Входящие Vs Промоакции Блог о email маркетинге и рассылках eSputnik

Gmail является одним из самых популярных почтовиков в мире. Но с тех пор, как компания запустила фильтрацию по папкам в 2013 году, с ней развернули такую же борьбу, как с папкой спам. Что самое интересное – это борьба продолжается и до сегодня.

Мы знаем, что есть много «экспертных советов» с трюками, которые помогут вам попасть в папку «Несортированные». Не знаю как у вас, у меня складывается стойкое впечатление, что толком все равно никто не знает как обойти фильтры и всё это очень условно. Правда, Gmail тоже не слишком рад таким уловкам.

Зачем Gmail понадобились папки?

Цель такой типизации – помочь пользователям просто организовать электронную почту и создать такие условия, чтобы защитить их от спама и нежелательных писем. 

Gmail первоочерёдно заботится о том, чтобы их пользователям было комфортно работать с их продуктом.

Папки в Gmail разделены на такие категории:

• Primary (Несортированные): личная переписка

• Social (Соцсети): сообщения из социальных сетей (Twitter, LinkedIn, Facebook)

• Promotions (Промоакции): все письма, которые содержат рекламную информацию

• Updates (Оповещения): обновления, сгенерированные автоматически (например, подтверждения доставки, счета, уведомления из Google docs)

• Forums (Форумы): сообщения с форумов, групп рассылок

Эти вкладки пользователи Gmail могут включать или отключать когда угодно в настройках.

Также любую вкладку можно отдельно удалить или наоборот добавить.

Но камнем преткновения становятся именно попадание писем во вкладку «Промоакции», ведь так хотелось бы, чтобы они оказывались на самой видной вкладке — Несортированные.

По словам returnpath.com, когда подписчики переходят на вкладку «Акции», они, как правило, больше занимаются покупками. Они готовы просматривать ваши предложения и читать о ваших новейших продуктах, кроме того:

• 60% – считают папку «Промоакции» второй по значимости после «Несортированных»

• 45,1% – проверяют вкладку «Промоакции» не реже одного раза за день

• 96% – писем от магазинов товаров для домашних животных, спорттоваров классифицированы как «Промоакции»

• 19,2% – никогда не проверяют «Промоакции»

Что говорят “гуру” о том, как обойти фильтрацию Gmail:

Некоторые советчики, видимо, в детстве очень любили читать «Вредные советы» Григория Остера. Можно встретить как довольно общие рекомендации, так и пункты, которые скорее нанесут ущерб.

• Соблюдайте соотношение изображений к тексту примерно 40/60. Слишком много изображений и слишком мало текста сразу отправляет рассылку в папку «Промоакции». Люди не отправляют друг другу много фотографий в теле письма.

• Минимизируйте ссылки. Добавляйте в одно письмо 2-3 ссылки.

• Удалите кнопки соцсетей и ссылки, поскольку они характерны для массовых емейл рассылок.

• Замените текст стандартных ссылок. К примеру, «Просмотр в браузере» и «Отменить подписку на рассылку» подсказывают почтовику, что это пришла реклама. Для начала хотя бы перепишите фразу отписки на «Больше не получать полезную информацию».

• Пишите персонализированно. Причем не просто с использованием %FIRSTNAME|%, а обращаться лично, писать как другу.

• Отправляйте от имени человека, а не бренда или компании.

• Просите ответить. Заведите переписку с вашими пользователями, ведь именно так поступают обычные люди.

• Замените содержимое и отправителя. Возможно, на нового отправителя подписчики отреагируют лучше.

• Пишите коротко. Слишком длинные HTML-рассылки могут обрезаться. К тому же, они не очень похожи на личные.

• Отправляйте plain-text. Письма с картинками чаще попадают в «Промоакции».

Отдельные пункты содержат долю истины, но следуя этим инструкциям максимум чего удалось добиться – попасть в папку «Оповещения», что еще хуже, ведь эта вкладка и того ниже приоритетом, чем «Акции»

Gmail как раз создал фильтрацию с целью не раздражать клиента ненужной информацией, чтобы они могли прочитать промо в свободное время.

Вместо того, чтобы искать как обойти алгоритмы Gmail, сосредоточтесь на построении правильных сегментов и аналитике.

Даже если удастся обойти алгоритмы, промописьмо, случайно попавшее в Primary, может показаться подписчику спамом или сразу улететь в корзину. А дальше что последует? Правильно, другие письма последуют по пути предшественника в указанную папку.

Как фильтруются email-рассылки в Gmail?

Эксперт по доставляемости электронной почты Крис Ланг оценил, что Гмейл имеет где-то 450-550 различных параметров, которые помогают решить судьбу каждого электронного письма, которое проходит через их фильтры.

Само собой, что методы фильтрации почтовика с каждым годом только совершенствуются. Да, в их расчётах может быть погрешность, но согласно опросу, почти 91% писем распределён безошибочно.

Returnpath.com выделили три основные категории, которые объединяет машинное обучение:

• Технические характеристики. Прежде всего Gmail проверяет письмо не спам ли это, с какого IP, электронного адреса была отправка, репутация отправителя.

• Сравнение содержимого. Основанное на анализе одинаковых или подобных емейлов как от одного, так и разных отправителей: с подобной тематикой, из одной отрасли бизнеса.

• Поведенческие характеристики. Основана на действиях подписчиков и зависит во многом от того, как подписчик ведет себя с письмами. Если подписчики жалуются на спам, массово отписываются, не открывают, не кликают, Gmail может интерпретировать это, что их пользователям не интересна ваша корреспонденция.

Только потом, после такого долгого пути определяется папка, в которую попадёт email-рассылка.

Будьте честны с подписчиками на Gmail

Если вы резко смените содержимое, читатели и почтовики точно это заметят.  Избегайте подходов и практик, которые делают ваши сообщения подозрительными или вызовут сомнения. Лучше сосредоточьтесь на содержимом.

1. Делитесь полезным контентом

Создавайте письма, которым хотелось бы поставить пометку «Важное». Будьте интересными для подписчиков (легче сказать, чем сделать), ведь от полезной и интересной информации вряд ли кто откажется. Таким образом пользователь сам будет заинтересован в том, чтобы не пропускать ваши сообщения и перенесёт ваше письмо в нужную вкладку.

2. Типизируйте письма

Для одиночных сообщений с важной информацией, вроде: детали заказа, сообщения от администрации сайта и т.д. уготовано особое место в «Несортированных». Поэтому лучше не объединять разные по типу письма. Добавляя промоблоки в триггер о деталях заказа или об оплате, высока вероятность попасть во вкладку «Промоакции».

Разделяйте сообщения разных видов и используйте разных отправителей к ним:

• промо: акции и скидки
• информационные: новости или статьи, которые будут интересны подписчику
• триггеры: уведомления об оплате.

Так ваши автоматические письма будут с большей вероятностью нетронуты почтовиком и останутся в «Primary». Отправлять с разных ящиков разный контент – это допустимо. Это удобно для получателей – можно фильтровать рассылки от одного магазина по контенту в зависимости от адреса отправителя. Это удобно для почтовика для разделения вашего контента, но только не когда эти данные меняются постоянно.

Не играйтесь с контентом и отправителем! Ваша репутация связана с вашим адресом и ассоциированным с ним содержимым письма. Например, меняя регулярно всё содержимое или отправителя рассылки, вы начинаете с нуля завоёвывать расположение почтовика.

Один и тот же контент, посылаемый от разных ящиков и, упаси бог, от разных доменов, — уже плохо и расценивается как мошенничество с рассылками, т.е. спам.

– Алексей Шумак, специалист в области доставляемости

Если у вас плохая репутация и вы затеяли игры с попаданием во «Входящие», а содержимое письма не соответствует – алгоритмы Gmail найдут для вас более подходящую папку «Спам».

Следует отметить, что вы никогда не сможете перехитрить гмейл. Если вы пытаетесь сделать рекламу похожим на нечто иное – это обязательно вскроется.

Для справки – даже если вы отправите массовую проморассылку с gmail, он будет так же строг и не пустит вас в «Primary».

3. Просите перенести в «Несортированные»

Если пользователь заинтересован в ваших емейл-рассылках, намекните ему, что лучше перенести их в другую вкладку, чтобы не пропускать ничего важного.

Отправьте отдельное письмо

Отправитель: OshKosh B’gosh
Тема: «Hey GMAIL USERS»

Как вы обратили внимание, это письмо отправлено сразу же после того, как были внедрены папки. Но что мешает для ваших подписчиков с ящиком Gmail использовать такой подход для одного письма из приветственной серии?

Дайте plain-text инструкции

Пример от Returnpath.com, который неплох по форме и содержанию.

Короткая инструкция без лишних слов, картинок и кнопок. Вот здесь акцент точно на содержимом.

Сделайте отдельный блок для Gmail пользователей

Отправитель: FirstCry Offers

Тема: «Tuesday Night Rush! Extra 50% Cashback on Everything for 11 Mins @ 11 PM Tonight»

Обычное промо с простым призывом и гиф-руководством по переносу письма

Или ещё один пример от компании BonPrix, где эта информация используется прямо в шапке, перед основным содержимым.

Есть два варианта, чтобы этот блок увидели только пользователи Gmail:

• используйте динамический блок. Только нужно предварительно проставить дополнительное поле для пользователей, которым будет подставляться этот блок.

• создайте условную группу, выделив отдельно пользователей у которых почта с соответствующим доменом:  

Таким образом пользователи других почтовиков не будут ошарашены новостью, что им нужно производить какие-то махинации со своей корреспонденцией.

Знаете больше примеров, практик и страшных историй о папке «Входящие»? Поделитесь с нами — мы всегда рады новому опыту и идеям для проверки гипотез.

До новых встреч в нашем блоге!)

Наведение порядка в папке «Входящие» Outlook в Интернете

Переход с Gmail на Outlook в Интернете

Переход на Microsoft 365

Переход с Gmail на Outlook в Интернете

Переход с Gmail на Outlook в Интернете

Упорядочение почтового ящика

• 
  
  Создание и отправка сообщения
  
  
  
  
  Статья
  
  
• 
  
  Упорядочение почтового ящика
  
  
  
  
  Статья
  
  
• 
  
  Поиск электронной почты, контактов и событий
  
  
  
  
  Статья
  
  
• 
  
  Создание подписей и автоматических ответов
  
  
  
  
  Статья
  
  
• 
  
  Основные советы
  
  
  
  
  Статья
  
  

Далее:


Переход с G Suite на Календари и Контакты Outlook в Интернете

Outlook в Интернете Еще. ..Меньше

Для эффективной работы очень важно организовать свой почтовый ящик. Чтобы перейти с Gmail на Outlook, между этими двумя приложениями есть несколько различий в терминологии и функциональности.

• Outlook использует папки,а Gmail использует метки для у организовывания сообщений.

• Правила в Outlook используются для сортировки сообщений электронной почты по папок и категориям по мере их доставки. В Gmail используются фильтры. В Outlook также есть фильтры, но в Outlook можно сортировать папку или папку.

• Поменая в Outlook сообщение электронной почты, это похоже на поздриение звезд на нем в Gmail.

У упорядочик электронной почты с помощью папок

Чтобы переместить сообщение электронной почты в папку:

1. Выберите сообщение.

2. Выберите «Переместить в».

3. Выберите папку.

Можно также перетащить сообщение в папку.

Создание правил для автоматической фильтрации электронной почты

Вы можете сделать правила как можно более сложными или простыми. Вот как можно быстро отправить все сообщения от одного отправщика в определенную папку:

1. Щелкните сообщение правой кнопкой мыши и выберите команду Создать правило.

2. Выберите папку, в которая нужно переместить сообщения от отправщика.

   Примечание: Выберите «Дополнительные параметры» для настройки правила.

3. Нажмите кнопку ОК.

Пометка сообщения электронной почты к последующему

• org/ListItem»>

  Щелкните сообщение правой кнопкой мыши и выберите «Пометить».

  Или наведите курсор на сообщение и выберите «Пометить «.

• Выберите фильтр > помеченные, чтобы увидеть все помеченные сообщения.

Архивация электронной почты

Используйте архив, если вы хотите очистить почтовый ящик, но не хотите удалять некоторые сообщения. В отличие от удаленных сообщений, в архивных сообщениях можно искать.

1. Выберите одно или несколько сообщений.

2. Выберите Архивировать.

Примечание: Информация в этом руководстве относится к Outlook в Интернете, доступную в Microsoft 365.

13 советов, которые помогут вам освоить папку «Входящие» Gmail

• Папка «Входящие» Gmail может показаться простой, но под ней скрывается множество функций.
• Вы можете настроить внешний вид и работу почтового ящика Gmail с помощью приложения Gmail или любого веб-браузера.
• Если ваш почтовый ящик переполнен нежелательной почтой, Gmail также позволяет фильтровать и массово удалять сообщения.

Когда вы впервые откроете свой почтовый ящик Gmail, он будет выглядеть просто — просто список писем, папок и панель поиска. Но как один из флагманских продуктов Google — вероятно, самый важный после Поиска — он имеет десятки настроек и функций для настройки.

Вот некоторые из лучших советов по управлению почтовым ящиком Gmail, в том числе о том, как изменить внешний вид Gmail, как он сортирует ваши электронные письма, какие сообщения он сохраняет или удаляет и многое другое.

Изменить тип почтового ящика Gmail

В Gmail ваш «тип почтового ящика» определяет, в каком порядке отображаются ваши электронные письма. По умолчанию он просто перечисляет ваши электронные письма в том порядке, в котором вы их получили. Но вы можете изменить его так, чтобы сначала отображались ваши непрочитанные электронные письма, сначала ваши важные электронные письма или использовались ваши фильтры и ярлыки.

Вы можете изменить тип почтового ящика на веб-сайте Gmail или в приложении Gmail. На веб-сайте щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу, а затем найдите раздел «Входящие» типа . В приложении нажмите три сложенные строки в верхнем левом углу, затем выберите Настройки , чтобы найти эти параметры.

Перейдите в меню «Тип входящих».

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

Это отличный способ расставить приоритеты для писем, которые вам нужно увидеть больше всего — обычно это новые, которые вы еще не читали.

После выбора нового типа почтового ящика может потребоваться перезапустить приложение, прежде чем оно вступит в силу.

Отрегулируйте плотность папки «Входящие»

Чем больше плотность папки «Входящие», тем больше содержимого помещается на экране. Но если ваш почтовый ящик забит слишком плотно, вам может быть трудно читать ваши сообщения.

Gmail предлагает три уровня плотности: По умолчанию , что дает достаточно места для каждого сообщения и показывает все вложения; Удобный , который занимает столько же места без видимых дополнительных приспособлений, и Компактный , который занимает как можно меньше места. Вы можете свободно переключаться между ними.

Вы можете свободно переключаться между ними, щелкнув значок шестеренки в правом верхнем углу веб-сайта или меню «Настройки» в мобильном приложении.

Графика даст вам предварительный просмотр того, как выглядит каждый вид плотности.

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

Настройка фона Gmail

По умолчанию веб-сайт Gmail имеет простой белый или черный фон. Но вы можете изменить фон на что угодно. Google предлагает несколько десятков фотографий, которые вы можете выбрать, или вы можете загрузить свою собственную фотографию.

Чтобы найти параметры фона, снова щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу. Под заголовком Theme на боковой панели вы найдете восемь предустановленных фонов на выбор. Нажмите на один из них, чтобы сделать его фоном, или нажмите Просмотреть все , чтобы увидеть больше вариантов.

Некоторые из различных фонов, которые вы можете выбрать.

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

К сожалению, вы не можете изменить фон мобильного приложения, кроме включения или выключения темного режима.

Gmail позволяет упорядочивать сообщения с помощью «Ярлыков», которые напоминают папки. Вы найдете свои ярлыки на левой боковой панели, и вы можете применить столько ярлыков, сколько захотите, к любому электронному письму.

Вы можете создавать новые ярлыки на веб-сайте Gmail и в приложении для iPhone. К сожалению, приложение для Android не позволяет их создавать.

Нажмите «Создать новый».

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

Но все три версии Gmail позволяют добавлять метки к любому электронному письму, открыв его и щелкнув или коснувшись параметра Ярлыки .

Вы можете найти все свои электронные письма с определенным ярлыком, выбрав этот ярлык на левой боковой панели.

Открыть панель чтения Gmail

Панель чтения — это функция, позволяющая читать электронные письма на веб-сайте Gmail (не в приложении), не выходя из папки «Входящие». Он может появиться рядом с сообщением, которое вы читаете, или под ним.

Чтобы активировать его, щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу и прокрутите вниз до Область чтения .

Существует два способа использования области чтения.

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

Измените размер страницы, чтобы увидеть больше писем одновременно

Изменение размера страницы Gmail изменит количество сообщений, отображаемых в папке «Входящие» одновременно. Например, если вы получаете десятки электронных писем в день, увеличение страницы поможет вам увидеть их все. Уменьшение размера может помочь, если вы используете медленный компьютер.

Вы найдете эту опцию на полной странице настроек веб-сайта Gmail. Мобильные приложения не используют страницы — они просто бесконечно прокручиваются.

Вы можете выбрать из выпадающего меню, сколько писем вы хотите на странице.

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

Отметить каждое электронное письмо как прочитанное

Мало что может вызвать больший стресс, чем медленное наблюдение за счетчиком непрочитанных писем в Gmail. Но, к счастью, вам не нужно открывать каждое письмо, чтобы сбросить этот счетчик. Просто отметьте письма как прочитанные.

Чтобы «прочитать» все ваши электронные письма одновременно, зайдите на веб-сайт Gmail на компьютере и выполните поиск label:inbox is:unread . Он покажет вам все ваши непрочитанные электронные письма, которые вы затем можете использовать для быстрого выбора и пометки как прочитанные.

Каждое непрочитанное письмо будет вести себя так, как если бы вы его открыли, а счетчик непрочитанных писем обнулится.

Выберите «Все», чтобы выбрать каждое письмо в списке.

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

Даже если вы прочитали все свои электронные письма, они все равно занимают место в вашем почтовом ящике. Так что, если вам не хватает места для хранения или вы просто ненавидите беспорядок, вы должны знать, как массово удалять свои электронные письма.

Вы сделаете это практически так же, как помечаете свои электронные письма как прочитанные. Перейдите на веб-сайт Gmail и найдите электронные письма, которые вы хотите удалить — вы можете ввести label:inbox is:unread , чтобы найти непрочитанные электронные письма, и label:inbox is:read , чтобы найти электронные письма, которые вы открывали — затем выберите их все и удалите.

Если вы случайно удалили электронное письмо, которое хотели сохранить, не паникуйте. Просто нажмите Корзина на левой боковой панели, найдите удаленное электронное письмо и перетащите его на вкладку Входящие .

Пустая папка «Корзина» Gmail

После удаления письма оно будет перемещено в папку «Корзина» на 30 дней. По истечении этих 30 дней сообщение будет удалено навсегда.

Но сообщения в Корзине по-прежнему занимают место. Поэтому, если вы удалили кучу электронных писем, но вам все еще нужно больше места, вам следует зайти в корзину и удалить их заранее.

Чтобы удалить все сообщения из корзины, откройте папку «Корзина» и нажмите или коснитесь Очистить корзину сейчас в верхней части страницы. Это можно сделать на сайте или в приложении.

Вы можете очистить всю папку «Корзина» одним касанием.

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

Вы также можете удалить определенные сообщения по отдельности, открыв их и выбрав параметр Удалить навсегда .

Если вы хотите очистить свой почтовый ящик, но не хотите стирать свои электронные письма навсегда, рассмотрите возможность их архивирования. При архивации сообщения электронной почты оно удаляется из папки «Входящие», но помещается в отдельную папку «Вся почта», которую вы можете просматривать в любое время. Эти электронные письма не удаляются сами по себе, в отличие от корзины.

Чтобы заархивировать электронное письмо, откройте его и нажмите или коснитесь Значок архива вверху страницы. Он выглядит как коробка со стрелкой, указывающей вниз внутри.

После того, как вы заархивировали электронное письмо, вы можете найти его в папке Вся почта . Просто выберите его на левой боковой панели.

Спам-фильтры Google довольно умны. Но иногда они могут быть настолько строгими, что помечают электронные письма, которые вы хотите, чтобы также получил, как спам.

Если Gmail автоматически отсортировал важное письмо в папку «Спам», перейдите в папку «Спам» и откройте это сообщение, затем нажмите или коснитесь Сообщить об отсутствии спама или Не спам вверху страницы.

Если вы не видите эту опцию в мобильном приложении, коснитесь трех точек в правом верхнем углу, а затем выберите Не спам оттуда.

Вы можете научить Gmail не помечать определенные электронные письма как спам.

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

Перемещение сообщения обратно в папку «Входящие» должно научить Google не фильтровать такие сообщения в будущем.

Если вы получаете электронные письма от кого-то, о ком вы не хотите слышать, вы можете заблокировать их. Это автоматически удалит все сообщения, которые вы получаете с этого адреса электронной почты.

Просто откройте электронное письмо, полученное от человека, которого вы хотите заблокировать, нажмите три точки рядом с кнопкой «Ответить», затем выберите Заблокировать .

В качестве альтернативы, если вы видите Отменить подписку , нажмите на нее. Вы будете исключены из списка рассылки, откуда пришло письмо.

Вы можете заблокировать людей, которые отправляют вам электронные письма.

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

Если вы хотите разблокировать кого-то позже, воспользуйтесь веб-сайтом Gmail, чтобы нажать значок шестеренки в правом верхнем углу, а затем нажать Просмотреть все настройки . На открывшейся странице настроек нажмите Фильтры и заблокированные адреса , затем нажмите разблокировать рядом с человеком, от которого вы хотите снова получать известия.

Используйте сочетания клавиш для навигации по Gmail

Как и в большинстве приложений Google, вы можете перемещаться по веб-сайту Gmail без мыши. Все, что вам нужно, это клавиатура и ярлыки.

Во-первых, вам нужно включить ярлыки. Откройте веб-сайт Gmail и нажмите значок шестеренки в правом верхнем углу, затем нажмите Просмотреть все настройки . На странице настроек прокрутите вниз до Сочетания клавиш и убедитесь, что выбрано Сочетания клавиш на . Затем прокрутите страницу вниз и нажмите Сохранить изменения .

Вы также можете снова отключить сочетания клавиш на этом экране.

Google; Уильям Антонелли/Инсайдер

После того, как вы их включите, вы сможете перемещаться по большинству основных функций Gmail без мыши. Например, если вы хотите составить новое сообщение, нажмите клавиши C или D . Чтобы выбрать строку поиска, коснитесь клавиши / . А для перехода между сообщениями в папке «Входящие» используйте клавиши J и K .

Чтобы просмотреть полный список сочетаний клавиш Gmail, нажмите Shift + ? ключи . Вы также можете ознакомиться с нашей статьей о 30 самых полезных сочетаниях клавиш.

Уильям Антонелли

Технический репортер для Insider Reviews

Уильям Антонелли (он/она/они) — писатель, редактор и организатор из Нью-Йорка. Как один из основателей команды Reference, он помог вырастить Tech Reference (теперь часть Insider Reviews) из скромных начинаний в гигантскую силу, которая привлекает более 20 миллионов посещений в месяц.
Помимо Insider, его тексты публиковались в таких изданиях, как Polygon, The Outline, Kotaku и других. Он также является источником технического анализа на таких каналах, как Newsy, Cheddar и NewsNation.
Вы можете найти его в Твиттере @DubsRewatcher или связаться с ним по электронной почте [email protected].

ПодробнееПодробнее

Inbox Zero в Gmail: подробное руководство

Представьте, что вы тратите месяц только на адресацию электронных писем. Хотя это кажется преувеличенным сроком для электронной почты, на самом деле это довольно точно для многих сотрудников. Многочисленные опросы показывают, что в среднем работник тратит 28% рабочего дня на электронную почту. Согласно другому опросу, стандартное время, необходимое работнику для проверки своей электронной почты (личной и рабочей), составляет 6,3 часа в день. Если сложить все эти часы, общее количество времени, потраченного на электронную почту, превысит 30 дней в году.

Управление электронной почтой, безусловно, необходимо, но не должно занимать целый месяц. В этой статье мы покажем вам, как уменьшить эту нагрузку, используя принципы Inbox Zero всего за несколько простых шагов.

Как добиться нулевой папки «Входящие» в Gmail 

Что такое нулевая папка «Входящие»? Inbox Zero, разработанный экспертом по продуктивности Мерлином Манном, представляет собой подход к управлению электронной почтой, направленный на снижение стресса от постоянного потока электронных писем и оптимизацию вашего почтового ящика с помощью автоматизированных задач. Получить пустой почтовый ящик практически невозможно, если вы просто не заблокируете все входящие сообщения, что противоречит цели самой электронной почты.

Большинство людей ежедневно получают десятки и даже сотни электронных писем, многие из которых требуют действия, а не просто чтения. Хотя кажется логичным пометить электронное письмо, чтобы отправить его позже, откладывание дальнейших действий сейчас просто отодвигает крайний срок и препятствует эффективному рабочему процессу. Несмотря на то, что электронное письмо не требует немедленных действий, вы все равно знаете, что оно ждет вас — такое смещение внимания может вызвать дополнительный стресс.

Цель Inbox Zero — НЕ о пустом почтовом ящике : это состояние ума, которое фокусируется на перемещении задач из вашей головы, чтобы вы могли сосредоточиться на более срочных обязанностях. Вы можете выполнить эти шесть простых шагов, чтобы уменьшить стресс, вызванный электронной почтой, в погоне за Inbox Zero.

1. Оптимизируйте свои почтовые ящики

Если вы работаете с несколькими учетными записями электронной почты, имеет смысл оптимизировать процесс и отправлять все электронные письма на центральную учетную запись. Gmail позволяет легко пересылать электронные письма с одной учетной записи электронной почты на другую. Сделав это, вы по-прежнему захотите отправлять сообщения от имени этих учетных записей. Следуйте этим инструкциям, чтобы узнать, как это сделать.

Еще один шаг к оптимизации учетных записей — настроить общий почтовый ящик. Общие почтовые ящики, предназначенные для совместной работы, позволяют членам команды совместно управлять адресами электронной почты компании, такими как sales@ и support@. Общий почтовый ящик позволяет нескольким пользователям получать доступ к одному и тому же адресу электронной почты без необходимости делиться паролями. Этот метод управления электронной почтой увеличивает сотрудничество и прозрачность между командами.

Создайте общий почтовый ящик всего за несколько простых шагов с помощью Gmelius. Начните бесплатно.  

2. Удалить – Выполнить – Делегировать – Отложить

Удалить

Спам, рекламные акции и нежелательные сообщения загромождают ваш почтовый ящик. Если электронное письмо неважно, немедленно удалите его. Эти типы электронных писем должны покидать ваш почтовый ящик так же быстро, как и приходят, чтобы сократить количество писем.

Сделай это

Любое сообщение в папке «Входящие», адресация которого занимает три минуты или менее , должно быть обработано немедленно. Откладывая простые задачи, вы в конечном итоге создаете более крупные и сложные задачи. Выполните задание быстро, а затем заархивируйте письмо.

Делегат

Выполнение работы — это одно, а делегирование — совсем другое. Важно осознавать, когда вопрос может быть лучше решен кем-то другим или он вас не касается. Если вы получили электронное письмо, которое может обработать кто-то другой, делегируйте его!

Отложить

Электронные письма, отнимающие много времени, неизбежны. Удаляйте их из своего почтового ящика, пока у вас не будет времени разобраться с ними. Gmail позволяет откладывать электронные письма, чтобы они возвращались в папку «Входящие» в выбранные вами дату и время.

С Gmelius вы можете сделать еще один шаг вперед и создать умную последовательность электронных писем «Если это, то то». Они не только позволяют вам автоматизировать охват, но также могут сортировать и откладывать входящие ответы, связанные с вашими кампаниями по электронной почте.

Узнайте , как автоматизировать и управлять вашей информационно-пропагандистской деятельностью с помощью последовательностей Gmelius.

3. Отвечайте на повторяющиеся электронные письма с помощью шаблонов

Чем быстрее вы отвечаете на электронное письмо, тем быстрее оно исчезает из вашего почтового ящика. Но задумывались ли вы иногда, почему вы продолжаете писать одни и те же электронные письма снова и снова? Вы не одиноки, и есть простое решение: используйте шаблонные ответы. Gmail предлагает функцию под названием «Шаблоны ответов». Это ограничено вставкой простого текста, однако Gmelius предлагает мощную альтернативу под названием Smart Email Templates.

Используйте шаблоны Gmelius для вставки повторяющегося текста в электронное письмо, автоматической персонализации имени получателя, адаптации строки темы, добавления меток и многого другого. Кроме того, Gmelius позволяет командам обмениваться шаблонами электронной почты с другими членами команды, чтобы сэкономить время и обеспечить согласованность обмена сообщениями.

Чтобы обеспечить отличное обслуживание клиентов, вы также можете настроить триггеры для автоматической отправки мгновенных ответов, таких как электронные письма с подтверждением или благодарственные письма.

‍4. Используйте фильтры и делитесь ярлыками Gmail

Если вы получаете много писем от одного и того же клиента или коллеги, вы можете создать фильтр, чтобы помечать и хранить все сообщения, которые вы получаете от этого человека, в отдельной папке. Использование фильтров помогает сосредоточиться на важных электронных письмах и оставляет менее срочные сообщения на другой раз.

В этой статье объясняется, как правильно использовать фильтры Gmail .

Если вы работаете над проектом, в котором участвует несколько членов команды, вы можете делиться ярлыками Gmail со своей командой с помощью Gmelius и совместно работать над сообщениями своих клиентов. Это означает, что вы можете оставить копирование и переадресацию в прошлом. Кроме того, общие ярлыки Gmail можно применить одним щелчком мыши, чтобы синхронизировать определенные разговоры с соответствующими почтовыми ящиками ваших товарищей по команде, не загромождая ваши почтовые ящики.

Следуйте этому руководству по номеру , как использовать общие ярлыки Gmail .

5. Делегируйте электронные письма своим товарищам по команде

Рассматривайте каждое электронное письмо как возможность избавиться от пустой траты времени. Если информация в сообщении не относится непосредственно к вам, делегируйте это письмо нужному члену команды! Просто выберите имя своего коллеги из раскрывающегося списка, чтобы автоматически поделиться электронной почтой. Один клик, чтобы поделиться, два клика, чтобы назначить. Ответственность ясна, и все находятся на одной странице. Используйте внутренние заметки по электронной почте, чтобы добавить контекст к переписке по электронной почте, или отправьте сообщение нужному человеку с помощью @mention.

Узнайте, как делегировать электронные письма одним щелчком мыши с помощью Gmelius.

Вы даже можете вывести делегирование электронной почты на новый уровень, автоматически назначая определенные электронные письма нужным товарищам по команде с помощью интеллектуальной автоматизации рабочего процесса.

6. Короткие электронные письма 

Ответ на электронное письмо должен соответствовать теме, которую он охватывает. Если вопрос требует ответа одним предложением, это вполне приемлемо для электронной почты. Хотя может показаться невежливым писать короткий ответ, у многих людей просто нет времени читать длинные электронные письма. Если вы полны решимости перенять привычки Zero Inbox, короткие электронные письма сделают вас на один шаг ближе.

Узнайте больше о том, как создавать собственные шаблоны электронной почты с помощью Gmelius.

Другие полезные советы по лучшему управлению электронной почтой

В дополнение к шести шагам выше, вот еще несколько советов по лучшему управлению электронной почтой.

• Отключить уведомления по электронной почте . Уведомления могут отвлекать. Хотя важно оставаться в курсе событий, отключение уведомлений по электронной почте может повысить вашу продуктивность. Выполните следующие действия, чтобы узнать, как отключить все уведомления Gmail.
• Проверяйте электронную почту ОДИН РАЗ в день. По мере поступления новых электронных писем легко почувствовать себя обязанным их проверять. Вместо этого разработайте удобный для вас график и ограничьте открытие электронных писем до одного-двух раз в день. Это позволяет вам оставаться сосредоточенным, но при этом реагировать в подходящие временные рамки.
• Запланируйте отправку писем в пакетном режиме. Группирование и планирование ваших электронных писем позволяет определенным получателям получать одно и то же электронное письмо одновременно — в удобное для вас время. С Gmelius вы можете запланировать рассылку электронной почты на выбранное вами время и дату.
  

  This entry was posted in Популярное