Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Содержание

Что такое управление корпоративным контентом?

Как работает программная система ECM?

Почему ECM — это очень важно

Важная роль инструментов управления контентом

Приступаем к делу: внедрение

Будущее управления корпоративным контентом

Что такое управление корпоративным контентом?

Традиционно управление корпоративным контентом (ECM) ограничивалось бэк-офисом и оставалось неструктурированным (хотя и централизованным) способом контроля над разнообразным контентом. Однако за последние несколько лет роль ECM в бизнесе стала более активной.

Бумага используется все реже; новой нормой становится цифровой формат. Машинное обучение, облачные технологии и поддержка мобильных устройств открывают новые возможности для бизнеса. Появляются новые типы контента: видео, аудио и материалы в социальных сетях, которые размывают традиционные границы ECM. Произошедший сдвиг заставил многих ведущих экспертов отрасли задуматься, не пора ли переосмыслить определение ECM?

В современной бизнес-среде существует множество определений того, что такое управление корпоративным контентом и какую роль оно играет, но мы в Atlassian определяем ECM как процесс совместного управления информацией компании в цифровом виде и использования этой информации для поддержки процессов и бизнес-целей компании. При этом информация должна быть легко доступна и максимально полезна на всех этапах жизненного цикла контента. Правильно выбранная система ECM помогает автоматизировать процессы, повысить производительность и стимулирует команды в компании к более эффективной совместной работе.

Наверх

Как работает программная система ECM?

Контент разбросан повсюду. Сегодня мы создаем документы, электронные письма, таблицы, презентации и другие материалы гораздо быстрее и в большем объеме, чем прежде. И это легко объяснимо. Поскольку все больше людей в мире работают вместе, обмен информацией, причем достоверной, имеет решающее значение. Такая совместная работа требует быстрого совместного доступа к документам, файлам и другим ресурсам.

Большая часть этого контента находится в электронной почте, на жестком диске, в файле или где-то еще. По мере роста объемов неструктурированного контента крупные и мелкие компании тратят все больше ресурсов на управление им.

Идея платформы ECM довольно проста: предоставить всем сотрудникам организации удобный доступ ко всей информации, необходимой для принятия решений, выполнения проектов и максимально эффективной работы. После внедрения вы будете удивляться, почему никто не додумался до этого раньше.

С системой ECM становятся ненужными бумажная документация и соответствующие системы регистрации и хранения документов. Она берет вашу гору печатного контента размером с Эверест — все, от счетов, резюме и контрактов до корреспонденции и исследовательских отчетов, — оцифровывает и сохраняет в безопасном хранилище. Кроме того, она поддерживает порядок в электронных файлах, что повышает эффективность совместной работы и обмена информацией. Больше никаких папок. Никаких порезов от бумаги. Деревья вздохнут с облегчением.

Но ECM — не просто эффективная и экологичная система хранения документов. Это процесс, который охватывает весь жизненный цикл контента — от сбора информации до ее публикации и архивирования. А затем, по истечении определенного срока хранения, файлы удаляются. Кому нужна куча бесполезных файлов, занимающих место?

Надежные системы ECM, как правило, устраняют досадные простои, связанные с поиском информации. Они упорядочивают существующие цифровые файлы в едином центре и сохраняют метаданные документов в папках. Благодаря этому нужные люди в нужное время легко получают доступ к контенту. Пользователи с соответствующими правами доступа могут даже выполнять полнотекстовый поиск определенных документов. Они могут читать, редактировать и распечатывать документы в любое время и с любого устройства, находясь в любой точке мира. Кроме того, они могут использовать систему ECM для поиска слов или фраз в сохраненных документах.

Каждая бизнес-функция теперь требует управления контентом

Поначалу организации использовали управление корпоративным контентом только для сокращения объема бумажной документации и оптимизации хранения документов. Но со временем его роль значительно возросла.

Эффективное решение ECM сокращает время и затраты на управление документами на протяжении их жизненного цикла и обеспечивает соответствие политикам хранения записей. Если вы обрабатываете вопросы клиентов, ECM быстро выдает нужные ответы. Кроме того, решение позволяет автоматизировать задачи, которые раньше выполнялись вручную, такие как ксерокопирование, перетаскивание и доставка лично в руки. При этом повышается безопасность за счет ограничения доступа к файлам и папкам. Это решение позволяет отдельным подразделениям контролировать доступ к своей информации. Например, отдел кадров может сделать информацию о кадрах доступной только своим сотрудникам.

ECM — теперь в нескольких вариантах

Сегодня даже акроним «ECM» стал означать широкий спектр услуг. Чтобы понять, как именно это решение может помочь вашей компании, рассмотрим три типа ECM.

1. Управление веб-контентом (WCM)

   WCM передает управление оформлением веб-сайта в руки определенных ключевых сотрудников. WCM используется в организациях с достаточно сложными веб-сайтами и строгими правилами в отношении корпоративного стиля. При этом ключевые сотрудники получают инструменты для удобного обновления, изменения и публикации контента сайтов при условии соблюдения этих правил.

2. Совместное управление контентом (CCM)

   CCM позволяет нескольким людям получать доступ к одному документу, например юридическому, и изменять его. CCM идеально подходит для организаций, которым приходится управлять проектами с участием нескольких заинтересованных сторон. CCM упрощает совместную работу благодаря отслеживанию и обновлению самой последней версии документа.

3. Управление транзакционным контентом (TCM)

   TCM предназначено для организаций, которые постоянно используют различные типы контента, включая записи, бумажные документы и цифровые файлы. Решения TCM собирают контент из разных каналов, классифицируют и хранят его, создают автоматизированный рабочий процесс, чтобы нужный пользователь получал контент в нужное время, и даже удаляют документы, которые больше не нужны. При этом они эффективно работают с другими приложениями и базами данных, чтобы сделать весь этот контент доступным в масштабах компании.

Наверх

Почему ECM — это очень важно

Наведите порядок в хаосе.

В современном мире, основанном на данных, это очень важно.

Во всех отраслях и секторах услуг эффективные решения по управлению корпоративным контентом улучшают повседневные процессы и минимизируют накладные расходы. Они играют важную роль в удалении ненужного контента, включая дублирующиеся файлы и устаревшую информацию. Что еще более практично, они помогают сократить объем хранилища и бумаги, необходимой компании, а также количество отправляемой почты.

Снижение рисков неэффективной коммуникации

Какова бы ни была миссия вашей организации, ECM играет ключевую роль в избавлении от случайных процессов, которые могут поставить под угрозу соответствие нормативным требованиям, привести к упущенной выгоде и снизить производительность. Это важный инструмент для устранения узких мест в обмене информацией, который помогает наладить четкую коммуникацию.

Обретение драгоценного душевного спокойствия

Самое главное, что системы ECM могут стать первой линией защиты от угроз в нашем все более взаимосвязанном мире. ECM заставляет организации управлять всем контентом и отслеживать его, чтобы ключевые сотрудники могли более эффективно реагировать на утечки данных и финансовое мошенничество и защищаться от них.

Наверх

Важная роль инструментов управления контентом

Снижение затрат на хранение благодаря сохранению только необходимого контента и удалению ненужного

Сокращение эксплуатационных расходов за счет снижения затрат на хранение и улучшения рабочих процессов после перевода материалов в электронные форматы

Повышение производительности благодаря предоставлению нужной информации нужным лицам в нужное время, а также автоматизации повседневных задач

Повышение удовлетворенности клиентов через предоставление персоналу удобного доступа к информации, в которой нуждаются клиенты

Улучшение процессов принятия решений, которое позволяет организациям сократить затраты, повысить эффективность и не упускать возможности

Обеспечение непрерывности бизнес-операций в любых ситуациях благодаря резервному копированию аккаунтов, архивированию, безопасному хранению и процессу аварийного восстановления

Наверх

Приступаем к делу: внедрение

Прежде чем принять решение о внедрении ECM, оцените текущее состояние вашей организации, задав себе несколько вопросов.

• Примите в расчет ваши краткосрочные и долгосрочные бизнес-цели. Как система ECM поможет вам их достичь?
• Как ваша организация сейчас обрабатывает различные типы контента?
• Если у вас уже есть решение ECM? Как оно работает? Составьте схему существующих бизнес-процессов.
• Как информация перемещается по предприятию, между сотрудниками, отделами и системами?
• Есть ли отделы или структурные подразделения, которые создали собственные решения по управлению контентом?
• Есть ли отделы, которые наладили использование теневых ИТ-ресурсов и поэтому противятся изменениям? (Сейчас самое время привлечь их к работе!)
• Пришло время обратить внимание вообще на всех, кто перемещает контент, работает с ним, читает, создает или иным образом требует доступа к контенту. Важны все участники, будь то внутренние пользователи, клиенты, поставщики или партнеры.

Документируя всю информацию, вы получаете четкую картину, необходимую для создания системы управления контентом — безопасной, соответствующей нормативным требованиям и рекомендациям компании и отвечающей потребностям всех подразделений организации — а также управления ею.

Проанализируйте контент и потребности в управлении

После проведения комплексной проверки сделайте выводы о том, как создается контент и где он хранится. У кого есть к нему доступ? Как отдельные сотрудники и отделы извлекают его? Кому, что и когда нужно?

По результатам анализа вы должны получить довольно четкое представление о существующей среде и суметь классифицировать свои данные. Это поможет определить, кому нужен доступ к определенной информации, а также какой контент необходимо сохранить, а что можно удалить или отбросить.

На этом этапе у вас должно сформироваться ясное представление о том, какой тип решения ECM вам нужен, после чего вы можете приступить к выбору поставщика и программного обеспечения, которые помогут вам достичь целей.

Когда вы классифицируете данные и поймете, кому, где и когда они будут нужны, вы сможете выбрать платформу ECM, которая удовлетворит потребности всех заинтересованных сторон. Это, конечно, ускорит адаптацию пользователей и поможет плавно внедрять изменения.

Внедряя решение ECM, даже с помощью поставщика, вы столкнетесь с некоторыми нарушениями в обычных рабочих процессах. Вот удобный контрольный список, который поможет вам выполнить внедрение без проблем.

1. Сосредоточьтесь в первую очередь на ключевых областях. Расставьте приоритеты. По крайней мере на начальном этапе старайтесь не отвлекаться на задачи, которые не требуется решать или которые не приносят непосредственной ценности.
2. Покажите всем, что вы получите взамен. Количественно оцените ожидаемые результаты для организации с финансовой и практической точек зрения.
3. Пригласите людей к участию. Привлеките к работе всех. Буквально — всех сотрудников из всех затронутых отделов, то есть практически всю организацию.
4. Как можно подробнее расскажите о решении. Поделитесь своим видением, желаемыми результатами и ожиданиями от новой платформы. И не забывайте слушать собеседников — предоставьте им множество возможностей для отзывов.
5. Решите, что вам нужно. Поговорите со своим поставщиком услуг. Ваше решение может означать, что вам больше не потребуется определенное оборудование или другая инфраструктура — от ноутбуков до смартфонов, сетей и облачного программного обеспечения.
6. Держите все под контролем. Создайте единую команду, которая будет заниматься процессом внедрения. Ознакомьте участников команды со всеми деталями. Убедитесь, что они участвуют на каждом этапе.
7. Установите правила. Решите, кто будет иметь доступ к информации, и определите политики ее использования. Добавьте рекомендуемые жизненные циклы и процедуры удаления ненужных данных.
8. Проведите тестирование перед запуском. Когда новая платформа будет готова, выберите группу пользователей, чтобы провести тестирование в реальной среде. Затем настройте, устраните неполадки или поздравьте друг друга с успехом.
9. Сохраняйте спокойствие. Любая новая технология или процесс требуют времени на обкатку. Выделите это время. Позвольте участникам организации ознакомиться с платформой и будьте готовы внести коррективы. Запланируйте регулярные собрания для рассмотрения предложений от всех участников.

Что должно позволять сегодня хорошее решение ECM

Независимо от того, внедряете ли вы новое решение ECM или улучшаете существующее, помните, что оно должно не просто улучшать обработку контента, а делать гораздо больше. Разработайте и внедрите систему, которая будет помогать сотрудникам организации:

• надежно сохранять контент;
• находить и использовать контент, когда он понадобится, где бы ни находились сотрудники;
• работать эффективнее и продуктивнее каждый день благодаря удобному доступу;
• захватывать файлы любого типа и из любого местоположения, сохранять и автоматически классифицировать их;
• легко переключаться между платформой ECM и всеми другими корпоративными системами;
• отчитываться о том, как используется информация в решении ECM.

Наверх

Будущее управления корпоративным контентом

Все больше команд используют инструменты социального взаимодействия в своем подходе к управлению корпоративным контентом (ECM), поскольку речь идет не только об обработке информации компании, но и о формировании интегрированной культуры и соответствующей платформы, где каждый участвует в сборе, хранении и использовании информации.

Формирование контента в цифровой экосистеме

В своем отчете «Магический квадрант» за 2017 год компания Gartner ввела новый термин для оценки этой области — «платформа контент-сервисов» (CSP), описав ее как «эволюцию магического квадранта управления корпоративным контентом (ECM)».

Есть два следствия, которые непосредственно вытекают из этой «эволюции». Первое — то, что ECM не ограничивается только управлением контентом. ECM имеет более широкую сферу ответственности, включая управление, систематизацию, возможности поиска, применение и компоненты. Второе — для команд становится обязательным наличие цифровой платформы, обеспечивающей инфраструктуру для того, что раньше было неструктурированным. Это должен быть инструмент, который обладает необходимыми функциональными возможностями и гибкостью и позволяет сделать жизненный цикл контента более интерактивным.

Оптимизация инструментов и процессов ECM в рамках единой платформы перехода в цифровую среду поможет командам укладываться в сроки и, что более важно, откроет возможности для роста.

Совместная работа над контентом без границ

На место прежних автономных систем и хранилищ пришли открытые сервисы, которые могут непрерывно адаптироваться к меняющимся потребностям клиентов. Программное обеспечение для социального взаимодействия оказало огромное влияние на интеграцию контента и информации в повседневную работу команд. А возможность быть на одной волне с командой, совместно работать в режиме реального времени и использовать единый процесс навигации делает программное обеспечение для ECM еще более эффективным.

Решение ECM должно предоставлять средства для преодоления барьеров на основе платформы с открытым контентом, которая включает целый ряд приложений и позволяет командам воспользоваться преимуществами комплекта интерактивных продуктов.

Развертывание облачного ECM

Достижения в области мобильных, облачных и аналитических технологий и продолжающаяся интеграция инструментов социального взаимодействия усилили ожидания в отношении возможностей инструмента ECM. Огромный объем создаваемого и хранимого контента поражает воображение, и со временем развитие этих технологий приведет к тому, что у конечных пользователей появится потребность в большем удобстве использования и мобильности. Все признаки указывают на то, что основным средством повышения эффективности ECM станет облачное развертывание.

Перенос ECM на облачную платформу позволит организациям избежать первоначальных расходов на внедрение и инфраструктуру, сократить расходы на персонал и в конечном итоге снизить совокупную стоимость хранения контента и управления им.

Организации, желающие не только значительно снизить затраты, но также повысить простоту использования и доступность ECM, обнаружат, что все это может обеспечить облачное развертывание. Перенос инструмента ECM в облако облегчает для участников команды хранение, извлечение и применение контента при работе на ходу или из дома.

Автоматизация (если ее еще нет) неминуема

Хотя кажется, что темы автоматизации и машинного обучения просто навязываются при каждом обсуждении улучшения рабочих процессов, на самом деле они являются естественными аналогами ECM.

Учитывая время и ресурсы, необходимые для облегчения оцифровки, систематизации, хранения документов и непрерывного управления ими, легко понять, почему интеллектуальная автоматизация оказывает такое большое влияние на взаимодействие команд с информацией. Она помогает освободить сотрудников от выполнения элементарных задач, сократить время обработки и, самое главное, предоставить нужную информацию нужным людям в нужное время. Кроме того, для организаций становится все более важным умение вводить и классифицировать метаданные. То, что обычно являлось кропотливым и трудоемким процессом, может стать конкурентным преимуществом.

Узнайте, как ECM может помочь организации управлять контентом, повышать эффективность и производительность и улучшать совместную работу. Попробуйте бесплатно в ПО Confluence ECM.

Наверх

Подробнее о программном обеспечении Confluence ECM

Что такое ECM (Enterprise Content Management)?

Rick Tucker





Jeetu Patel





Bryant Duhon


10 февраля 2011

Архив

Время чтения:
16 минут

Управление корпоративным контентом (ECM) – это набор технологий, используемых для сбора, управления, хранения, защиты и доставки информации, относящейся к организационным процессам.

Брайан Духон, Джииту Патэл и Рик Такер

Управление корпоративным контентом (ECM) – это набор технологий, используемых для сбора,
управления, хранения, защиты и доставки информации, относящейся к
организационным процессам. Инструментарий и стратегии ECM
обеспечивают управление неструктурированной информацией вне зависимости от ее
места нахождения.

Контент в работе

Недостаточно просто «управлять» контентом. Безусловно,
возможность обеспечить доступ к нужной версии документа – важная задача,
однако, организации не должны на этом останавливаться. Контентом нужно
управлять так, чтобы он способствовал достижению поставленных перед компанией
целей. Ядром этой стратегии является набор инструментов и технологий ECM, которые охватывают полный жизненный цикл корпоративного
контента: от его создания до уничтожения. Для полного понимания того как
работает ECM, предлагаемая  вашему вниманию статья приводит
в качестве примера типичный процесс обработки информации, а также знакомит с
четырьмя областями, где от контента и ECM зависит успешность вашей компании: соответствие нормативным
требованиям, совместная работа, непрерывность и затраты.

Самым важным в ECM-технологии
является то, она является  постоянно развивающаяся стратегией получения
максимальной эффективности от использования корпоративного контента. Вы можете
использовать нижеприведенную информацию в качестве отправного пункта для
пересмотра жизненного цикла контента. Разбейте типичный процесс обработки
контента в вашей организации на этапы, чтобы увидеть, какие звенья используемых
приложений и стратегий пересекаются и какие требуют доработки. Данная статья
только подводит вас к осознанию того, насколько сложен и многоступенчат любой
процесс, связанный с управлением корпоративным контентом. Нелишним будет
напомнить, что вы должны «подогнать» инструменты предлагаемой технологии под
нужды ВАШЕЙ организации. Технология ECM позволяет
оптимизировать управление контентом, однако, основное внимание нужно уделить
лежащей в ее основе стратегии.

Соответствие нормативным требованиям

Ключевой фактор успешной реализации стратегии соответствия
нормативным требованиям заключается в интеграции самой идеи соответствия в
идеологию вашей компании. Ни в коем случае не следует рассматривать вопрос
соответствия установленным требованиям как проект, который может быть завершен
и затем считаться закрытым. Да, это может быть болезненным, но вопрос
соответствия требованиям регуляторов должен рассматриваться как возможность
усовершенствования используемых бизнес-процессов, а не только как дополнительная
статья расходов компании. Не секрет, что работы, направленные на соответствие
формальными требованиями могут быть сопряжены с высокими издержками, как в
плане технологий, так и персонала. Одно только соответствие таким регуляторам,
как акт Сарбейнса-Оксли (Sarbanes-Oxley)
или HIPAA заставляет издержки
вашей компании постоянно расти, поскольку каждые несколько лет эти стандарты
обновляются. Чтобы минимизировать риск и издержки, упреждающие ECM-стратегии должны быть разработаны в первую очередь для ключевых
аспектов работы вашей организации, таких как управление официальной
документацией и управление бизнес-процессами, с тем, чтобы гарантировать четкое
соблюдение требований, а также корректную и юридически грамотную работу с
корпоративным контентом на всех этапах его жизненного цикла. Разработка и
реализация проектов по приведению в соответствие с нормативными требованиями
потребует мобилизации многих отделов вашей организации, в особенности
юридической службы, IT-отдела, архивной службы и
делопроизводителей — все это будет работать на достижение глобальных целей,
стоящих перед компанией. Сотрудники данных отделов должны поделиться своими
знаниями и профессиональным опытом для того, чтобы усилия по соответствию
нормативным требованиям могли принести максимальную выгоду организации.
Несмотря на то, что вопросы соответствия требованиям не всегда относятся к
вопросам технологии, современные IT-средства и
стремительное увеличение объема неструктурированной информации делают
организацию все менее защищенной от внешнего воздействия. Инструменты ECM, если их правильно использовать, помогут организации сократить
издержки, связанные с соответствием нормативным требованиям.

Совместная работа

Совместная работа (collaboration)
– это искусство работать сообща. Залог успешности совместной работы состоит в
использовании определенного набора технологий – обмена мгновенными сообщениями,
доски сообщений, онлайн-совещания, электронной почты и т.д. – которые позволяют
работать когда нужно и где нужно. Это замечательно, ибо группа сотрудников
может добиться большего, чем каждый из сотрудников в отдельности. Совместная
работа позволяет сотрудникам с взаимодополняющими или пересекающимися
обязанностями достигать лучших  результатов за меньшее время. С инструментами,
которыми располагают современные технологии совместной работы, подразделения
компании и команды сотрудников могут работать вместе в любое время – будь то соседние
кабинеты или разные концы света. Эта технология также нацелена на решение таких
оперативных задач, как экономия времени, оптимизация процессов, сокращение
издержек, а также сокращение времени выхода на рынок. Среди широкого
разнообразия доступных средств совместной работы компания должна выбрать
наиболее подходящие для удовлетворения определенной потребности. В зависимости
от выполняемых функций эти средства можно классифицировать следующим образом:

●  средства
поддержки каналов общения, обеспечивающие быстрое взаимодействие, например,
чат, обмен мгновенными сообщениями, использование досок объявлений и т.д.;

●  средства
управления жизненным циклом контента, которые управляют информационными
единицами, включенными в бизнес-процессы, и

●  средства
поддержки работы над проектами, которые организуют и упрощают работу
сотрудников над общими целями.

Однако здесь все не так просто. Используя средства
совместной работы, вы не должны забывать об управлении официальной
документацией, управлении знаниями и соответствии нормативным требованиям. В
некоторых отраслях любое взаимодействие с клиентом должно быть сохранено — все
то, что касается процесса создания совместного продукта, компанией должно
сохраняться в виде официальных документов (records).

Издержки

Внедрение ECM потребует немало
средств и усилий, но с другой стороны, давайте подумаем, во сколько может
обойтись некорректное управление контентом? Убытки от неприменения средств ECM слишком часто не измеряются, либо оцениваются тогда,
когда становится уже слишком поздно. Затраты на длительные судебные
разбирательства, потери от повторных бизнес-операций из-за неспособности
наладить элементарное взаимодействие с клиентами, а также убытки от
несвоевременного исполнения этапов бизнес-процесса на самом деле легко
поддаются расчету – суммируйте оплату адвокатских услуг, цену привлечения новых
клиентов и оплату труда сотрудников за полный рабочий день. Только оценив
масштаб этих потенциальных издержек, можно понять, что средства, вложенные в
приобретение и внедрение ECM, способны принести
компании реальную выгоду, которая пусть не всегда, но зачастую вполне измерима.
Главное – понять и определить критерии успеха, а затем оценивать степень
успешности на основе первоначальных ожиданий. Можно измерить доход, полученный
в результате использования более качественной информации в колл-центре, равно
как и сокращение издержек в результате ускорения процедуры обработки кредитной заявки
или процесса обработки претензий или, например, процедуры одобрения Управлением
по контролю за продуктами и лекарствами (США) производства лекарства.
Положительные изменения не всегда могут явно отражаться в балансовых отчетах,
однако, это не означает, что их нет. В то время как вычислить прямой доход от
инвестиций трудно, увидеть положительные изменения в деятельности компании,
вызванные повышением эффективности бизнес-процессов, вполне реально. Средства ECM помогут повысить эффективность работы вашей организации и
сократить издержки, связанные с ведением бизнеса. Эти технологии повышают
ценность вашей компании благодаря более эффективной работе с информацией для ее
последующего извлечения, использования и, в конечном итоге, распределения и
уничтожения. По мере того, как все большее число организаций используют эти
средства, они становятся неотъемлемой частью повседневной работы. Каков доход
от средств, вложенных в телефон? Трудно точно сказать. Тем не менее, вы ведь не
можете себе представить работу организации без телефонной связи?

Непрерывность

Непрерывная работа компании 24 часа в сутки 7 дней в неделю
– результат правильного планирования бизнеса. Несмотря на то, что планирование
непрерывности бизнеса чаще всего упоминается в связи с какой-нибудь
чрезвычайной ситуацией на предприятии, эта масштабная стратегия позволяет
организации продолжать работу и все текущие операции даже в случае наступления
непредвиденных событий, вызванных либо человеческим фактором, либо обстоятельствами,
уже не зависящими от человека. Восстановление нормального функционирования
предприятия в первую очередь зависит от восстановления работы информационной
инфраструктуры предприятия, что является залогом непрерывности бизнеса.
Поскольку жизненно важные артерии большинства современных организаций
представлены электронными документами, ECM-системы
играют решающую роль в обеспечении непрерывности работы предприятия, поскольку
без доступа к ключевым электронным документам, компания просто не сможет работать.
ECM-технологии позволяют создавать централизованные
репозитории (хранилища информации), где хранится вся жизненно важная
корпоративная информация. Способы хранения могут варьироваться на предприятиях
в зависимости от того, насколько критичен конкретный информационный ресурс для
компании – начиная от внешних хранилищ магнитных лент и заканчивая зеркальными
сайтами, разделенными географическими пространствами и работающими от разных источников
электропитания. Составив четкий план обеспечения непрерывности работы
предприятия, вы увидите, что не вся информация является критичной для
организации. Организация должна проранжировать имеющуюся информацию по сепени
критичности, чтобы определить, насколько быстро информация должна быть
восстановлена в случае наступления непредвиденных обстоятельств. Непрерывность
бизнеса начинается с четко прописанного плана и поддержки высшего руководства
компании. Далее, следует определить какие процессы являются критичными для
миссии компании, и от каких структурных подразделений зависит их исполнение.
Также необходимо провести оценку потенциального воздействия негативных факторов
на бизнес, чтобы определить масштабы ущерба от срыва этих процессов.
Определение того, что компания считает катастрофой и каков алгоритм
восстановления ключевых процессов — следующий шаг этого плана. Также необходимо
создать антикризисный центр управления с набором процедур по делегированию
полномочий и ответственностью и другими ролями. Наконец, не забывайте проводить
тестирование и обновление плана либо ежегодно, либо по мере изменения
потребностей бизнеса. Эффективная реализация плана непрерывности бизнеса
повысит вашу способность не только в кратчайшие сроки восстановить работу после
кризиса, но также поможет вам ранжировать корпоративные ресурсы по степени важности
и усовершенствует общую ECM-стратегию.

Управление бизнес-процессами / workflow

Данная составляющая ECM-решения
представляет собой инструменты, которые позволяют передавать информацию в
рамках отдельных бизнес-процессов, например, при обработке претензий. BMP-решения – это своего рода фреймворк, на базе которого
можно разрабатывать, размещать, отслеживать и оптимизировать многочисленные
типы приложений по автоматизации процессов, в которых могут участвовать как
люди, так и информационные системы. Определите, какие процессы можно
автоматизировать, и потребуют ли они специализированной обработки или человеческого
вмешательства. В настоящее время под термином «поток работ» (workflow)
обычно понимаются процессы управления документами, которые осуществляются под
руководством человека. C помощью систем workflow можно
производить согласование документов и устанавливать очередность их предоставления.
В некоторых случаях workflow также доводит принятое
решение до следующего сотрудника в корпоративной иерархии. Эти решения основывается
на заранее установленных правилах, разработанных собственником системы.

Информация (контент) и документы

Неструктурированная информация попадает в информационную
систему организации из разных источников. Независимо от того, каким образом
единица информации попадает в организацию, у нее есть жизненный цикл. Следуйте
за документом через весь его жизненный цикл, как это рассмотрено при
использовании ECM-технологии:

●  Неструктурированные
электронная информация: электронная почта, мгновенные сообщения, текстовые
документы, презентации и т.д.

●  Электронные
формы.

●  Бумажные
документы / формы.

Сканирование

Бумажные документы обычно попадают в организацию через
сканер или многофункциональное устройство. В случае, когда используется
централизованный сканер, большой объем бумажных документов попадает в систему
через назначенных сотрудников. В случае, когда операции разделены, меньший
поток документов попадает через менее загруженные сканеры или
многофункциональные устройства в непосредственной близости от места создания
документа.

Образы документов

Программное обеспечение преобразует бумажный документ в его
электронный образ. Все больше и больше электронные образы документов
приобретают такую же юридическую силу, как бумажные документы.

Обработка форм

ECM-система умеет обрабатывать формы.
Большинство форм в современной организации структурированы – расположение
элементов формы строго определено. Тем не менее, ощутимо улучшается способность
систем обрабатывать неструктурированные формы, то есть те, которые выполнены не
по строго заданному шаблону. [Прим. ред. в России чаще всего под формами со
строгого заданными шаблонами надо понимать формы ввода данных в финансовые и
бухгалтерские системы, ERP-системы и т. д.]

Распознавание

Это технологии, позволяющие преобразовывать информацию с
бумажных носителей в электронный вид без ручного ввода данных. Технологии
распознавания, начиная от оптического распознавания символов (OCR)
и заканчивая интеллектуальным распознаванием символов (ICR),
обладают рядом прогрессивных возможностей и играют важные роль в деле перевода большого
объема форм или неструктурированных данных в удобочитаемую информацию в системе
управления контентом.

Категоризация / таксономия

Таксономия обеспечивает формальную структуру для информации,
основываясь на индивидуальных потребностях организации. Инструменты
категоризации автоматизируют процесс распределения (размещения) контента (образов
документов, электронной почты, текстовых документов, т.е. всего электронного контента)
для последующего поиска на основе таксономии. Пользователи также могут
классифицировать документы вручную. Это важный этап, который обеспечивает
надлежащее хранение контента.

Индексирование

Этот этап является неотъемлемой частью сбора информации, на
данном этапе создаются метаданные для сканированных документов (например, идентификационный
номер клиента) с тем, чтобы потом документ можно было легко найти.
Индексирование документов может основываться на ключевых словах, либо на
полнотекстовом поиске.

Управление документами

Технология управления документами помогает организациям
лучше управлять такими процессами, как создание, внесение изменений,
утверждение и использование электронных документов. Среди ключевых функций этой
технологии можно назвать библиотечные сервисы, профилирование документов,
поиск, приход/выбытие, контроль версий, история исправлений и безопасность.

Управление официальной документацией

Официальная документация относится к типу контента, который
имеет долгосрочное значение для организации и управляется в соответствии с
графиком хранения, определяющим, как долго следует хранить документ, исходя или
из внешних требований, или на основании утвержденного в данной организации
внутреннего регламента. Официальным документом может быть любая единица
контента.

Управление электронной почтой

В соответствии с существующим в сфере деловой
корреспонденции стандартом де-факто, недостаточно простого удаления сообщений
электронной почты из сервера и сохранения их в репозитории. Сообщения
электронной почты должны классифицироваться, храниться и уничтожаться в
соответствии с корпоративными  стандартами – также как любой другой документ.

Управление WEB-контентом

Технология управление веб-контентом нацелена на решение таких
задач, как создание, рецензирование, утверждение и публикация. Среди ключевых
характеристик управления веб-контентом можно назвать средства создания и
авторизации, разработку и управление шаблонами ввода и презентации, управление
повторным использованием контента и возможности динамической публикации.

Управление цифровыми активами

Схожая по функционалу с управлением документами, управление
цифровыми активами (DAM) выполняет функции хранения,
отслеживания и использования медиа-документов (видео, логотипы, фотографии и
т.д.). Своими корнями эта технология уходит в индустрию медиа и развлечений.
Технология в настоящее время получает все большее распространение, особенно это
касается маркетинговых служб. Цифровые активы обычно обладают высокой стоимостью
интеллектуальной собственности.

Репозитории

Структурированные и неструктурированные репозитории являются
ключевым компонентом многих ECM-систем. Именно здесь
хранятся данные и именно здесь сосредоточена значительная часть корпоративных
средств, вложенных в ECM. Репозиторий может
представлять собой сложную систему стоимостью в сотни тысяч долларов, а может
быть предельно простым, как файловая папка, если речь идет о небольших
компаниях. Главное – найти ту информацию, которая когда-то была сохранена в репозитории.

Хранение

Контент должен где-то «жить». Технологии хранения
(оптические диски, магнитные ленты, микропленки, RAID-массивы,
бумага) позволяют хранить контент как в формате онлайн, для быстрого доступа,
так и в автономном формате, если контент не используется часто.

Интеграция контента

Этот компонент позволяет разнородным источникам контента
выглядеть и функционировать как единый репозиторий.

Миграция

По мере того, как носители информации устаревают, для
сохранения возможности доступа контент должен быть помещен на новые,
современные носители информации.

Создание резервных копий / восстановление

Создание резервных копий контента в разных форматах и/или
местах хранения повышает шансы компании на выживаемость и быстрое
восстановление нормальной работы в случае наступления непредвиденных обстоятельств.

Поиск

Одно из наиболее замечательных преимуществ качественной ECM-системы – это способность извлечь ту информацию, которая
была в нее помещена. Если у вас проведена тщательная работа по индексированию
документов, таксономии и организации репозитория, найти и извлечь нужную
информацию не составит большого труда.

Синдикация

Это распределение контента для повторного использования и преобразования
в другой контент.

Локализация

Это преобразование контента в зависимости от потребностей и
культурных особенностей разных национальных рынков.

Персонализация

Используя средства таксономии и основываясь на существующих пользовательских
предпочтениях, различные виды и единицы контента могут быть доставлены согласно
заданным пользователем параметрам.

Публикация

Благодаря набору определенных инструментов, контент
доставляется своему адресату. Контент может быть доставлен в печатном виде, по
электронной почте, через вебсайты, порталы, SMS-сообщения,
RSS-каналы.

Бумажно-электронные средства

Портал, Интранет, Экстранет, электронная почта, факс.

Безопасность

Средства безопасности обеспечивают разграничение доступа к
контенту, как во время его создания и управления им, так и во время доставки.

1. Управление цифровыми правами – предотвращает
незаконное распространение защищенного авторскими правами контента путем
ограничения доступа к контенту, а также путем предоставления /ограничения прав
пересылки контента и доступа к нему.

2. Цифровые подписи – идентифицируют отправителя
документа и аутентичность сообщения.

3. Инфраструктура управления открытыми ключами (PKI) – использует открытые и закрытые ключи,
находящиеся в управлении у доверенной третьей стороны, для совершения сделок
через публичный Интернет.

Совместная работа

Технологии совместной работы позволяют отдельным пользователям,
например, сотрудникам или партнерам по бизнесу с легкостью создавать и
осуществлять поддержку проектных команд, независимо от их географического
местоположения. Эти технологии облегчают создание коллективного контента и
процесс принятия решений.

Долгосрочное архивное хранение

Контент, который необходимо хранить в течение десятилетий,
должен быть сохранен на носителях, таких как бумага и микрофильмы, с
соответствующим сроком хранения.

* * *

AIIM – ассоциации
производителей систем управления корпоративным контентом, где можно получить
необходимую информацию, пройти курсы и получить доступ к ресурсам, которые
помогут вам и вашей компании более эффективно управлять корпоративными
документами, информационными ресурсами, бланками, графическими изображениями и
бизнес-процессами.

Источник: AIIM

Чтобы прочитать эту статью до конца,
авторизуйтесь
или зарегистрируйтесь

основы

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Недостаточно «управлять» контентом. Возможность доступа к правильной версии документа или записи имеет важное значение. Контентом необходимо управлять так, чтобы он использовался для достижения бизнес-целей.

Управление корпоративным контентом — это систематический сбор и организация информации, которая должна использоваться определенной аудиторией — руководителями предприятий, клиентами и т. д. Ни одна технология, ни методология, ни процесс, это динамическое сочетание стратегий, методов , а также инструменты, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения и доставки информации, поддерживающей ключевые организационные процессы на протяжении всего их жизненного цикла.

• Захват сводится к вводу контента в систему.
• Управление — это то, что вы делаете рядом с ним, поэтому его может найти и использовать тот, для кого он предназначен.
• Хранение означает поиск подходящего места в вашей инфраструктуре, будь то официальная система управления контентом или другое информационное решение.
• Сохранение относится к долгосрочному уходу — архивированию, если хотите — практике защиты его, чтобы его можно было использовать, как бы далеко в будущем он ни был нужен организации.
• А доставка — это передача информации нужным людям именно тогда, когда она им нужна.

Вниманию визуальных учащихся: Нажмите здесь, чтобы ПОСМОТРЕТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

Управление документами в конечном итоге было включено в управление контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая ее часть создается не нами. Благодаря интеграции целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны, облачные сервисы и т. д., потребность в обработке информации всех видов ускорилась: не только с точки зрения большего количества типов медиа, таких как текст, изображения или изображения. , голосовые файлы, но также и с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, легко управляется.

Структурированная информация — это информация, которая строго определена и не только предназначена для обработки компьютерной программой, но и легко может быть обработана, как и большая часть информации, хранящейся в реляционных базах данных и используемой в бизнес-решениях.

Неструктурированная информация — это информация, которая не имеет полностью определенной структуры и, скорее всего, будет прочитана и использована людьми. В качестве примера подумайте о большей части информации, создаваемой обычными офисными приложениями (текстовыми процессорами, программами для презентаций).

Полуструктурированная информация — это информация, которая находится где-то посередине, например, счета-фактуры, заказы на покупку и квитанции, которые содержат данные для компьютерной обработки, но имеют форматы и макеты, которые сначала необходимо идентифицировать и классифицировать — задача, которая часто обрабатывается людьми, но по мере совершенствования инструментов все больше автоматизируется.

Все это становится важным, если учесть, какое влияние на ваш бизнес может оказать отсутствие управления этими элементами! Снижение полезности, потеря времени, потеря производительности, возможное несоблюдение правил или корпоративных политик, риск серьезного прерывания бизнеса в случае гибели ключевых хранилищ или стихийных бедствий — ни один из этих результатов не является счастливым!

Эффективность, результативность, соответствие требованиям и непрерывность — все это в разных пропорциях определяет экономическое обоснование управления контентом в большинстве организаций.

Управление транзакционным контентом нацелено на процессы, которые сосредоточены на ведении бизнеса или обеспечении решения или конечного результата. Эти процессы направлены не на создание контента, а на его использование для управления действиями и решениями.

Примеры включают обработку счетов, обработку заявок, адаптацию сотрудников, кредиторскую задолженность, страховые претензии, карты пациентов, а также обработку разрешений и кредитов.

Здесь мы говорим об управлении транзакционным содержимым, а не об управлении содержимым, потому что оно обычно требует большой конфигурации рабочего процесса и интеграции с другими системами. Тем не менее, будучи ориентированным на контент, он так же легко мог быть указан в разделе управления контентом, как следует из названия. Для целей диаграммы представьте, что он занимает место прямо на границе между дисциплинами процесса и содержания, которые в любом случае довольно тесно связаны друг с другом.

ECM — это постоянная и развивающаяся стратегия максимального использования вашего контента.

Что такое ЕСМ?

Что такое ЕСМ?

Становиться участником

Логин участника

Управление корпоративным содержимым (ECM) — это основа хранения, управления, организации и распространения ваших документов. Узнайте, что это такое, зачем это нужно вашему бизнесу, лучшие решения и многое другое.

— —

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

— —

История управления корпоративным контентом

На рубеже тысячелетий достижения в области технологий привели к массовому переходу от физического к цифровому. Многие компании обнаружили, что больше не могут справляться с растущим объемом и разнообразием ежедневно создаваемого контента. Это потребовало нового способа управления информацией. AIIM ответила на этот призыв в 2000 году, придумав термин «управление корпоративным контентом» и определив методологии и лучшие практики, необходимые для сбора, анализа, отображения, сохранения и хранения информации в эту новую эпоху.

Инновации в отрасли привели к появлению нового гиганта бизнеса — систем для совместной работы, таких как SharePoint. Для компаний SharePoint был маяком производительности и совместной работы. Но он также был значительным архитектором данных и документов. Внезапно предприятия стали обрабатывать несколько информационных бункеров. Обновления документов между корпоративными системами управления контентом и SharePoint были тусклыми, а совместная работа тормозилась из-за несоответствия версий документов и путаницы в системе. В то же время операционная напряженность между открытостью документов, совместной работой и управлением разрушала инфраструктуры и приводила к утечке данных.

Для борьбы с этим была создана новая волна инструментов управления контентом. Но вместе с этими новыми инструментами появилась и новая форма управления корпоративным контентом. Это больше не было « достаточно хорошим », чтобы просто обрабатывать, систематизировать и хранить документы. Предприятиям требовалась надежная архитектура, которая могла бы объединить все эти источники данных и документы и связать их с несколькими клиентскими и бизнес-каналами.

Смерть ECM

Изменился рабочий процесс, лежащий в основе управления корпоративным контентом. То, что начиналось как способ согласованного объединения физических и цифровых ресурсов, превратилось в архитектуру, которая обеспечивает хранение, поиск, организацию, сопоставление и атрибуцию данных в вашей организации. Это означает, что современный подход ECM должен быть способен накладываться на ваши существующие информационные системы (например, SaaS, PaaS, локальные серверы и т. д.). Сегодня ECM — это общий термин для всех этих процессов, которые обрабатывают документы и данные.

Возникновение облачных технологий и появление их потомков как услуги не только увеличили потребность в управлении корпоративным контентом, но и помогли ввести ECM в новую эру. Управление корпоративным контентом больше не относится к набору программного обеспечения, системе или стратегии управления контентом. Наоборот, управление корпоративным контентом — это основа всей стратегии документооборота вашего бизнеса.

В 2017 году Gartner объявила, что ECM — как терминология — мертва.

ECM уже мертв (конец срока действия, название бывшего рынка), по крайней мере, в том смысле, как Gartner определяет рынок.
Он был заменен термином Content Services.
— Гартнер

В AIIM мы годами обосновывали необходимость усовершенствованного подхода к управлению контентом (см. наш отчет за 2015 г. «Управление контентом 2020: Мыслить дальше»). Дело не в том, что основные принципы управления ECM изменились; они не имеют. Предприятиям по-прежнему нужны решения, которые помогают конечному пользователю управлять сложным взаимодействием между человек , процессы и технологии . Но способы реализации этих решений развиваются вместе с технологиями, процессами и современными стратегиями.

В частности, данные радикально изменили доступность термина ECM. Поскольку ECM изначально был в значительной степени сосредоточен на документации, попытка позиционировать данные в отображениях ECM затруднена.

«Монолитная» ECM-система не вписывается в современную архитектуру бизнеса. Компании меняют не только способы использования контента и данных для определения качества обслуживания клиентов, но и данные теперь играют роль в принятии каждого важного бизнес-решения. И все эти документы разбросаны по множеству фреймворков и систем.

Данные о клиентах распределены по разветвленной архитектуре (например, CRM-решениям, ERP-решениям и т. д.), множеству технологий (например, SaaS, PaaS, облаку и т. д.) и множеству документов, существующих в вашей ИТ-инфраструктуре. конвейер, и все эти данные и контент невероятно гибкие и гибкие.

Другими словами, потребности в данных в современном деловом мире слишком велики для одного решения ECM. Это означает, что термин «управление корпоративным контентом» неадекватно описывает все усилия, связанные с контентом, которыми управляют предприятия, и все используемые системы.

 На самом деле, в 2016 году мы провели опрос «ECM – состояние отрасли – 2016», в ходе которого 38 % респондентов полностью согласились с тем, что ECM больше не является правильным языком для определения продуктов управления контентом.

— —

Почему компании используют управление корпоративным контентом?

— —

Какие виды бизнеса получают выгоду от управления корпоративным контентом?

Не каждому предприятию нужна большая система масштаба предприятия, которая собирает и хранит документы для применения процессов ECM. Обоснование масштабного процесса документирования, вероятно, не является экономически эффективным или необходимым для многих малых предприятий. Но ECM по-прежнему охватывает ваш контент и организацию данных в существующей архитектуре, включая системы SaaS, IoT, Office 365 и любую другую масштабируемую технологию. Таким образом, управление корпоративным контентом полезно практически для всех (если не для всех) предприятий.

Давайте подробно остановимся на каждом из них и подробно расскажем о некоторых преимуществах.

Предприятие

ECM — важная и ценная воронка. Начнем с того, что у предприятий обычно есть чрезмерная потребность в лучшем управлении данными (особенно в эпоху, когда поток данных почти бесконечен), и у предприятий есть капитал, чтобы инвестировать в некоторые из более сложных инструментов ECM.

Поиск способа объединения всех этих точек данных в меньший поток имеет решающее значение для большинства масштабных предприятий. Но предприятия должны быть осторожны при выборе стратегии ECM, которая подходит всем. Часто существует слишком много разрозненных хранилищ, слишком много данных и слишком много систем, чтобы одно решение могло быть сопоставлено. Предприятиям следует думать об управлении корпоративным контентом как о скелете своих существующих систем и о планах дальнейшей системной интеграции. Это включает в себя поиск подходящей таксономии, переосмысление существующих структур и устаревших систем и даже планирование того, как цифровые рабочие места вписываются в это всеобъемлющее уравнение.

Важно помнить, что область применения ECM выходит далеко за рамки продуктов и услуг. Например, ECM может осуществляться в форме предотвращения мошенничества, обеспечения безопасности и соблюдения нормативных требований. Для многих предприятий системы ECM могут обеспечить немедленные решения.

Малый и средний бизнес

Для малого и среднего бизнеса поиск ценности в ECM может показаться надуманным. У многих из этих компаний нет капитала для покупки ECM-систем корпоративного уровня, и это может оттолкнуть их от размышлений о своей контент-стратегии. Важно помнить, что вам не нужно вкладывать «жизненные сбережения» вашего бизнеса в решение IBM, чтобы извлечь выгоду из управления корпоративным контентом. Вам нужно перестроить то, как вы воспринимаете ECM. Начните с малого. Вам не нужно оцифровывать весь свой бизнес с помощью новейшего и самого лучшего модного решения, чтобы внести существенные глубокие изменения в то, как вы управляете контентом.

Вот трехэтапный процесс, который поможет вам узнать, что ECM работает для вас.

1. Определите свои потребности. У вас слишком много хранилищ данных? Вы ищете способ автоматизировать некоторые процессы ввода документов? Вы ищете платформу для совместной работы и хранения данных? Планируется ли внедрение облачных технологий? Вы должны знать, где вы находитесь, чтобы начать планировать свою ECM-стратегию. Это не произойдет за один день, и вы, безусловно, должны перестраховаться. Но внедрение решений ECM может быть невероятно рентабельным и помогают предотвратить утечку доходов для малых предприятий.

2. Сопоставьте эти цели с дорожной картой интеллектуального управления информацией.

3. Узнайте, какие поставщики решений работают в рамках вашего бюджета, потребностей и планов. Теперь найдите решение для управления предприятием для малого бизнеса, которое понимает эти потребности.

Бизнесы на стадии роста

Есть бизнесы, которые существуют в подвешенном состоянии; маленькие, но готовые завоевать свое пространство и быстро масштабироваться. Как вы можете использовать зонтичную архитектуру для распространения данных, если ваши системы, инструменты и контент быстро развиваются? Инвестировать в инфраструктуру любого типа в отношении данных — помимо соблюдения требований — кажется сложным и рискованным в условиях гипермасштабирования.

Если вы так думаете об управлении корпоративным контентом на этапе роста, вам нужно переосмыслить этот ход мыслей. Компании, находящиеся на этапе роста, не только хорошо адаптированы к внедрению стратегии ECM, но и находятся в идеальном положении для использования управления контентом для подготовки к возможным системам ECP.

Самое замечательное в том, что вы находитесь на стадии роста — вы находитесь на новом листе. У вас нет существующих устаревших систем и устаревшего физического содержимого, усложняющих каждое решение. Вместо этого у вас есть ясность и гибкость для быстрой адаптации и масштабирования операций, не опасаясь потери данных.

ECM не только дает развивающимся компаниям возможность управлять своим контентом и данными в разных потоках и оптимизировать подключение и совместную работу, но и не существует существующих систем, создающих трения в этом процессе, как это было бы на большинстве предприятий.

— —

Обзор программного обеспечения и решений ECM

— —

Каковы лучшие решения ECM?

— —

5 Проблемы и тенденции в управлении корпоративным контентом

В 2019 году сложность управления контентом и данными в деловом мире привела к появлению все более динамичных и широких определений управления корпоративным контентом. Итак, давайте рассмотрим некоторые тенденции, которые меняют управление корпоративным контентом и создают новые термины, процессы, решения поставщиков и бизнес-практики.

1. Путь к цифровым преобразованиям

В статье «Состояние интеллектуального управления информацией: опередив цифровую кривую» AIIM доказывает, что в настоящее время каждая организация находится на пути цифровых преобразований. Со всеми новыми технологиями и процессами управления данными попытка превратить ДНК вашего бренда в цифровую трансформацию (или «подрывную деятельность») имеет решающее значение для выживания в эпоху цифровых технологий.

В основе этого путешествия лежат четыре основные черты:

1. Использование данных и контента для понимания, прогнозирования и переопределения внутреннего и внешнего взаимодействия с клиентами.

2. Достижение гибкости бизнеса и инноваций за счет использования модульных технологий.

3. Достижение операционного совершенства благодаря вашим процессам, потребностям, целям и методам.

4. Поиск способов автоматизации соответствия требованиям и управления в рамках конвейера данных.

Благодаря этим четырем характеристикам ECM позиционируется как решение, в первую очередь детализированное, а во вторую — широкое. Это означает, что компании должны сосредоточиться на основных процессах и методах, лежащих в основе ECM, и использовать технологии, поддерживающие ECM, когда и где это применимо.

2. Прогрессивные технологии (IoT, блокчейн и автоматизация)

Наиболее очевидные «прорывы» в области ECM происходят в форме прогрессивных технологий, таких как IoT, блокчейн и автоматизация. Все эти новые движения в технологиях создали дополнительные экосистемы, на которые ECM необходимо реагировать как в ближайшей, так и в долгосрочной перспективе.

Автоматизация и машинное обучение создают новые методы сбора, индексации и извлечения данных и содержимого. Интернет вещей создает новые потоки необработанных данных из точек взаимодействия с клиентами, к которым необходимо подходить и обрабатывать уникальным образом. Кроме того, блокчейн предлагает альтернативы традиционному хранилищу данных, которые требуют дополнительной гибкости и прозрачности.

3. Регуляторные сложности

С появлением GDPR и аналогичных органов по соблюдению данных поиск способа автоматизации и мониторинга соответствия данных во всей вашей ИТ-инфраструктуре имеет решающее значение для предприятий, которые хотят оставаться прибыльными, но при этом соответствовать требованиям. Способы, которыми организации обрабатывают свои данные, меняются, а это означает, что способы, которыми организации собирают, управляют, хранят, сохраняют и доставляют этот контент, также меняются.

This entry was posted in Популярное