25 секретов Word, которые упростят работу

13 апреля 2022

Технологии

macOS

Рассказываем, как автоматизировать рутину и ускорить оформление текста в версиях редактора для macOS и Windows.

1. Вставка даты и времени

Быстро вставить сегодняшнее число, месяц и год позволяет комбинация клавиш Shift + Alt + D в Windows и Shift + Option + D в macOS. Дата отобразится в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи сочетания Shift + Alt + T в Windows и Shift + Control + T в macOS.

2. Быстрая смена регистра

С теми, кто ещё не владеет слепым методом набора, Caps Lock может сыграть злую шутку. Если вы случайно его включите и не посмотрите вовремя на экран, рискуете набрать приличный кусок текста, который придётся удалять и переписывать с нуля из-за одной неудачно задетой клавиши. Но выделив нужный фрагмент документа и нажав Shift + F3, вы легко измените регистр с заглавного на строчный.

3. Перемещение курсора по словам

Когда вы управляете курсором с помощью стрелок на клавиатуре, он движется по одному символу. Чтобы «ускорить» перемещение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl в Windows или Option в macOS — курсор будет перескакивать от слова к слову.

4. Перемещение пунктов списка

Если нужно изменить очерёдность элементов списка, не обязательно вырезать их из одного места и вставлять в другое. Вместо этого достаточно выделить содержание пункта, который надо переместить, нажать Shift + Alt в Windows и Shift + Control в macOS, а затем подвинуть элемент в нужную позицию стрелками на клавиатуре.

5. Выделение нескольких отдельных фрагментов текста

Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl в Windows или Command в macOS и выбирайте нужные куски документа с помощью мышки.

6. Буфер обмена

Word запоминает всё, что вы копируете, и любой из этих элементов можно всегда найти в расширенном буфере обмена (только в Windows). Он вызывается кликом по одноимённой кнопке и может содержать историю за всё время работы, пока вы редактируете документ и не закрыли его.

Если включить соответствующую опцию в меню «Параметры» буфера обмена, его можно будет быстро вызвать двойным нажатием Ctrl + C.

7. Быстрое создание скриншотов

Если вы пишете инструкцию или обзор сервиса и вам нужно вставить в текст скриншот, это очень просто сделать с помощью стандартного инструмента. Нажмите на кнопку c камерой на вкладке «Вставка» и Word покажет все активные окна. По клику на любое из них снимок выбранного окна автоматически добавится в документ.

8. Вставка чисел прописью

Если в документе много сумм, которые необходимо дублировать прописью, работу значительно упростит один трюк. Нажмите Ctrl + F9 в Windows и Fn + Option + F9 в macOS, а когда появятся фигурные скобки, впишите в них число, используя такой синтаксис: =4589\*cardtext. Затем нажмите F9 в Windows и Fn + Option + F9 в macOS — и число после знака равно будет записано прописью.

9. Расстановка переносов

Переносы улучшат читаемость, а также избавят текст от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или довериться компьютеру. Для этого перейдите на вкладку «Макет» (Windows) или «Разметка страницы» (macOS), кликните «Расстановка переносов» и выберите вариант «Авто».

10. Неразрывные пробелы

Иногда при переносах отрезаются инициалы от фамилий или единицы измерения от чисел. В подобных случаях, чтобы не страдала читаемость документа, удобно и правильно использовать неразрывные пробелы. Благодаря им слова и другие элементы текста «слипаются» и никогда не окажутся на разных строках. Для этого вместо обычного пробела используйте в нужных местах сочетание Ctrl + Shift + пробел.

11. Водяной знак

Для дополнительной защиты содержимого документа можно добавить водяной знак на каждую из страниц. Перейдите на вкладку «Дизайн» и выберите пункт «Подложка» (Windows) или «Конструктор» → «Водяной знак» (macOS) и задайте нужные параметры. Можно выбрать текст в стандартном оформлении из готовых шаблонов или добавить свой, или установить в качестве водяного знака рисунок.

12. Повтор предыдущей команды

Если вы нажмёте F4, то Word продублирует последнее действие, которое вы совершили в документе. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных фрагментов и многое другое.

13. Постановка ударения

Ставить ударение в Word проще простого. В Windows для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и, удерживая левую клавишу Alt, введите 769 с дополнительного цифрового блока клавиатуры. Если он не работает, убедитесь, что включили клавишу Num Lock.

В macOS сначала следует добавить раскладку Unicode Hex, перейдя в «Настройки» → «Клавиатура» → «Источники ввода». Затем поставьте курсор после ударной гласной и, зажав Option, введите 0301.

14. Настройка ленты

Верхняя лента с кнопками в Word отличается очень гибкими настройками. Чтобы к ним перейти, проделайте путь из меню «Файл» → «Параметры» → «Настроить ленту» в Windows или из меню Word → «Параметры» → «Лента и панель» в macOS. Здесь можно вынести на панель нужные вам функции, которых раньше там не было, и удалить те, которыми вы не пользуетесь. Более того, вы можете удалять или создавать свои собственные вкладки с разными командами.

15. Быстрое выделение

Для выделения текста мы часто пользуемся перетаскиванием. Но гораздо быстрее и точнее действовать с помощью кликов: двойной клик выделит слово, а тройной — весь абзац.

Также клик по нумерации или маркерам списка выделит только их и позволит изменять цифры или символы отдельно от текста пунктов, например задавать особое форматирование.

16. Выделение большого куска текста

Чтобы быстро выделить целую страницу или несколько страниц текста, установите курсор в начало нужного фрагмента и кликните мышкой с зажатым Shift в его конце.

17. Быстрое перемещение по документу

Навигацию по документу сильно ускоряют несколько комбинаций:

• Ctrl + Page Down в Windows и Command + Page Down или Command + Fn + стрелка вниз в macOS — следующая страница;
• Ctrl + Page Up в Windows и Command + Page Up или Command + Fn + стрелка вверх в macOS — предыдущая страница;
• Ctrl + стрелка вверх в Windows и Command + стрелка вверх — предыдущий абзац;
• Ctrl + стрелка вниз в Windows и Command + стрелка вниз — следующий абзац;
• Ctrl + Home в Windows и Command + Home или Command + Fn + стрелка влево в macOS — переход в начало документа;
• Ctrl + End в Windows и Command + End или Command + Fn + стрелка вправо в macOS — переход в конец документа.

18. Вставка новой страницы

Вместо лихорадочного нажатия Enter, пока курсор не съедет на следующий лист, быстрее, удобнее и, что немаловажно, правильнее добавить страницу с помощью функции разрыва. Для этого достаточно нажать Ctrl + Enter в Windows и Command + Enter в macOS.

19. Изменение папки для сохранения по умолчанию

По умолчанию Word сохраняет все файлы в облако. Чтобы изменить это, нажмите F12, кликните по кнопке «Сервис» и выберите «Параметры сохранения», а затем укажите нужную папку в пункте «Расположение локальных файлов по умолчанию». В этом же меню вы можете задать формат документов по умолчанию, параметры автосохранения и другие настройки.

20. Очистка форматирования

Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + пробел. После этого к выделенному фрагменту применятся настройки по умолчанию.

21. Word в качестве менеджера задач

Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то можете использовать его даже в качестве менеджера задач. Правда, для начала придётся немного постараться.

Включите вкладку «Разработчик» в настройках верхней ленты, как было описано выше. Перейдите в появившийся раздел и кликните по элементу «Флажок», чтобы начать добавлять пункты контрольного списка с чек-боксами.

22. Вертикальное выделение текста

Текст в Word можно выделять построчно не только горизонтально, но и вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выбора нужного фрагмента.

23. Блокировка документа паролем

Чтобы защитить документ с помощью пароля, в macOS перейдите во вкладку «Рецензирование» и выберите опцию «Защитить документ», в Windows — зайдите в меню «Файл» → «Сведения» → «Защита документа». Однако помните, что если вы забудете пароль, то восстановить его никак не получится.

24. Подстрочный и надстрочный ввод

В документах с формулами или вспомогательными индексами часто нужно вводить надстрочный текст, например для математических степеней. Сделать это можно сочетанием Shift + Ctrl + = в Windows и Shift + Command + = в macOS. Для ввода подстрочных знаков следует использовать Ctrl + = в Windows и Command + = в macOS.

25. Быстрый запуск Word

Самый быстрый способ открыть Word в Windows с клавиатуры — нажать клавишу Win и ввести W. Поскольку приложение будет первым в списке подсказок, останется лишь нажать Enter.

В macOS принцип тот же: вызвать Spotlight сочетанием Command + пробел (Option + Command + пробел), ввести W и нажать Enter.

Читайте также 🧐

• 3 способа уменьшить размер документа в MS Word
• 11 онлайн-сервисов для проверки правописания
• 10 отличных текстовых редакторов для разных платформ

Фишки и лайфхаки Word, которые повысят эффективность вашей работы

С Word работают все, но не все знают о фишках ворда, которые могут сильно упростить вам работу.

Вот несколько секретов ворда от SF Education.

Всегда пользуйтесь горячими клавишами

Перемещение в документе

Вы можете использовать сочетания клавиш, чтобы легко перемещаться по всему документу. Это может сэкономить время, если у вас длинный документ и вы не хотите прокручивать или просто хотите легко перемещаться между словами или предложениями.

• Стрелка влево / вправо: переместите точку вставки (курсор) на один символ влево или вправо
• Ctrl + стрелка влево / вправо: переместить одно слово влево или вправо
• Стрелка вверх / вниз: перемещение вверх или вниз по одной линии
• Ctrl + стрелка вверх / вниз: перемещение вверх или вниз по одному абзацу
• End: переход к концу текущей строки
• Ctrl + End: переход к концу документа
• Home: переход к началу текущей строки
• Ctrl + Home: переход к началу документа
• Page Up / Page Down: перемещение вверх или вниз по одному экрану
• Ctrl + Page Up / Page Down: переход к предыдущему или следующему объекту просмотра (после выполнения поиска)
• Alt + Ctrl + Page Up / Page Down: переход в верхнюю или нижнюю часть текущего окна
• F5: откройте диалоговое окно «Поиск» с выбранной вкладкой «Перейти», чтобы вы могли быстро перейти к определенной странице, разделу, закладке и т. д.
• Shift + F5: цикл через последние три местоположения, где была помещена точка вставки. Если вы только что открыли документ, Shift + F5 переместит вас до последней точки, которую вы редактировали, перед закрытием документа.

Выбор текста

В предыдущем разделе клавиши со стрелками используются для перемещения курсора, а клавиша Ctrl используется для изменения этого движения. Использование клавиши Shift для изменения большого количества этих комбинаций клавиш позволяет вам выбирать текст по-разному.

• Shift + стрелка влево / вправо: продлить текущий выбор одним символом влево или вправо
• Ctrl + Shift + Стрелка влево / вправо: продлить текущий выбор одним словом влево или вправо
• Shift + стрелка вверх / вниз: расширение диапазона вверх или вниз по одной линии
• Ctrl + Shift + стрелка вверх / вниз: расширение выделения до начала или конца абзаца
• Shift + End: Увеличить выделение до конца строки
• Shift + Home: продлить выделение до начала строки
• Ctrl + Shift + Home / End: Расширить выделение до начала или конца документа
• Shift + Page Down / Page Up: расширенный выбор вниз или вверх на один экран
• Ctrl + A: выберите весь документ
• F8: Войдите в режим выбора. В этом режиме вы можете использовать клавиши со стрелками, чтобы расширить свой выбор. Вы также можете нажать F8 до пяти раз, чтобы расширить выделение. Первое нажатие переходит в режим выбора, второе нажатие выбирает слово рядом с курсором, третье выбирает все предложение, четвертое — все символы в абзаце, а пятое — весь документ. Нажатие Shift + F8 работает в том же цикле, но назад. Нажав Esc, чтобы выйти из режима выбора.
• Ctrl + Shift + F8: выбор столбца. После выбора столбца вы можете использовать клавиши со стрелками влево и вправо, чтобы расширить выделение на другие столбцы.

Редактирование текста

Word также предоставляет ряд сочетаний клавиш для редактирования текста.

• Backspace: удаление одного символа влево
• Ctrl + Backspace: удалить одно слово слева
• Delete: удалить один символ вправо
• Ctrl + Delete: удалить одно слово справа
• Ctrl + C: копировать текст или изображение в буфера обмена
• Ctrl + X: вырезать выделенный текст или графику в буфер обмена
• Ctrl + V: Вставить содержимое буфера обмена
• Ctrl + F3: Вырезать выделенный текст на Spike. Спайк — интересный вариант в обычном буфере обмена. Вы можете продолжать резки текста на Спайк, и Word запоминает все это. Когда вы вставляете содержимое Spikes, Word вставляет все, что вы разрезаете, но помещает каждый элемент в свою линию.
• Ctrl + Shift + F3: вставить содержимое Spikes
• Alt + Shift + R: копировать верхний или нижний колонтитул, используемые в предыдущем разделе документа.

Применение форматирования символов

• Ctrl + B: форматирование полужирным шрифтом
• Ctrl + I: применить курсивное форматирование
• Ctrl + U: применить форматирование подчеркивания
• Ctrl + Shift + W: применить форматирование подчеркивания к словам, но не пробелы между словами (вот это крутое, всегда не мог понять как это сделать)
• Ctrl + Shift + D: применить двойное форматирование подчеркивания
• Ctrl + D: открыть диалоговое окно Шрифты
• Ctrl + [ или ]: Уменьшить или увеличить размер шрифта по одной точке за раз
• Ctrl + =: форматирование подстроки
• Ctrl + Shift + Плюс: форматирование в верхний индекс
• Shift + F3: циклический формат для вашего текста. Доступные форматы — формат предложения (первая буква в начале письма, все остальные в нижнем регистре), строчные, прописные, заглавные буквы (первая буква в каждом заглавном слове) и формат переключения (который отменяет все, что там есть).
• Ctrl + Shift + A: Форматирует все буквы в верхний регистр
• Ctrl + Shift + K: Форматирует все буквы в нижний регистр
• Ctrl + Shift + C: копирует форматирование символа выделения
• Ctrl + Shift + V: вставляет форматирование на выделенный текст
• Ctrl + Space: удаляет все ручное форматирование символов из выделения

Применение форматирования абзаца

Как и с форматированием символов, Word умеет проделывать и для форматирования абзацев.

• Ctrl + M: Увеличивает отступ абзаца на один уровень каждый раз при нажатии
• Ctrl + Shift + M: уменьшает отступ абзаца на один уровень при каждом нажатии
• Ctrl + T: Увеличивает отступ каждый раз, когда вы нажимаете его
• Ctrl + Shift + T: каждый раз, когда вы нажимаете кнопку, уменьшает отступ
• Ctrl + E: Центрировать абзац
• Ctrl + L: выровнять по левому краю
• Ctrl + R: выровнять по правому краю
• Ctrl + J: Обозначить абзац
• Ctrl + 1: установка однократного интервала
• Ctrl + 2: установить двойной интервал
• Ctrl + 5: установить 1,5 интервала строк
• Ctrl + 0: удаление одного интервала строки перед абзацем
• Ctrl + Shift + S: открыть всплывающее окно для применения стилей
• Ctrl + Shift + N: применить обычный стиль абзаца
• Alt + Ctrl + 1: применить стиль заголовка 1
• Alt + Ctrl + 2: применить стиль заголовка 2
• Alt + Ctrl + 3: применить стиль заголовка 3
• Ctrl + Shift + L: применить стиль списка
• Ctrl + Q: удалить все форматирование абзаца

Еще больше горячих клавиш можно найти по ссылке.

Установка пароля при открытии документа

При создании документов часто возникает вопрос конфиденциальности. Защитить документ можно с помощью еще одного лайфхака Microsoft Word — установки пароля для его открытия.

Способ 1

Способ предполагает создание пароля при сохранении документа.

Идем в “Файл” → “Сохранить как”

В поле “Сервис” выбираем “Общие параметры”. 

В появившемся диалоговом окне вводим желаемый пароль, нажимаем “Ок”.

Подтверждаем пароль и нажимаем “Ок”.

После перечисленных упражнений сохраняем документ.

Снять пароль можно тем же маршрутом, но в разделе “Общие параметры” просто удалить пароль.

Способ 2

Переходим во вкладку “Файл” → “Защита документа”.

Далее выбираем “Зашифровать с использованием пароля”.

Вводим пароль и нажимаем “Ок”.

Подтверждаем пароль и вновь нажимаем “Ок”.

Если строка “Защита документа” светится оранжевым и появилась надпись “Для открытия данного документа требуется пароль” – мы все сделали верно.

Расстановка переносов

Часто случается так, что текст кажется не очень читаемым, несмотря на усилия приложенные для того, чтобы отформатировать текст. В таком случае на помощь приходит еще один лайфхак в ворде — автоматические переносы слов. Текст превращается из такого

в такой

В случае, если вы скопировали какой-то текст, и в нем застряли переносы, можно попробовать отключить автоматическую расстановку переносов или прогнать текст через блокнот

или, например, онлайн-блокнот и вставить его в документ.

Установка неразрывных пробелов

Часто в Word случается ситуация, когда определенные группы слов должны находиться на одной строке и не быть разорваны переносом. Для того, чтобы добиться данного результата, можно воспользоваться еще одной фишкой работы в ворде — добавить неразрывный пробел. Нажимаем Shift + Ctrl + «Пробел» для их вставки. Ниже — пример без неразрывного пробела и с ним.

До добавления неразрывного пробела

После добавления неразрывного пробела

Перемещение элемента списка и пронумерованных абзацев

Список

1. Картошка
2. Морковка
3. Салат
4. Помидор

Для перемещения позиции вверх или вниз мы выделяем позицию и нажимаем  Alt + Shift + ↑ или ↓.

Быстро и удобно.

Изучите еще больше фишек работы в ворде на курсе «Word: продвинутые возможности работы с текстом» от SF Education!

MS Office, Word, горячие клавиши, Технические навыки

7 хаков Microsoft Word, о которых вам нужно знать в 2023 году

ДЛЯ СОТНИ миллионов пользователей Microsoft Word используется регулярно, если не постоянно. За его кажущейся простотой — просто откройте его и начните печатать — скрывается множество функций и инструментов для изучения. Многие из этих инструментов и функций помогут вам адаптировать это замечательное приложение для повышения производительности к вашим потребностям и повысить производительность и рабочий процесс. Огромный выбор инструментов и функций позволяет легко создавать документы Word.

Будучи самым популярным текстовым процессором, Word выполняет множество задач в профессиональных и личных целях. Интерфейс привлекательный и простой в использовании для всех демографических групп по всему миру.

Итак, мы выбрали некоторые из наших любимых инструментов и функций MS Word, которые помогут вам сделать больше за меньшее время. Попробуйте эти приемы повышения производительности в Microsoft Word и сделайте больше за меньшее время.

Перейти к решению:

1. Используйте полезные сочетания клавиш Microsoft Word

2. Удаляйте слова целиком

3. Простое добавление текста-заполнителя

3. Простое добавление текста-заполнителя

4. Введите текст в любом месте на странице в MS Word

5. Узнайте, как использовать Smart Lookup

6. Настройте интерфейс ленты

7. Используйте темный режим в MS Word, чтобы избежать напряжения глаз

Во-первых, общие принципы работы с Microsoft Word

Прежде чем мы начнем, давайте рассмотрим некоторые общие принципы, которым необходимо следовать при работе с Word. Эти правила не высечены на камне. Тем не менее, вы всегда должны помнить о них, когда что-то печатаете: 

• Подготовка и исследование . Хороший документ всегда хорошо изучен. Прежде чем приступить к работе, всегда готовьте материалы и источники! Это позволяет вам начать работу с уверенностью, даже не останавливая поток.
• Используйте качественные изображения . Если ваш документ требует изображений для иллюстрации, не соглашайтесь на плохое качество. Даже если вы не хотите тратить деньги на покупку изображений, такие веб-сайты, как Pexels и Adobe Stock, предлагают бесплатные изображения для работы.
• Знай свою аудиторию . Вы готовите деловой документ? Это проект для колледжа? Или вы для детей пишете? Всегда знайте, кто будет вашей аудиторией, чтобы вы могли создать свою презентацию с лучшим пониманием их потребностей.
• Выбирайте шрифты с умом . Шрифты делают или ломают ваши документы. Всегда используйте читаемые шрифты, соответствующие стилю вашего документа. Выбор разных шрифтов для заголовков и основного текста также является хорошей идеей.
• Включить проверку грамматики . Не забудьте проверить документ на наличие орфографических или грамматических ошибок прямо из Word! Аккуратный, хорошо написанный документ произведет лучшее впечатление на ваших читателей.

7 приемов работы с Microsoft Word, которые вам нужно знать

Изучение всех тонкостей MS Word может быть очень полезным, повышая вашу продуктивность, а ваши коллеги также оценят гуру Microsoft Word рядом с собой.

Итак, давайте рассмотрим 7 советов и лайфхаков, которые еще больше улучшат ваши документы Word.

1. Используйте полезные сочетания клавиш Microsoft Word

Выполнение повторяющихся действий снова и снова может быть утомительным; это относится и к Word. Конечно, выполнение нескольких дополнительных кликов может занять не так уж много времени, но эти дополнительные секунды могут превратиться в потраченные впустую минуты. Использование сочетаний клавиш ускоряет рабочий процесс и позволяет сосредоточиться на содержании.

Существуют тысячи ярлыков Windows и MS Word. Вот некоторые из часто используемых сочетаний клавиш MS Word: 

• Ctrl + A : Выбрать все содержимое вашего документа
• Ctrl + C: Копировать
• Ctrl + V: Вставить
• Ctrl + S: Сохранить
• Ctrl+ X: Вырезать
• Ctrl+N: создать новый документ
• Ctrl+b: полужирный
• Ctrl+Z:  Отменяет последнее действие.
• Ctrl+ F: Найти
• Ctrl+H: Заменить
• Ctrl+T: Создать висячий отступ.
• Ctrl+U: Подчеркнуть выделенный текст.
• Ctrl+ I: Курсив
• Ctrl+K — Вставить гиперссылку
• Ctrl + Enter : Вставить автоматический разрыв страницы
• Двойной щелчок и Тройной щелчок : Выберите слово или абзац
• Ctrl + Shift + C : Скопируйте форматирование выделенного текста
• Ctrl + Shift + N : применить обычный стиль
• Ctrl + F : открыть вкладку «Найти»
• Ctrl + Z : Отменить последнее действие
• Ctrl+N: Создать новый документ
• Ctrl+z : Отменить

Многие пользователи считают, что внешняя клавиатура с сочетаниями клавиш для MS Word лучше и эффективнее. Для пользователей с нарушениями подвижности или зрения использование сочетаний клавиш может быть проще, чем использование сенсорного экрана, и они являются существенной альтернативой использованию мыши.

Если вы хотите узнать больше, прочитайте наше руководство по ярлыкам Windows, которые упрощают вашу жизнь, чтобы лучше понять, как они могут повысить вашу производительность. У нас также есть универсальный список сочетаний клавиш Microsoft Word, которые помогут вам узнать больше. Найдите полное руководство по сочетаниям клавиш в Word в этой публикации Microsoft.

2. Удаляйте слова целиком

Не так много людей знают, что удаление целых слов за один раз — это уловка для повышения производительности.

Иногда вам нужно перефразировать предложение или просто удалить его из абзаца. Вы можете двигать мышью и выбирать его, однако вы также можете быстро избавиться от него, удерживая одну клавишу.

Вы можете удалить слово целиком, удерживая клавишу Ctrl вместе с Backspace , чтобы немного ускорить работу. Повторяйте это и быстро удаляйте предложения или даже целые абзацы.

3. С легкостью добавляйте текст-заполнитель

Знаете ли вы, что есть встроенный « Lorem ipsum ”генератор в Microsoft Word? Вы можете использовать его для быстрого добавления замещающего текста, не выходя из приложения и не находя его в Интернете.

Чтобы быстро получить замещающий текст в документе, введите = rand (P, L) или = lorem (P, L) , заменив буквы в скобках цифрами. Буква «P» соответствует количеству абзацев, которое вы хотите. Буква «L» определяет количество строк в каждом абзаце.

Например, набрав = lorem(2,6) сгенерирует текст « Lorem ipsum » длиной в два абзаца, каждый из которых содержит шесть строк текста.

Если вам нужен другой заполнитель, используйте вариант rand . Это позволит вставлять случайные предложения из файлов справки Word вместо выдуманного языка « Lorem ipsum ».

4. Печатайте в любом месте на своих страницах в MS Word

Если вы когда-либо использовали Microsoft Publisher, вы знаете, что возможность писать в любом месте страницы открывает множество возможностей. Знаете ли вы, что это возможно и в Microsoft Word?

Дважды щелкните место, с которого должен начинаться текст, и начните печатать, как обычно. Это значительно упростит создание таблиц и разработку макетов страниц.

5. Узнайте, как использовать Smart Lookup

Выбрав слово и щелкнув его правой кнопкой мыши, вы можете использовать инструмент под названием Smart Lookup .

Используя его, вы можете быстро выполнять поиск в Интернете из самого Word. Получите информацию о слове, такую ​​как его определение, происхождение слова, произношение и многое другое.

6. Настройте интерфейс ленты

У вас есть набор инструментов, который вы хотите использовать проще и быстрее, или вы просто устали от стандартной ленты, предоставляемой Microsoft? Вы можете быстро и легко изменить ленту.

Перейдя в меню Файл , затем нажав Параметры , вы увидите параметр Настроить ленту . Здесь вы можете увидеть ленту, разбитую на вкладки. Теперь вы можете изменить отображаемые в нем команды, чтобы сделать работу с Word более персонализированной.

Это сделает вашу работу с Word более индивидуальной и позволит вам быстро получить доступ к наиболее часто используемым инструментам. Ускорьте свой рабочий процесс, имея все необходимое одним щелчком мыши.

7. Используйте темный режим в MS Word, чтобы избежать напряжения глаз

Используйте другую цветовую тему, если у вас чувствительные глаза или вы предпочитаете другой вид, чем яркий белый и синий по умолчанию. У вас есть возможность изменить цветовую схему на более мягкую сепию или использовать темную инверсную тему, чтобы вам было легче читать страницы. Не нужно беспокоиться — документ остается прежним для всех остальных.

У нас есть подробное руководство по использованию темного режима в Microsoft Word.

Заключительные мысли

Мы надеемся, что эта статья помогла вам узнать больше о Microsoft Word и о том, насколько это мощный инструмент.

Мы рады, что вы дочитали до этого места 🙂 Спасибо 🙂

Возвращайтесь на нашу страницу в любое время, когда вам потребуются дополнительные указания относительно приложения Microsoft для обработки текстов и много других руководств по устранению неполадок, советов, рекомендаций, сравнений приложений и многого другого.

Если у вас есть лишняя минутка, поделитесь этими 7 лайфхаками для Microsoft Word в своих социальных сетях. Кому-то еще тоже может быть полезно.

Кроме того, подпишитесь на нашу рассылку, чтобы первыми читать статьи о современных технологиях из нашего блога и справочного центра. Мы регулярно публикуем учебные пособия, новостные статьи и руководства, которые помогут вам в повседневной работе с технологиями.

Рекомендуемые чтения редактора

» Как эффективно спланировать свой день
» Google Docs или Microsoft Word: какой из них подходит вам?
» Что нового в Office 2021: все, что вам нужно знать
» Безумно простой способ повысить производительность с помощью Microsoft Word
» 14 лучших хитростей и советов по Microsoft Word, которые вы должны знать 2023

Есть определенные вещи, которые составляют основу вашего обычного рабочего дня. Кофе. Ваш надежный список дел. Электронная почта. И, если вы похожи на большинство людей, Microsoft Word.

Да, в то время как другие программы для обработки текстов, такие как Google Docs, в последние годы обогнали Microsoft Word за свои деньги, Word по-прежнему остается проверенным и верным стандартом во многих офисах (просто спросите 1,2 миллиарда человек во всем мире, которые используют Microsoft Office ).

В целом, Word довольно прост в использовании — он не таит в себе такого же уровня запугивания и таинственности, как, например, Microsoft Excel.

Но, даже если вы считаете себя довольно опытным пользователем Microsoft Word, вероятно, есть еще несколько вещей, которые вы можете изучить, чтобы работать еще эффективнее и результативнее.

Нравится что? Что ж, давайте засучим рукава и углубимся в детали шести различных хаков Microsoft Word, которые сэкономят вам массу времени и нервов. Вскоре вы будете удивляться, как раньше жили без них.

Хотите узнать больше?

Поднимите свои навыки работы с Microsoft Office на новый уровень с нашей подробной (и бесплатной) электронной книгой!

Введите адрес электронной почты

1.

Начните с шаблона

Этот первый трюк до боли прост, но его часто упускают из виду. Итак, мы знали, что не можем не упомянуть здесь красоту шаблонов.

Вы всегда начинаете с нуля? Всегда ли вы выбираете полностью пустой документ, независимо от того, что вы создаете?

Просмотр некоторых существующих шаблонов Word может сэкономить массу времени.

Word предлагает множество полезных шаблонов, от резюме до брошюр, которые могут избавить вас от всех головных болей, связанных с форматированием (и помочь вам получить отточенный и профессионально выглядящий документ).

Итак, как их найти? Когда вы открываете Word, вместо того, чтобы создавать пустой документ, вы можете сразу же просмотреть несколько различных параметров шаблона и даже использовать панель поиска, чтобы найти что-то конкретное.

Не видите этот экран при открытии Word? Не беспокойся. Перейдите в меню «Файл» в Word, а затем выберите «Создать из шаблона» (или просто «Создать» на ПК), чтобы просмотреть различные варианты, которые у вас есть под рукой.

ПРИМЕЧАНИЕ: Хотите сойти с ума и создать свой собственный шаблон? Когда ваш документ настроен так, как вы хотите, нажмите «Файл», «Сохранить как шаблон» и назовите его соответствующим образом. У вас будет все готово для тех документов, которые вы делаете неоднократно. На ПК нажмите «Файл» —> «Сохранить как» —> «Обзор» в папку, в которую вы хотите сохранить файл, и в разделе «Тип файла» выберите «Шаблон Word (*.dotx)». ” из выпадающего списка.

2. Знайте свои сочетания клавиш

Если вы тот человек, который постоянно раздражает ваших коллег, лихорадочно щелкая мышью, как сумасшедший, пришло время ознакомиться с некоторыми сочетаниями клавиш.

В Word так много полезного (серьезно, ознакомьтесь с нашим списком из 99 ярлыков Microsoft Word для ПК и Mac).

Мы не можем поделиться ими всеми здесь. Но вот несколько наших любимых сокращений, которые избавят вас от хлопот в некоторых распространенных сценариях:

Shift F3 на ПК / FN Shift F3 на Mac: случайно набрали что-то БОЛЬШИМИ БУКВАМИ? Нет необходимости перепечатывать это. Просто выделите текст, а затем нажмите этот ярлык. При этом будут переключаться все стили — прописные, строчные и заглавные.

* и Пробел : Хотите быстро создать маркированный список, не отходя от того места, где вы находитесь в документе? Введите звездочку, а затем нажмите пробел, и вы сразу же начнете свой список!

CTRL A : У вас есть длинный (или короткий!) документ, и вам нужно выделить его целиком — без бесконечной прокрутки? Это быстрое сочетание клавиш выделит весь текст за вас.

Опять же, существует множество различных сочетаний клавиш, которые вы можете использовать для ускорения работы в Microsoft Word — это едва ли поверхностно!

Лучше всего определить некоторые задачи, которые вы постоянно выполняете в Word, а затем посмотреть, существуют ли для них сочетания клавиш.

Если нет? Вы также можете настроить свои собственные сочетания клавиш! Узнайте больше прямо здесь.

3. Сохраните ваше любимое форматирование

Предположим, что у вас есть документ, который вы постоянно создаете, например, еженедельный отчет.

Каждую неделю вы сбрасываете одно и то же форматирование текста.

Хорошая новость: в этом больше нет необходимости! Используя «Быстрые стили» Microsoft Word, вы можете сохранить все эти настройки форматирования, чтобы они были готовы к использованию в следующий раз, когда вам нужно будет создать документ.

Давайте рассмотрим пример с заголовком еженедельного отчета. Каждую неделю я переформатирую этот заголовок, чтобы он был выделен жирным шрифтом, располагался по центру и имел размер шрифта 18.

Как лучше это сделать? После того, как вы отформатировали его, выделите этот текст, а затем перейдите в меню «Панель стилей» на ленте «Главная». Нажмите кнопку «Новый стиль», назовите его соответствующим образом, а затем — бум! — вы сохраните его там для будущего использования.

Теперь вы можете просто выделить необходимый текст и применить эти правила форматирования одним нажатием кнопки.

Хотите узнать больше о «Быстрых стилях»? Ознакомьтесь с собственной разбивкой Microsoft о том, как использовать их в своих интересах.

4. Подготовьте предложения и фразы.

Подобно тому, как вы можете быстро вставлять форматирование и стили, вы также можете вставлять общие фразы или предложения, которые вы используете, одним нажатием кнопки.

Довольно удобно, правда?

Придерживаясь того же примера еженедельного отчета, предположим, что мне всегда нужно включать правовую оговорку внизу. Вместо того, чтобы копировать и вставлять его из прошлого отчета или каждый раз переписывать его, я мог бы сохранить этот отказ от ответственности как «Автотекст».

Для этого я набросал заявление об отказе от ответственности, а затем выделил его. Затем я нажму «Вставить» в самом верху, перейду к «Автотекст» и затем нажму «Создать». Оттуда я могу назвать этот фрагмент текста (например, «Отказ от ответственности за еженедельный отчет») и сохранить его. На ПК эти шаги: Вставка —> Экспресс-блоки —> Автотекст —> Сохранить выделение в галерее автотекста —> Назовите фрагмент текста.

Как только он будет сохранен, я смогу легко вставить его в будущие документы!

5. Улучшите свои навыки копирования и вставки

Мы все любим копировать и вставлять. Но когда вам нужно делать это снова и снова, может раздражать необходимость постоянно возвращаться к исходному документу и копировать фрагменты по одному.

К счастью, есть хитрость, которая поможет вам улучшить вашу игру с копированием и вставкой! Он называется Spike и избавляет от копирования и вставки по одному за раз.

Это может звучать как кадр из боевика, но Spike довольно прост в использовании.

Выберите текст, который вы хотите переместить в Spike (здесь хранятся ваши скопированные фрагменты и кусочки), а затем нажмите COMMAND + FN + F3 (или CTRL + F3 на ПК). Вы заметите, что ваш текст исчез — это означает, что он был перемещен в Spike и хранится там.

Просто хотите скопировать свой текст в Spike и оставить его там, где он находится в этом документе? Немедленно нажмите COMMAND + Z (или CTRL + Z на ПК). Это восстановит текст, сохраняя при этом версию в Spike.

Продолжайте копировать то, что вам нужно, используя сочетание клавиш COMMAND + FN + F3.

Когда вы будете готовы вставить всю эту информацию? Просто нажмите COMMAND + SHIFT + FN + F3 (или CTRL + SHIFT + F3 на ПК). Это очищает Spike и вставляет всю необходимую информацию туда, где она вам нужна.

6. Воспользуйтесь поиском и заменой

Вы сделали ошибку в документе? Например, возможно, вы неправильно написали чью-то фамилию — она должна была быть «Смит», но она указана как «Смит».

Думаете, вам нужно просмотреть весь документ и исправить ошибку везде, где она появляется?

Подумайте еще раз. В Word есть функция «Найти и заменить», которая может помочь вам немедленно исправить ошибку, исправив ее только один раз вручную.

Перейдите в главное меню «Правка» Word. Оказавшись там, прокрутите вниз до «Найти», а затем выберите «Заменить». В этом всплывающем окне введите ошибку, которую вы хотите найти, а также правильную версию, на которую ее следует заменить.

This entry was posted in Популярное