Google Календарь: как создать, как пользоваться и добавлять напоминания

У Google много удобных сервисов собственной разработки. Сегодня поговорим о календаре, который помогает планировать время и избавляет от необходимости держать в голове одновременно несколько задач.

В статье разберем, что такое Google Календарь, как он работает, и какие в нем есть функции.

Реклама

Читайте также: Лучшие системы управления проектами

Что такое Google Календарь и как его можно использовать для планирования

Google календарь — это планировщик задач. В нем создаются карточки — задачи, которые нужно выполнить в определенные дни. По всем заданиям приходит уведомление на почту. Если какие-то задачи не выполнены или не требуют срочности, можно перенести их в календаре на другой день. Инструмент универсальный и подходит, как для ежедневных рутинных задач, так и для планирования бизнес процессов.

Что можно сделать в Гугл Календаре:

• To-do лист с бытовыми задачами — провести генеральную уборку, погулять с собакой, сходить на йогу, проверить почту, купить продукты;
• Контент план — удобно для тех, кто ведет свой блог, канал, страницу в соцсетях. Можно расписать темы эфиров, их количество и продолжение, в какой день выкладывать публикации;
• Список задач для сотрудников — создайте несколько календарей для сотрудников и распишите задачи для каждого на неделю или месяц. Также любой сотрудник может сам составить свой мини-план и контролировать его выполнение. Календарь часто используют для совместной работы над проектами.
• Расписание встреч — поможет не пропустить важную встречу.
• План уроков — подходит для учителей и репетиторов.
• Напоминание о мероприятиях — чтобы помнить про дни рождения, планировать встречи с друзьями и другие знаменательные события.

Кому подходит календарь — всем, кому нужен удобный, надежный  и бесплатный планировщик. Им пользуются блогеры, фрилансеры, предприниматели, учителя, сотрудники компаний и просто те, кому важно соблюдать распорядок дня.

Для Гугл Календаря есть мобильное приложение, чтобы отслеживать задачи с телефона, но можно работать и в веб версии.

Возможности, функции, настройка

Познакомимся с возможностями календаря. Как их настроить и правильно использовать.

Создание своего календаря

Основная функция сервиса — календарь, в который добавляются задачи. Можно создать сразу несколько календарей, например, «Бытовое», «Работа», «Задачи по проекту Х», но пока мы остановимся на одном — все остальные создаются по аналогии.

Заходим в Google Календарь. По умолчанию открывается неделя, но можно изменить режим на дневной, месячный, годовой или в виде расписания. Для этого нужно нажать на кнопку «Неделя» возле шестеренки и выбрать нужный режим.

Можно работать в том календаре, который создался автоматически или сделать отдельный календарь, для этого в списке календарей находим пункт «Другие календари» и нажимаем на плюс, во всплывающем окне кликаем «Создать календарь».

Вводим название и описание календаря, дальше жмем на кнопку «Создать календарь».

Как добавить карточку с заданием к календарю

Есть 2 способа, первый — через кнопку создать. Нажимаем на нее.

Пишем название карточки, ее тип — мероприятие, напоминание, задание. Указываем время. Добавляем описание и местоположение (если нужно), можно сразу добавить гостей, то есть настроить совместный доступ. Им на почту придет уведомление о созданной карточке. Есть еще расширенные настройки, их можно заполнить позже, уже после создания карточки. Как и подключить совместный доступ. После первоначальных настроек жмем «Сохранить».

Второй способ добавления карточек удобнее — нужно просто кликнуть на нужный прямоугольник в сетке, и создается карточка. Настройки такие же, как в предыдущем варианте.

Есть еще третий способ — через кнопку «Задачи» — синий круг с карандашом в правой части календаря.

Если воспользоваться им, то карточка создается не в сетке, а над ней.

Первые 2 способа синхронизируются с мобильным приложением, а карточки, созданные через «Задачи» остаются в веб-версии календаря.

После создания карточек с заданиями получается день, неделя или месяц в виде таблицы, в которой сразу видно, когда есть свободное время.

Созданные карточки можно редактировать. Для этого жмем на карточку, а затем на символ карандаша. Либо можно просто 2 раза кликнуть левой кнопкой мыши по карточке.

Здесь можно изменить текущие настройки, например, время и дату или добавить новые — настроить количество и частоту уведомлений, время их прихода (например, за полчаса), разрешения для совместного доступа.

Карточки можно переносить на другие дни обычным перетаскиванием. Это нужно для того, чтобы не создавать новую карточку, если вдруг вы не успели выполнить задачу вовремя.

По умолчанию на главной странице сервиса показывается общий календарь, куда могут входить все остальные. Можно отключить видимость некоторых календарей — нужно просто снять галочку в их перечне.

Настройка цветов

Карточки можно обозначать определенным цветом. Это делается для того, чтобы не путаться в задачах. Очень удобно, особенно, если вы работаете одновременно над несколькими проектами.

Цвет назначается двумя способами:

1. При расширенном редактировании карточки — нужно нажать на цветной круг рядом с почтовым адресом и выбрать цвет.
2. В самом календаре — нажимаем правой кнопкой мыши на карточку и выбираем цвет. Здесь же можно удалить карточку.

Опция «Повестка дня»

Если ее включить, то каждый день в определенное время вы будете получать на электронную почту список задач на день. Заходим в настройки конкретного календаря (находим календарь в списке, нажимаем 3 точки — Настройки и общий доступ).

В настройках находим пункт Другие уведомления, дальше Повестка дня, нажимаем на галочку и выбираем Электронная почта (по умолчанию стоит Нет).

Расписание

Расписание — это тип календаря, который показывает мероприятия списком, а не таблицей. Находится вверху рядом с шестеренкой, там, где мы выбираем тип календаря — день, неделя, год.

Смена владельца

По умолчанию, вы — владелец всех созданных карточек, но можно назначить другого человека владельцем, тогда у него будет полный контроль над карточкой. Для этого нажимаем на карточку, затем на 3 точки (справа от конверта), в открывшемся окне жмем «Смена владельца». Далее нужно указать почту другого человека.

Синхронизация с сервисами

Календарь можно связать с другими сервисами, особенно если они гугловские, например, заметки Google Keep, уже встроены в календарь — оранжевый значок.

Больше интеграций можно найти, если нажать на 3 точки в правой части календаря, а затем «Установить дополнения».

Здесь в основном сервисы для бизнеса — Zoom, CRM, облачные хранилища, хотя календарь совместим и с другими сервисами, которых нет в этом списке. Например, с Trello.

Карточки из Trello можно добавить в Гугл Календарь. Заходим в меню Trello — добавить улучшения, находим в списке сервисов Календарь и добавляем его в меню.

В меню появился значок календаря, нажимаем на него и в открывшемся окне выбираем «Редактировать настройки Улучшений».

Выскакивает предложение включить синхронизацию с личным Гугл календарем, включаем и выпадает окошко с ссылкой. Нужно скопировать эту ссылку.

Затем идем в Гугл Календарь, нажимаем на плюсик, чтобы добавить новый календарь.

И далее нажимаем «Добавить по URL».

В открывшемся окне нужно вставить ссылку, которую мы скопировали в Trello.

С какими еще сервисами можно синхронизировать Календарь:

• Outlook;
• Таланто;
• Todoist;
• Windows календарь на ПК;
• GetCourse.

Есть удобный инструмент albato, через который можно настроить интеграцию календаря с десятками сервисов.

Печать

Можно распечатать календарь и повесить его на видное место. Для этого нажимаем на значок шестеренки вверху над календарем и жмем распечатать. Также можно распечатать отдельно карточку, для этого жмем на карточку — 3 точки — Распечатать.

Планируем дни рождения/мероприятия/события

Для дней рождения и памятных дат можно воспользоваться готовым календарем, который есть по умолчанию у всех пользователей сервиса.

Он ничем не отличается от других календарей, но чтобы было проще создать карточки, привязанный к датам, лучше переключиться на вид календаря «Год» в общих настройках (шестеренка), выбрать нужный день и уже в нем создать карточку с напоминанием.

Защита от СПАМА (когда его рассылают)

Иногда мошенники рассылают спамные приглашения на мероприятия владельцам почты на gmail. Карточки с мероприятием автоматически добавляются в календарь. В карточках содержится реклама и ссылки на другие сайты. Что делать:

1. Если спама мало, и он появляется редко, можно просто заблокировать карточки и адреса отправителей. Кликаем 2 раза на карточку, открываются настройки, нажимаем на кнопку «Дополнительные действия» и в списке находим «Отметить как спам».
2. Если спама много, и его рассылают с разных адресов, то, скорее всего придется удалить календарь, чтобы потом создать новый. Выбираем календарь из списка, жмем на 3 точки — Настройки и общий доступ.

В настройках нажимаем Удаление календаря и подтверждаем действие.

В будущем, чтобы избежать спама, советуем проделать такие шаги:

• зайти в общие настройки календарей (шестеренка) и в пункте Мероприятия найти подпункт «Автоматически добавлять приглашения». В нем нужно выбрать строчку «Нет, показывать только приглашения, на которые получен ответ».
• там же, в общих настройках найти раздел Мероприятия из Gmail и снять галочку с пункта «Автоматически добавлять мероприятия из Gmail в календарь».
• зайти в настройки конкретного календаря, пункт «Автоматически принимать приглашения», и там выбрать «Автоматически принимать не конфликтующие между собой приглашения». Если на определенный день уже назначено мероприятие, то карточка со спамом на этот же день и время не пройдет.

Если это все не помогает, нужно настраивать антиспам фильтры на почте в Gmail.

К сожалению, у этих способов есть и минусы, во-первых они могут лишь частично защитить от спама,  во-вторых, можно случайно пропустить не спамные мероприятия.

Совместная работа

Удобно, если над проектом работает несколько сотрудников, или вы используете календарь для расписания планерок. Например, у вас запланирована онлайн конференция в Zoom. Можно создать карточку в календаре и открыть доступ всем участникам конференции — они получат дополнительные уведомления, кроме тех, что рассылает сам Zoom.

P.S. Как работать в Zoom, мы уже писали.

Можно дать доступ ко всему календарю или к конкретной задаче. Как это сделать:

1. Открываем доступ к календарю. Выбираем нужный календарь в списке слева, нажимаем на 3 точки, далее Настройки и общий доступ.

В настройках выбираем «Разрешения на доступ» или «Доступ для отдельных пользователей».

Можно включить общий доступ по ссылке или разослать индивидуальные приглашения на почту. Принцип такой же как в Гугл Доках.

2. Открываем доступ к карточке. Выбираем карточку и открываем расширенное редактирование — значок карандаша. В поле Гости вводим нужные емейл адреса или выбираем из адресной книги. Сразу под этим пунктом настройка разрешений для гостей, например, если оставить галочки, как на скрине, гости смогут приглашать других людей, но не смогут менять содержимое карточки. Также можно настраивать роли для каждого конкретного участника.

Заключение

Гугл Календарь — удобный и бесплатный инструмент для планирования как личных, так и рабочих задач. Его часто используют для совместной работы над проектами, как напоминание о встречах или как To-do лист. Для более удобной работы можно синхронизировать онлайн календарь с мобильным приложением.

Другие статьи про сервисы Google:

• Google Meet — бесплатный сервис видеоконференций
• Сервис для перевода горизонтального видео в вертикальное
• Google Data Studio — для отчетов
• Настройка рекламы в Google Ads

Календари — Help Mail.ru. Почта на Android

• Создание календаря
• Данные о календаре
• Показ календаря в расписании
• Подписка на события

Вы можете создавать календари для разных типов событий, например личных, рабочих, спортивных или других.

Создание календаря

Чтобы создать календарь:

1. Перейдите  в левом нижнем углу.

2. Нажмите «Добавить». 

3. Заполните данные о календаре.

4. Нажмите «Добавить».

Вы вернётесь к списку доступных календарей и в нём появится только что созданный календарь.

Чтобы отредактировать этот календарь, нажмите на его название, введите новые данные и сохраните их.

Если вы изменяете настройки уведомлений уже существующего календаря, они будут применены только к новым событиям. Если вы хотите изменить напоминания о ранее созданных событиях, вы можете настроить их для каждого события отдельно.

Данные о календаре

Показ календаря в расписании

Чтобы видеть события из определённого календаря на календарной сетке в режиме «День» или в списке в режиме «Повестка»:

1. Перейдите  в левом нижнем углу.

2. Отметьте галочку рядом с названием календаря.

События из этого календаря появятся на календарной сетке и в списке «Повестки». 

Чтобы скрыть календарь, перейдите  и уберите галочку рядом с его названием. 

Подписка на события

Вы можете выбрать интересные события, чтобы видеть их в своём календаре и не пропускать: праздники, кинопремьеры, исторические события этого дня, расписание футбольных и хоккейных матчей.

Чтобы подписаться на интересные события:

1. Перейдите в  в левом нижнем углу.

2. Нажмите «Добавить» в разделе «События».

3. Отметьте события и сохраните.

Отмеченные события появятся в вашем календаре.

Как создавать календари на iPhone и iPad

Календарные приложения, такие как Google Calendar или Outlook, могут привлечь к себе внимание. Но календарь, который поставляется с вашим iPhone или iPad, также универсален и удобен. Вы можете уменьшить количество используемых приложений, полагаясь на Календарь для напоминаний и Часы. Когда эти инструменты будут синхронизированы с вашим календарем, вы сможете сохранить свое расписание. Это может показаться не таким уж большим делом. Но время, которое вы сэкономите на переключении между приложениями, может быстро возрасти. Простая синхронизация ваших календарей считается хаком для повышения производительности.

Конечно, чтобы максимально эффективно использовать Календарь iPhone или iPad, сначала нужно научиться его создавать и управлять им. И это именно то, что мы собираемся охватить.

Создайте календарь в iCloud.

Прежде чем мы зайдем слишком далеко вперед, убедитесь, что вы настроили календарь iCloud на своем мобильном устройстве Apple. Если это ваш первый раз, вам нужно перейти в «Настройки» > [ваше имя] > iCloud (или «Настройки» > iCloud). Далее введите свой Apple ID и пароль. Затем вы можете включить функции, которые хотите использовать.

После настройки и включения календаря вы можете начать создавать календари на своем iPhone или iPad.

Следует отметить, что Календарь iCloud уже поставляется с двумя календарями; Дом и работа. У вас есть выбор переименовать их или удалить один из них. Apple требует, чтобы по крайней мере один календарь всегда отображался в списке.

Если вы хотите создать новый календарь, просто:

• Щелкните всплывающее меню «Действие». Это значок, который выглядит как шестеренка и находится на боковой панели.
• Выберите Новый календарь.
• Введите имя нового календаря и нажмите клавишу «Ввод» или «Ввод».

Ваши календари теперь перечислены на боковой панели слева.

После создания нового календаря он автоматически выбирается, чтобы вы могли начать добавлять в него события.

Создание событий календаря в iCloud,

У вас есть возможность создавать повторяющиеся, одноразовые, однодневные и многодневные события в календаре iCloud. Вы также можете поделиться им с другими, установить оповещения и добавить заметки и вложения.

Чтобы добавить события в новый календарь, выполните следующие действия:

Нажмите кнопку Добавить , расположенную в правом нижнем углу.

Введите название и место проведения мероприятия. Не забудьте указать детали в полях. Это включает в себя дату, а также время начала и окончания. Время окончания автоматически устанавливается на один час. Но вы можете изменить это, коснувшись поля Ends . Вы также можете установить часовой пояс и указать, является ли событие «весь день», «многодневное» или «повторяющееся».

Если хотите, здесь вы также можете добавлять вложения, устанавливать оповещения и приглашать других людей.

Наконец, нажмите OK.

Вот и все. Легко, верно?

Вы также можете легко добавить календарь Apple , добавить подписки на календарь, например праздники, расписание спортивных мероприятий или даже выпуски игр.

Все, что вам нужно сделать, это открыть Календарь и нажать кнопку Календари в верхнем левом углу окна. Это отобразит список календарей, на которые вы можете подписаться. Далее в строке меню выбираем Редактировать > Получить информацию. Наконец, выберите iCloud в меню Location и нажмите OK.

Обновляйте свой календарь с помощью iCloud.

Что делать, если вам нужно добавить, изменить или удалить событие в календаре iCloud? Их также легко обновить.

Сначала убедитесь, что вы используете последнюю версию iOS и вошли в свою учетную запись. Затем вы захотите установить календарь по умолчанию — обычно это ваш домашний или рабочий календарь. Таким образом, когда вам нужно добавить важную встречу или событие, вы можете сделать это, не переключаясь между несколькими календарями.

Чтобы установить календарь по умолчанию, перейдите в «Настройки» > «Календарь».

Нажмите Календарь по умолчанию .

Выберите календарь, который вы хотите использовать по умолчанию. Обычно это первый календарь, который вы сделали.

Если вам нужно добавить событие в определенный календарь, нажмите Календарь , а затем нажмите дату события. Затем щелкните значок Добавить . Затем вы можете выбрать календарь, в который хотите добавить новое событие, а также детали события или встречи.

Чтобы изменить событие, откройте Календарь и выберите событие, которое необходимо изменить. Коснитесь Изменить и внесите соответствующие изменения, например, обновите время или место начала/окончания.

Если встреча или событие были отменены, вы также можете удалить их из своего календаря. Снова откройте Календарь и выберите запись, которую нужно удалить. Затем просто нажмите Удалить событие.

Теги: создание календаря, календарь iCloud

Настройка нескольких календарей на iPhone

В приложении «Календарь» на iPhone можно настроить несколько календарей для отслеживания различных событий. Вы можете отслеживать все свои события и встречи в одном календаре, но дополнительные календари легко настроить, и это отличный способ оставаться организованным.

Настройка календаря

1. Нажмите «Календари» внизу экрана, затем нажмите «Добавить календарь».

2. Выполните одно из следующих действий:

   • Создание календаря iCloud: Коснитесь «Добавить календарь», введите имя календаря, затем выберите для него цвет.

   • Подписка на внешний календарь, доступный только для чтения: Нажмите «Добавить календарь подписки», введите URL-адрес файла .ics, на который вы хотите подписаться (и любую другую необходимую информацию о сервере), затем нажмите «Подписаться».

   • Добавить календарь праздников: Коснитесь «Добавить календарь праздников», коснитесь календаря праздников, на который хотите подписаться, затем коснитесь «Добавить».

Вы также можете подписаться на календарь iCalendar (.ics), коснувшись ссылки на него.

См. Использование календаря праздников на iPhone.

Отписаться от календаря

Вы можете отписаться от календаря, на который вы подписаны. Когда вы отмените подписку, вы также можете сообщить о ненужном календаре.

1. Нажмите «Календари» в нижней части экрана.

2. Нажмите рядом с календарем, от которого хотите отказаться.

3. Нажмите «Отменить подписку», затем нажмите «Отменить подписку» или «Отменить подписку и сообщить о нежелательной почте».

   Примечание: Когда вы нажмете «Отменить подписку» и «Сообщить о нежелательной информации», календарь будет отправлен в Apple как подозрительная нежелательная подписка.

Просмотр нескольких календарей одновременно

Чтобы просмотреть несколько календарей, коснитесь «Календари» в нижней части экрана, затем выполните одно из следующих действий:

• Выберите календари, которые хотите просмотреть.

• Нажмите «Праздники США», чтобы включить национальные праздники в свои мероприятия.

• Нажмите «Дни рождения», чтобы включить дни рождения из контактов в свои мероприятия.

Установить календарь по умолчанию

Вы можете установить один из ваших календарей в качестве календаря по умолчанию. Когда вы добавляете событие с помощью Siri или других приложений, оно добавляется в ваш календарь по умолчанию.

1. Выберите «Настройки» > «Календарь» > «Календарь по умолчанию».

2. Выберите календарь, который вы хотите использовать в качестве календаря по умолчанию.

Включить уведомления о событиях календаря

Вы можете включить уведомления о событиях для календарей, которые вы создаете или на которые подписаны.

1. Нажмите «Календари» в нижней части экрана.

2. Нажмите рядом с календарем.

3. Перейдите к Оповещениям о событиях в разделе Уведомления, чтобы включить или отключить оповещения о событиях.

4. Нажмите Готово.

Изменение цвета календаря

1. Нажмите «Календари» внизу экрана.

2. Нажмите рядом с календарем, затем выберите цвет.

3. Нажмите Готово.

   This entry was posted in Популярное