — это лучший общий почтовый ящик для пользователей Gmail, вот четыре причины, по которым вам следует рассмотреть Help Scout.

1. Совместная работа в Help Scout упрощается

В отличие от общего почтового ящика в Gmail, функции совместной работы в Help Scout являются преднамеренными. Внутренние заметки, сохраненные ответы, обнаружение конфликтов, профили клиентов, теги, настраиваемые поля, рабочие процессы, интеграции и легкие пользователи повышают производительность и повышают уровень обслуживания, которое могут предоставить ваши сотрудники.

Хотя ваша команда может создать делегированную учетную запись или совместный почтовый ящик, это не будет хорошим опытом для ваших клиентов или сотрудников.

2. Help Scout — это больше, чем просто электронная почта

Предоставление надежной поддержки по электронной почте имеет решающее значение, но другие методы связи также станут жизненно важными по мере роста вашего бизнеса. Gmail может обрабатывать электронную почту, но у Help Scout есть дополнительные каналы, такие как чат, самообслуживание и проактивная поддержка, что позволяет платформе расти вместе с вашей компанией и потребностями ваших клиентов по мере их развития.

3. Отчеты и аналитика входят в стандартную комплектацию планов Help Scout

Отчеты Google по электронной почте блеклые. Вы можете найти обширную информацию об использовании в панели администратора, но нет специальной отчетности для совместных почтовых ящиков.

Все планы Help Scout включают готовые отчеты по каждому каналу с возможностью создания настраиваемых представлений для отслеживания наиболее важных для вас показателей. Данные отчетов могут помочь с прогнозами кадрового обеспечения и дать представление о состоянии вашей группы поддержки, продукта и бизнеса в целом.

4. Help Scout прост в использовании и внедрении

Хотя базовая настройка общего почтового ящика Google довольно проста, точная настройка параметров может оказаться непростой задачей. Многие настройки общих почтовых ящиков не интуитивно понятны, и при неправильной настройке ваша команда может пропустить входящие сообщения.

Help Scout прост в настройке и не требует сложного обучения, как многие другие инструменты для работы с общими почтовыми ящиками. Однако, если пользователи застряли на этом пути, Help Scout предоставляет ресурсы, такие как сообщения в блогах, справочный центр, живые обучающие занятия и круглосуточную поддержку клиентов, чтобы гарантировать, что каждый пользователь может получить максимальную отдачу от своей учетной записи Help Scout с самого начала.

This entry was posted in Популярное