Используем Google Формы | Научные-конференции.РФ

Если Вы являете зарегистрированным пользователем сервисов Google (т.е. уже имеете почтовый ящик на Gmail.com), это значит что Вы можете начинать создание формы регистрации участников для Вашего мероприятия с помощью сервиса Google Формы. Если же Вы не зарегистрированы на Google (не имеете почтового ящика на Gmail.com), то следует зарегистрироваться и авторизоваться. Это не займет много времени.

Создаваемые формы регистрации участников мероприятия и их ответы хранятся на облачном сервисе Google Диск. Поэтому для начала следует зайти на сервис Google Диск. При необходимости авторизуемся. Нажимает кнопку «Создать», выбираем «Еще…» и вариант «Google Формы».

Появится удобное окошко конструктора создания формы регистрации участников для Вашего мероприятия (анкеты).

Заполняем предложенные поля названия и описания формы. В названии формы указываем, например «Анкета участника», в описании указываем название Вашего мероприятия.

Для примера создадим анкету с такими полями как: «Фамилия», «Имя и отчество», «Название доклада», «Секция», «Организация», «Населенный пункт», «Ученая степень», «Электронная почта», «Желаемое количество печатных сборников», «Файл доклада», «Примечание». Нажимаем на плюсик из правого меню.

В созданном поле вместо «Вопрос» пишем «Фамилия». В свойствах поля выбираем «Текст (строка)». По аналогии создаем все текстовые поля нашей анкеты, такие как «Имя, отчество»,  «Название доклада», «Организация», «Населенный пункт», «Электронная почта», «Желаемое количество печатных сборников».

Для таких полей анкеты участника как «Секции», где необходим выбор каких либо значений, можно использовать следующие типы полей анкеты: «Один из списка», «Несколько из списка» и «Раскрывающийся список».

Тип поля «Один из списка» и «Раскрывающийся список» предполагает выбор только одного значения. Различием между этими типами является не способ представления вариантов, но и то, что тип поля «Один из списка» предоставляет возможность ввода в поле своего варианта ответа. «Раскрывающийся список» возможность ввода своего варианта участнику не предполагает.

Поле «Желаемое количество печатных сборников» можно представить как в виде простого числового поля, так и в виде числовой шкалы. При этом тип поля «Шкала» предполагает настройку минимального и максимального значений шкалы (от 0 до 10).

Для поля анкеты «Файл доклада» выбирает тип поля «Загрузка файлов». Настройки данного типа поля позволяют определить какие типы файлы могут быть загружены, определить максимальное число загружаемых файлов и максимальный размер каждого файла.

Для поля «Примечание», рекомендуем выбирать тип поля «Текст (абзац)». Этот тип поля позволяет ввод данных с некоторым форматированием (допускает в значении перевод строки).

Для любого типа полей можем выбирать обязательность заполнения полей анкеты (при этом поле отмечается красным символом «*») и указать дополнительное описание к создаваемому полю анкеты.

При создании достаточно объёмной анкеты со множеством полей, можно разделить анкету на страницы для последовательного ее заполнения.

Теперь можно украсить нашу анкету выбрать цветовую палитру оформления или применить готовую тему оформления с различными изображениями. Много доступных тем оформления предлагает Google Формы. Также можно создать свою.

В тело анкеты при желании можно добавить различные логотипы, поясняющие изображения, прикрепить видеофайлы.

В любой момент создания анкеты есть возможность предварительного просмотра результата. Кликните на глазик в правом верхнем меню и посмотрите как будут видеть анкету потенциальные участники вашего мероприятия.

Сохраните файл анкеты в желаемой папке в вашем облачном пространстве Google Диск. При необходимости переименуйте файл.

Закончив создание структуры анкеты мы должны получить уникальную ссылку, которую необходимо будет внести в наш Каталог при регистрации мероприятия и по которой потенциальные участники мероприятия перейдут к заполнению анкеты.

Нажимаем на экране кнопку «Отправить» и выбираем ссылку как вариант отправки. Если отметить флажок «Короткая ссылка», мы получим более удобную ссылку (в сокращенном виде). Скопируйте полученную ссылку, сохраните ее в закладках вашего браузера. Ссылка пригодится для внесения в наш Каталог, для того чтобы пользователи нашего Каталога нашли и заполнили форму анкеты участника вашего мероприятия.

Ссылка на созданную Google Forms

При заполнении анкеты вашего мероприятия, результаты будут сохраняться в том же самом файле анкеты. Вы в любое время сможете посмотреть полученные данные. Вкладка «Ответы» предоставит . При необходимости полученные результаты можно экспортировать в виде таблицы Excel.

В данной статье мы обратили внимание на самое необходимое для создания довольно простой анкеты участника мероприятия. Google Формы предоставляет отличный инструмент с широкими возможностями для создания любого вида анкеты.

Наши рекомендации:

Поле «ФИО участника» желательно разделять на «фамилия» и «имя, отчество» для удобства работы с полученными результатами формы в дальнейшем.

Пример веб-формы участника

Использование шаблонов Google Форм для мгновенной обратной связи

Иногда бывает нужно узнать мнение людей как можно быстрее.   Google Формы — один из инструментов, позволяющих легко и быстро создать форму с нуля или на основе шаблона. Их можно использовать например, в маркетинговых целях, чтобы лучше понять аудиторию и получить обратную связь. 

О шаблонах Google Форм

Google Формы появились в феврале 2007 года. После выхода последнего обновления Google Формы позволяют настраивать дизайн ваших форм и добавлять логотипы, видеоролики и даже файлы в формате GIF. Также вы можете воспользоваться большой библиотекой готовых шаблонов Google Форм, чтобы вам не пришлось начинать с чистого листа.

Как создать форму Google

Создать форму Google очень просто. Как и в случае со всеми Google Документами, начинать нужно с Google Диска. Или можно воспользоваться уже имеющейся таблицей, настроенной для сбора отзывов.

• Перейдите по ссылке docs.google.com/forms
• В верхней части экрана, озаглавленной «Новая форма» (Start a New Form), выберите один из шаблонов, который хотите использовать, или начните с пустой формы.

Различные применения шаблонов Google Форм

А теперь перейдем к делу. Для чего можно использовать шаблоны Google Форм?

1. Регистрация участия в мероприятии. Создать форму Google для учета посетителей мероприятия — это самое очевидное применение этой функции. Старайтесь свести число полей к минимуму. Чем меньше полей придется заполнять, тем больше посетителей зарегистрируются (шаблон Event registration).
2. Опрос общественного мнения. Этот шаблон, наверное, используется чаще всего. С его помощью вы сможете легко узнать мнение аудитории по какому-либо вопросу. Например, можно собрать отзывы о прошедшем совещании, узнать мнения о месте проведения мероприятия или о предложенном меню (шаблон Event feedback).
3. Тесты. Сотрудники отдела кадров или ответственные за корпоративное обучение могут использовать шаблоны Google Документов, чтобы создавать тесты, позволяющие оценить знания участников тренинга или успешность пройденной программы (шаблон Sample quiz).
4. Рабочие запросы и управление офисом. Формы Google можно использовать и для того, чтобы дать персоналу возможность заказывать офисные принадлежности или сообщать о проблемах. (шаблон Work request).
5. Форма для отзывов клиентов. Управление проектом включает в себя и управление отзывами, которые оставляют клиенты. Google Форма с минимальным числом полей прекрасно подойдет для выполнения этой задачи. Вы можете даже предложить клиенту несколько вариантов на выбор: запросить желаемую функцию, сообщить об ошибке или просто задать вопрос (шаблон Customer feedback).

Благодаря шаблонам Google Форм создание опроса сводится к простому выбору готового шаблона и его настройке. Ознакомьтесь с этим руководством по использованию шаблонов Google Форм на Youtube.

Также существует множество полезных расширений для Google Docs, которые можно использовать в своей работе. 

Но если вам требуются более продвинутые инструменты для работы с формами, предлагаем попробовать Wrike. Тарифный план Wrike Enterprise включает в себя такую функцию, как запросы. Эти формы вы сможете преобразовывать их в задачи, назначать участникам команды и моментально внедрять в свой рабочий процесс. Узнайте больше о запросах Wrike в этой статье.

Как создать гугл-форму для регистрации на мероприятие

С помощью гугл-форм довольно легко настроить регистрационную форму для организуемого вами мероприятия. Самое приятное то, что формы Google бесплатны и поставляются с вашей учетной записью Google/Gmail.

Сначала перейдите на веб-сайт Google Forms (https://docs.google.com/forms/). Вы должны войти в свою учетную запись Google.

Создадим новую пустую форму:
Нажмите кнопку новой пустой формы:

Дайте имя форме

Дайте имя форме. Дайте краткое описание вашего мероприятия.
Также не забудьте ввести инструкции для пользователя.

Добавить поля

Добавить поля Имя и Телефон. Выберите тип Короткий ответ из выпадающего меню

Быстрый совет Щелкните значок «клон», чтобы быстро продублировать текущее поле и сделать поле «Телефон».

Настройки

Перейдите к настройкам, нажав значок «Настройки» в правом верхнем углу

Это открывает окно настроек форм

Установите флажок «Собирать адрес электронной почты».

Тестовая форма

Теперь, когда мы добавили поля, вы можете просмотреть форму и посмотреть, как она будет выглядеть для пользователя.

Нажмите кнопку предварительного просмотра

Настройка стиля формы в соответствии с вашей темой

Щелкните значок настройки темы:

Здесь вы можете настроить цвета, фон и изображение заголовка.

Создать ссылку на форму

Нам нужна общая ссылка на форму, чтобы мы могли отправить ее по электронной почте или поделиться ею в социальных сетях. Чтобы создать общую ссылку формы, нажмите кнопку «Отправить».

Затем выберите вкладку ссылки и скопируйте короткую ссылку для формы.

Проверьте свою форму

Используйте созданную ссылку на форму, чтобы открыть форму в другом окне браузера. Сделайте тестовую отправку.
Отправьте свой адрес электронной почты.

Проверьте свою электронную почту. Вы должны увидеть квитанцию ​​из формы.

Вернитесь в редактор форм. Во вкладке «Ответы» вы должны увидеть новый ответ.

Вы можете сохранить отправленные формы в Google Sheet. Нажмите значок Google Таблицы

.

Следующий шаг — пригласить участников на мероприятие.

Самый простой способ — собрать всех приглашенных в Google Sheet.
Затем используйте надстройку Rapid MailMerge, чтобы отправить электронные письма всем приглашенным.

Вот шаги.

Отправка приглашений на мероприятие

Откройте Google Sheet, где есть все ваши приглашенные.

Если у вас нет надстройки Rapid MailMerge (откройте меню надстроек в Google Sheet и найдите Rapid Mail merge), установите надстройку.

Установить надстройку Rapid MailMerge

После установки откройте Rapid MailMerge из меню дополнений.

Составьте свое приглашение и отправьте электронное письмо всем приглашенным в Google Sheet за один шаг.
Не забудьте добавить ссылку в форму регистрации на мероприятие.

Работа с зарегистрированными участниками

На предыдущем шаге вы включили сохранение новых регистраций в Google Sheet. Это будет удобно, когда вы хотите координировать мероприятие. Вы можете быстро отправлять объявления с помощью надстройки Rapid MailMerge прямо из Google Sheet.

Демонстрационное видео

Вот короткая демонстрация видео, которая поможет вам построить форму.

См. также

• Как проверить ответы формы Google
• Как сделать опрос формы Google анонимным

Улучшение общения — регистрационные формы

В этом руководстве описан основной процесс использования Google Диска для создания регистрационных форм.

Если у вас есть учетная запись Google, на Диске есть очень простая система форм, которая позволяет вам создавать регистрационные онлайн-формы для групповых мероприятий, таких как форумы, семинары, полевые дни, конференции и т. д. Эти формы доступны на настольных компьютерах, планшетах или мобильных устройствах. так легко получить доступ.

Действительно полезным преимуществом является то, что вы можете предоставить другим людям доступ к живому списку регистрации без необходимости отправлять обычные электронные письма.

Шаблоны форм

Через Google Forms уже доступен ряд образцов шаблонов форм, включая шаблон регистрации на мероприятие, форму RSVP, контактную форму и другие.

См. шаблоны в галерее шаблонов форм.

Чтобы открыть галерею шаблонов, перейдите в папку на Диске, нажмите Создать > Форма > Из шаблона . Это откроет галерею шаблонов.

Уточните информацию, которую вы хотите

Прежде чем приступить к разработке формы, лучше четко определиться с информацией, которая вам нужна и которую вы хотите собрать.

Некоторая информация будет иметь решающее значение, поэтому вам нужно указать ее принудительно, а некоторая будет необязательна. Порядок, в котором вам нужна информация, и то, как вы будете использовать ее позже, повлияют на вопросы, и лучше всего сначала проработать их.

После того, как вы настроите форму для сбора ответов, данные будут записаны в порядке вопросов, особенно если вы решите добавить их в электронную таблицу. Если вы измените вопросы и порядок, это может не измениться в электронной таблице.

Ключевые вопросы, которые следует рассмотреть в первую очередь, включают, если вам нужна информация:

• , чтобы разделить имя и фамилию, особенно если позднее будет использоваться сортировка/слияние?
• их положение или роль и организация?
• их адрес (при необходимости)
• их электронная почта и/или телефон/мобильный телефон?
• их пищевая аллергия или предпочтения?
• они приведут с собой кого-то еще?

Некоторые действительно полезные вопросы могут включать дополнительную информацию, которая может помочь позже, например, откуда они узнали о мероприятии, являются ли они участниками, возрастные группы и т. д.

Также определите, какую информацию можно собрать с помощью предварительно заданных вариантов , т.е. предпочтения в еде, где слышали и т.д. Чем больше у вас будет вариантов из списков, тем больше вероятность, что вы получите ответы. Большинство вопросов также имеют вариант «Другое».

Редактирование формы

Множественный выбор, флажки или раскрывающийся список?

Если вам нужно, чтобы люди выбирали из множества вариантов, что вы используете?

— Множественный выбор — позволяет выбрать один ответ в списке или добавить другое текстовое поле

— Флажки позволяют выбрать несколько вариантов или добавить другое текстовое поле

— Раскрывающийся список позволяет выбрать только один ответ выбрано — и никаких других вариантов

Проверка данных

Некоторые вопросы полезно включать в какую-либо форму проверки, в частности, адрес электронной почты или номера телефонов.

Чтобы добавить проверку данных к вопросу, нажмите на три точки внизу справа, выберите Проверка данных, что добавит раздел, посвященный вопросу.

Для электронной почты начните с вопроса с кратким ответом, выберите «Текст» в левой опции, выберите «Электронная почта» во второй опции. Вы можете оставить сообщение об ошибке по умолчанию.

Есть возможность показать или скрыть вопросы на основе ответов на другие вопросы. Обычно это не требуется для регистрации, но инструкции можно найти здесь: https://support.google.com/docs/answer/141062?hl=ru&ref_topic=6063584 9.0003

Выберите адресата ответа

После того, как вы создали форму и в ней есть все вопросы в нужном вам порядке, вы можете изменить адресата.

Если вы хотите создать электронную таблицу с ответами, щелкните «Ответы», щелкните зеленый значок электронной таблицы. Это создаст новую электронную таблицу в том же разделе Диска, где у вас есть форма. Электронная таблица будет называться «Ответы имени формы».

Вы также можете получать уведомления по электронной почте, когда кто-то заполняет форму. Перейдите в раздел «Ответы», нажмите «Больше точек», выберите «Получать уведомления по электронной почте об ответах».

Проверьте настройки

Есть несколько настроек, которые позволяют людям либо просматривать сводные ответы (не рекомендуется), редактировать свой ответ или добавлять другой ответ. Вы также можете отредактировать сообщение, которое они увидят при успешной отправке.

Чтобы проверить, щелкните значок настроек (шестеренка) в верхней части страницы формы. Выберите соответствующие параметры.

Информация здесь: https://support.google.com/docs/answer/2839588?hl=ru&ref_topic=6063584

Отправить форму

• Получить форму, отправленную по электронной почте — включает возможность включить форму в тело электронной почты, отправляемое в электронные письма, которые вы добавляете (или отправляете себе для отправки)
• Получите ссылку для копирования и вставьте в электронную почту, веб-страницу, информационный бюллетень и т.  д., включая вариант с более коротким URL-адресом
• Поделиться в Facebook, Twitter, Google+
• Встроить форму в веб-страницу

Выберите нужный вариант.

Поделитесь электронной таблицей с другими

Если вы хотите, чтобы кто-то другой мог просматривать и использовать данные, вы можете поделиться с ним электронной таблицей.

Перейдите в соответствующую папку на Диске, содержащую лист, щелкните правой кнопкой мыши имя электронной таблицы и выберите «Поделиться».

Введите их адрес электронной почты в поле «Люди», напишите им об этом примечание, которое будет включено в электронное письмо.

Можно установить параметр «Редактировать», чтобы они могли загружать или изменять данные. Если у них нет учетной записи Google, им нужно каждый раз использовать ссылку в электронном письме для доступа. Если у них есть учетная запись Google, лист будет виден на их Диске.

Остановить ответы

Когда мероприятие забронировано или завершено, вы можете закрыть форму, чтобы не принимать ответы.

This entry was posted in Популярное