Как совместно работать в Google Документах – sdelano.media

Согласовать комментарий/рекламный текст, командой накидать идеи, создать виртуальную доску для совместной работы с учениками или использовать файл как тетрадь для выполнения домашнего задания — все это удобно делать в Google Документах. Достаточно создать документ на диске, настроить в нем доступ и отправить ссылку нужным людям.

Настройки доступа в сервисе позволяют предоставить пользователям определенные права: 

• читатель — может открывать файл, но не вправе редактировать его или делиться им с кем-то ещё.
• комментатор — может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
• редактор — может редактировать файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.

Как открыть доступ конкретным пользователям

Настраивайте доступ конкретным пользователям в Google Документах в том случае, если хотите, чтобы в файле работала только команда, и к нему не мог подключиться, кто угодно. Обязательно: у адресата должен быть аккаунт и почта в Google.

В правом верхнем углу нажмите синюю кнопку «Настройки доступа». В верхней строке (предоставьте доступ пользователям и группам) введите e-mail адресата. Добавьте его, выберите права доступа: читатель, комментатор или редактор.

Параметры доступа можно расширить — нажмите на «шестиренку» (в правом верхнем углу всплывающего окна). При необходимости отметьте галочкой:
 

• пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа;
• разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.

Как открыть доступ по ссылке

Открывая доступ по ссылке, вы выкладываете документ в свободный доступ. Работать с файлом смогут даже те, у кого нет аккаунта в Google.

Кликните в правом верхнем углу экрана на синюю кнопку «Настройки доступа». В нижней части всплывающего окна (скопировать ссылку) нажмите «Изменить». Выберите, какими правами готовы поделиться.

Доступ ограничен — открыть файл по ссылке могут только добавленные пользователи.

Доступны пользователям, у которых есть ссылка. Здесь также устанавливаются права для просмотра, для комментирования и для редактирования.

Нажмите копировать ссылку и отправьте ее или опубликуйте в социальных сетях.

Удалить документ можете только вы. Даже если кто-то сотрет все содержимое — вы сможете восстановить текст через историю изменений.

Как открыть общий доступ

Чтобы текстовый файл, размещенный на вашем Google Диске, индексировался поисковыми системами, и вы могли его встроить на сайт, документ нужно опубликовать в интернете. Нажмите «Файл» — «Опубликовать в Интернете» — «Опубликовать». Перейдя на вкладку «встроить» получите код.

Чуть подробнее про права комментатора

Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы. Их заметки появятся на поле справа. Для этого надо выделить текст и нажать на значок цитаты (в верхнем меню, он также появится на границе документа справа).

Здесь можно написать замечание или переписать некрасивое предложение. Чтобы убрать комментарий — щелкните по кнопке «Вопрос решен». Заметка отправится в архив. Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».

Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.

Пользователи с уровнем доступа «Комментатор» могут дописывать/переписывать/удалять фрагменты текста. Но правка не вносится автоматически, это происходит после того, как ее одобрит владелец файла.

На полях появятся комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если владелец даст добро — изменения сразу вступят в силу.

Как сделать ссылку на определенную часть документа Google – GmodZ.ru

Google Docs – невероятно полезная программа для работы с письменными документами. Но при просмотре файла, состоящего из сотен страниц, может быть сложно найти конкретную часть, на которую нужно сослаться. К счастью, есть ярлык, позволяющий указывать прямые ссылки на определенный абзац документа.

Вы можете вставить ссылку в виде заголовка или закладки, которая приведет вас прямо к разделу, на который вы хотите сослаться. Кроме того, вы можете создать общую ссылку, чтобы поделиться ею со всеми, у кого есть доступ к документу, которая направит их прямо к нужному вам разделу.

Если это похоже на сценарий, который вы могли бы использовать, следите за обновлениями. В этой статье мы поделимся пошаговыми инструкциями о том, как управлять вашим Документом Google, чтобы было проще находить определенные части.

Ссылка на определенную часть Документа Google с закладкой

Закладки — это полезные функции в цифровых документах, которые позволяют читателям отмечать свой прогресс или выделять важную информацию, содержащуюся в их файлах. Они также являются наиболее эффективным методом, который вы можете использовать для ссылки на абзац в Документах Google. Это позволяет вам связать один раздел файла с определенным словом, фразой, предложением или абзацем простым нажатием кнопки.

Пользователи могут установить закладку и создать общую ссылку для этого раздела. или вставьте закладку в текст, который будет ссылаться на другой раздел текста.

Установка закладки в Документах Google

1. Откройте документ, который хотите отредактировать, в Документах Google.
2. Поместите курсор в начало слова, предложения или абзаца, где вы хотите вставить ссылку.
3. Перейдите к “Вставить” меню вверху страницы и выберите “Закладка” вариант.
4. Лента будет вставлена ​​рядом с тем местом, где вы поместили курсор в документе. Нажмите на значок ленты.
5. Вы можете выбрать удаление закладки или получить ссылку на него. Нажмите на кнопку “Копировать и вставить” Значок с надписью “Скопировать ссылку”
6. Теперь ссылка будет скопирована, и вы сможете отправить ее любому, у кого есть доступ к Документу Google. Когда они откроют ссылку, она перенаправит их прямо к абзацу, который вы добавили в закладки.

Если вам больше не нужно использовать закладку, вы можете удалить ее, нажав кнопку “Удалить” кнопку на пятом шаге.

Это самый простой способ сослаться на определенное место документа в Документах Google и создать для него ссылку для общего доступа. Если вы хотите связать одну часть документа с другой в программе, вы можете узнать об этом подробнее ниже.

Установка ссылки закладки внутри документа

Возможность перехода между страницы или разделы файла — одна из причин, по которой люди любят цифровые документы. Хотя поиск информации в коротком документе не требует особых усилий, поиск более длинных файлов может быть довольно утомительным. К счастью, вы можете связать закладку внутри документа, чтобы упростить поиск информации.

Если вы хотите создать ссылку на только что созданную закладку и поместить эту ссылку в определенную часть документа, выполните следующие действия:

1. Запустите Google Docs на своем компьютере и откройте нужный текст.
2. Перейдите к абзацу или фрагменту текста, который вы хотите связать с закладкой.
3. Отметьте этот раздел. Это может быть слово, предложение или абзац.
4. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите “Ссылка” в меню параметров.
5. Вы увидите новое поле с запросом вам выбрать, что вы хотите сделать со ссылкой. Выберите “Закладки” раздел, чтобы открыть список существующих закладок.
6. Выберите нужный.

Теперь ссылка будет вставлена ​​в документ. Каждый раз, когда вы нажимаете на нее, вы будете переходить к определенной части вашего Документа Google, которую вы ранее отметили как закладку.

Документы Google также позволяют пользователям ссылаться на определенный заголовок файла. Вот как работает эта функция.

Ссылка на заголовок

Заголовки часто используются в начале раздела, и на них удобно ссылаться. Возможно, вы хотите связать определенную фразу, информацию или данные, упомянутые на одной странице документа, с соответствующим заголовком в другой части файла. В этом вам поможет ссылка на заголовок в Документах Google.

Это можно сделать, выполнив несколько простых шагов:

1. Откройте документ, с которым хотите работать.
2. Выделите текст, который вы хотите связать с заголовком.
3. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному тексту и нажмите кнопку “Ссылка”
4. Нажмите кнопку “Заголовки и закладки” меню и выберите заголовок, на который вы хотите сослаться.
5. Нажмите “Применить” для создания ссылки.
6. Нажмите на ссылку, затем на название заголовка, чтобы использовать ссылку.

Каждый раз, когда вы нажимаете на ссылку и название заголовка, вы будете перенаправлены на этот конкретный заголовок в документе.

Обратите внимание, что для того, чтобы Документы Google распознали заголовок как таковой (на шаге 3), вам необходимо отформатировать текст как заголовок в разделе «Стили текста». Заголовок должен быть помечен как “Заголовок 1, 2 или 3” для отображения в меню на шаге 3.

Легкая навигация по Документам Google

Работа с большими файлами Документов Google может занять довольно много времени, особенно если вам нужно только сосредоточиться на определенных частях. К счастью, вы можете использовать ярлыки, которые позволят вам или другим пользователям быстро найти нужный абзац.

Вы можете связать определенный раздел текста с заголовком или создать закладку, которую можно разместить в любом месте. документ. Вы также можете создать общую ссылку, указывающую непосредственно на определенный раздел. В целом, создание ссылки на часть Документов Google — это не высшая математика, и каждый может это сделать, если выполнит шаги, описанные в этой статье.

Как вы будете использовать эту функцию для ссылки на конкретный документ в Google Документы? На какие элементы вы обычно ссылаетесь? Поделитесь своим опытом в разделе комментариев ниже.

Советы по совместному использованию файлов и папок с помощью Google Диска

Возможность обмениваться документами и работать совместно — одна из самых полезных функций Google Диска! Вот несколько советов о том, как начать.

Этот контент заимствован с полного справочного сайта Google по совместному использованию и началу работы с общими дисками

Поделитесь одним элементом с определенными людьми

Используйте этот метод, если вы знаете адрес электронной почты (гэмпширский или другой) всех, с кем вы общаетесь обмен.

1. Откройте файл в Google Docs, Sheets или Slides.

2. В правом верхнем углу нажмите «Поделиться».

3. В разделе «Люди» в поле «Поделиться с другими» введите адрес электронной почты (гемпширский или другой) человека или группы Google, с которыми вы хотите поделиться. Совет. Найдите контакты из Хэмпшира, введя имя в поле.

4. Чтобы указать, может ли пользователь просматривать, комментировать или редактировать файл, щелкните стрелку вниз рядом с текстовым полем.

5. Нажмите Готово. Люди, с которыми вы поделились файлом, получат электронное письмо с уведомлением о том, что вы поделились файлом.

Поделитесь одним элементом, используя ссылку

Используйте этот метод, если вы не знаете адрес электронной почты каждого, не уверены, есть ли у каждого из них учетная запись Google, или просто хотите, чтобы документ был более широко доступен. Вы можете сделать ссылку доступной только для сообщества Хэмпшира или для всего мира.

1. Откройте файл в Google Docs, Sheets или Slides.

2. В правом верхнем углу нажмите «Поделиться».

3. Нажмите «Получить ссылку для общего доступа» в правом верхнем углу поля «Поделиться с другими».

4. Чтобы указать, может ли пользователь просматривать, комментировать или редактировать файл, щелкните стрелку вниз рядом с пунктом «Все, у кого есть ссылка».

5. Обратите внимание, что по умолчанию ссылка будет видна только для учетных записей Хэмпширского колледжа! Чтобы расширить доступ за пределами Гэмпшира, нажмите на стрелку вниз рядом с надписью «Все в Гэмпширском колледже…» и выберите «Дополнительно», чтобы открыть дополнительные параметры.

6. Ссылка на файл будет скопирована в буфер обмена. Вставьте ссылку в электронное письмо или в любое другое место, которым вы хотите поделиться.

Общий доступ к папке

Если вы планируете периодически сотрудничать с группой людей, например, в рамках отдела или класса, мы настоятельно рекомендуем создать общую папку или общий диск (см. ниже). Затем каждый элемент, помещенный в эту папку, будет автоматически доступен группе.

Создать папку

1. Перейти на drive.hampshire.edu

2. Слева щелкните Создать > Папка.

3. Введите имя папки.

4. Щелкните Создать.

Затем поделитесь папкой:

1. Выберите имя папки на Google Диске. Вверху нажмите Поделиться. Совет: Вы также можете щелкнуть папку правой кнопкой мыши и выбрать «Поделиться».

2. В разделе «Люди» в поле «Поделиться с другими» введите адрес электронной почты человека или группы Google, с которыми вы хотите поделиться. Совет. Найдите контакты, введя имя в поле.

3. Убедитесь, что их уровень доступа установлен на «Может редактировать».

Общие диски

Общие диски — это общие пространства, где команды могут легко хранить, искать и получать доступ к своим файлам в любом месте и с любого устройства. В отличие от файлов в папке «Мой диск», файлы на общем диске принадлежат команде, а не отдельному пользователю. Даже если участники уходят, файлы остаются на месте, поэтому ваша команда может продолжать обмениваться информацией и выполнять работу.

Не знаете, что использовать: «Мой диск» или общий диск?

Задайте себе следующие вопросы:

• Представляют ли файлы интерес для большинства или для всех членов конкретной проектной группы?
• Имеют ли файлы одинаковую тему?

Если вы ответили «да» на оба вопроса, рекомендуется создать новый общий диск. Если файлы предназначены для разных проектов, создайте несколько общих дисков. Сравнение My Drive и общих дисков см. в разделе Различия между My Drive и общими дисками.

Просмотр Что можно делать с общими дисками? для начала

Смена владельца файла или папки

Вы можете назначить кого-то другого «владельцем» файла или папки. Владелец имеет полный контроль над доступом, видимостью и может удалить файл.

Как сменить владельца

Вы можете изменить владельца файла или папки на Диске.

1. Перейти на Диск или на главный экран Документов, Таблиц или Слайдов.

2. Открыть ящик обмена:

   • На Диске: выберите файл или папку и щелкните значок общего доступа вверху.

   • На главном экране Документов, Таблиц или Слайдов: откройте файл и нажмите «Поделиться» в правом верхнем углу файла

3. Если у нового владельца уже есть права на редактирование, перейдите к шагу 4. В противном случае выполните следующие действия:

4. Нажмите «Дополнительно» в правом нижнем углу окна общего доступа.

5. Щелкните раскрывающееся меню рядом с именем человека, которому вы хотите передать файл или папку.

6. Выберите Является владельцем.

7. Нажмите Готово.

Передача права собственности на учетную запись Google, не зарегистрированную в Гемпшире, или из нее

У некоторых из нас могут быть документы, связанные с графством Хэмпшир, «принадлежавшие» личной учетной записи Google. Лучшей практикой будет передача этих предметов в собственность вашей учетной записи в Хэмпшире. Хотя вы можете передавать право собственности между учетными записями Hampshire College, вы не можете передавать права собственности на учетную запись, не принадлежащую Hampshire, или из нее! К сожалению, в настоящее время единственным обходным путем является загрузка всех файлов из вашей личной учетной записи на компьютер, а затем их повторная загрузка при входе в вашу учетную запись в Хэмпшире.

Если вы думаете о передаче файлов, взгляните на сервис Google Takeout; он предоставляет возможности для загрузки архива всех ваших данных, включая файлы с Диска.

Как эффективно обмениваться документами Google или отправлять их по электронной почте

В наши дни в профессиональном мире существует множество способов общения людей друг с другом, например, в LinkedIn или Slack. Однако, несмотря на то, что это одно из старейших средств связи в Интернете, надежная электронная почта остается одним из лучших способов для обсуждения вопросов профессионалами.

Если вы являетесь активным пользователем Google Docs, вам может быть интересно узнать, как отправить Google Doc по электронной почте. По правде говоря, существует несколько способов отправить документ Google по электронной почте и поделиться им с другими. Мы обсудим их все ниже. В теле письма например, просто отправить приглашение для просмотра Google Doc:

1. Нажмите синюю кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.

2. В диалоговом окне «Поделиться с людьми и группами» введите адреса электронной почты людей, которым вы хотите поделиться. Если они есть в ваших контактах, вы можете сделать это по именам.

3. Нажмите значок «Настройки» в правом верхнем углу, чтобы выбрать, какой уровень доступа будет у вашей аудитории. По умолчанию у них есть все разрешения, но вы можете ограничить их, установив или сняв соответствующие параметры.

«Редактор» может делать с документом практически все, в том числе изменять его. «Зрители и комментаторы» не могут ничего изменить, но могут добавлять комментарии, например добавлять примечание о том, что нужно изменить в документе.

Когда вы вводите адрес электронной почты, вы также можете добавить сообщение к приглашению. Однако эта опция не появляется автоматически.

1. Щелкните адрес электронной почты или наведите на него курсор, пока он не появится во второй раз под текстовым полем адреса электронной почты.
2. Щелкните второе письмо, чтобы просмотреть дополнительные параметры, включая поле сообщения.

3. Добавьте сообщение и щелкните раскрывающееся меню разрешений рядом с адресом электронной почты, чтобы выбрать уровни разрешений.
4. Нажмите «Отправить», если вас устраивают изменения.

Если вы хотите поместить ссылку в электронное письмо, вы можете сделать ссылку непосредственно на Документ Google, чтобы люди могли ее прочитать. Чтобы получить ссылку, нажмите синюю кнопку «Поделиться» рядом с изображением вашего профиля в правом верхнем углу. На этот раз вы будете использовать раздел «Получить ссылку».

По умолчанию Google Docs предоставит вам ссылку, позволяющую людям просматривать ваш документ. Для него установлено значение «Ограниченный», что означает, что вам также нужно будет поделиться документом Google, используя описанный выше процесс. Это помогает предотвратить доступ к документу посторонних лиц, которые могут получить доступ к ссылке. Если с этой настройкой все в порядке, нажмите «Копировать ссылку».

Если вы хотите изменить, кто может открывать ссылку и их уровни доступа, нажмите «Изменить для всех, у кого есть ссылка» чуть ниже «Ограничено». Затем настройте уровень доступа. Нажмите «Копировать ссылку», когда закончите.

Чтобы ваша ссылка в электронном письме выглядела профессионально, попробуйте встроить ее в текст, чтобы она выглядела более естественно.

В качестве вложения

Если вы предпочитаете прикреплять копию документа к электронному письму, вы можете сделать это прямо из Документов Google. Если вы вошли в Google Docs под той же учетной записью, с которой хотите отправить электронное письмо, вам не нужно ничего скачивать — просто отправьте это прямо сейчас!

Для этого нажмите «Файл», а затем «Электронная почта». Выберите «Отправить этот файл по электронной почте».

Появится окно с запросом электронного письма, а также темы и тела. Обратите внимание, что вы не можете добавить электронное письмо, которое хотите отправить отсюда; это потому, что Google Docs предполагает, что вы хотите отправить его из учетной записи Google, в которую вы вошли.

При выборе способа отправки документа Google по электронной почте в виде вложения у вас есть несколько доступных форматов. Щелкните раскрывающийся список «PDF» в нижней части окна электронной почты, чтобы выбрать способ отправки.

Когда вы закончите, нажмите «Отправить», и Google Docs автоматически отправит ваш документ в виде вложения на указанные вами электронные письма.

В теле письма

Аналогичным образом, если вы хотите отправить всю статью в теле самого письма, вы также можете сделать это через Google Docs. Выполните тот же процесс, что и при отправке электронного письма в качестве вложения. Тем не менее, установите флажок «Не прикреплять. Включить содержимое в электронное письмо» под полем «Сообщение». Здесь также предполагается, что вы хотите отправить электронное письмо из учетной записи, в которую вы вошли в данный момент.

Часто задаваемые вопросы

Почему я не могу нажать «Отправить» при прикреплении файла Google Docs?

Когда вы прикрепляете или отправляете файл Документов Google по электронной почте, кнопка «Отправить» не становится активной, пока вы не введете адрес электронной почты получателя и текст сообщения.

Если вы сделали это, но по-прежнему не можете использовать кнопку «Отправить», убедитесь, что вы используете действующий адрес электронной почты Google. Хотя вы можете зарегистрировать учетную запись Google, используя практически любой адрес электронной почты, вам потребуется учетная запись Gmail или электронная почта Google Workspace, чтобы отправить электронное письмо непосредственно из Документа Google.

Например, у меня есть учетная запись Google с адресом электронной почты «yahoo.com». Я не могу отправлять вложения электронной почты, войдя в систему с этой учетной записью электронной почты. Вместо этого я должен использовать свой адрес «gmail.com».

Мой документ потеряет форматирование при отправке в другом формате?

В целом Google Docs хорошо справляется с преобразованием документов в перечисленные форматы. Однако всегда есть вероятность потери форматирования, особенно при переходе с Google Docs на Microsoft Word. То же самое относится и к преобразованию документа Google в документ Microsoft Word при загрузке.

Если вы ищете лучший способ отправить документ Google по электронной почте без проблем с форматированием, выберите PDF. Хотя получатель не может редактировать файл, он должен выглядеть точно так же, как если бы вы его распечатали.

Если вы не уверены в проблемах с форматированием, попробуйте сначала отправить файл себе или на альтернативный адрес электронной почты, чтобы проверить, как он выглядит.

Могу ли я удалить доступ к Документу Google или изменить разрешения после добавления?

Да. Если вы поделились ссылкой с другим пользователем, откройте параметры «Поделиться» в правом верхнем углу. Вы можете изменить разрешения для отдельных пользователей и закрыть доступ, щелкнув раскрывающийся список рядом с их именем или адресом электронной почты.

Если вы поделились ссылкой с другими с помощью параметра «Получить ссылку», убедитесь, что для него установлено значение «Ограниченный доступ». Затем вы можете удалить всех добавленных пользователей. Если у вас нет добавленных пользователей, то любой, у кого есть ссылка, больше не сможет получить доступ к файлу.

Изображение предоставлено: приложение Google Docs на экране s8 в кармане синих джинсов от 123RF

Кристал Краудер

Кристал Краудер более 15 лет проработала в сфере высоких технологий, сначала в качестве специалиста по информационным технологиям, а затем в качестве писателя.

This entry was posted in Популярное