НОУ ИНТУИТ | Лекция | Анализ доступности ресурсов

< Лекция 5 || Лекция 6: 123 || Лекция 7 >

Аннотация: Доступность ресурса. Расчет доступности ресурса. Причины превышения доступности ресурсов. Просмотр превышения доступности ресурсов. Фильтрация ресурсов с превышением доступности в среде MS Project .

Ключевые слова: project, MAX, ресурс, ПО, resource, availability, general, information, change, TIME, производительность, scheduling, место, sheet, лист, resource usage, resource allocation, значение, поле, список, Filtered, ALL, level, look, поиск, множества, индикатор, представление, затраты, управление ресурсами, management, go, NEXT, gantt chart, диаграмма Ганта, график

Доступность ресурса. Расчет доступности ресурса

Доступность ресурса есть максимальная способность ресурса выполнять работу.

В среде MS Project доступность ресурса контролируется при помощи параметра Максимальные единицы (Max. Units).

Максимальные единицы могут выражаться:

• в числах (например, 3 единицы) или
• процентах (300% единиц)

Количество времени, которое ресурс доступен во время проекта, определяется следующими значениями:

• количество единиц ресурса, доступных в определенный период времени

доступность ресурса по времени настраивается на сетке Resource Availability во вкладке Общие (General) окна Сведения о ресурсе (Resource Information)

• количество рабочего времени, которое указано в календаре ресурса для определенного периода времени.

Определяется в окне Change Working Time (Рабочее время) диалогового окна Resource Information (Сведения о ресурсе).

Рассчитать доступность ресурса можно по формуле:

Объем работы, для которого ресурс доступен в данный период времени =
Количество доступных единиц ресурса * рабочее время в календаре для данного периода времени.

Например:

intuit.ru/2010/edi»>Распределение трудоспособности ресурса по времени называется выделением ресурса (allocation).

Cуществует три состояния ресурса:

• С неполным выделением (underallocated)
• С полным выделением (fully allocated)
• C превышением доступности (overallocated)

Ресурс находится в состоянии с неполным выделением (underallocated), если максимальная производительность ресурса не заполнена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают только 30 часов 40-часовой рабочей недели.

Ресурс находится в состоянии с полным выделением (fully allocated), если максимальная производительность ресурса точно заполнена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 40 часов 40-часовой рабочей недели.

Ресурс находится в состоянии с превышением доступности (overallocated), если максимальная производительность ресурса превышена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 70 часов 40-часовой рабочей недели.

Причины возникновения превышения доступности ресурса

Таким образом, превышение доступности ресурса – это назначение ресурсу в течение определенного периода времени часов работы больше, чем доступно в рамках проекта.

Превышение доступности ресурса может возникать, например, по следующим причинам:

• назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно;
• intuit.ru/2010/edi»>увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса;
• назначение ресурса на дни, когда ресурс недоступен.

В среде MS Project превышение доступности ресурса может возникать обычно как следствие планирования нескольких назначений ресурса на одно и тоже время. При планировании назначений MS Project автоматически использует календарь ресурса вместо основного календаря проекта и планирует назначение на время, которое в календаре ресурса является:

• ближайшим доступным,
• удовлетворяющим требуемым условиям.

При этом проверка, не назначен ли ресурс на это время другим задачам, системой не производится.

Какой календарь MS Project будет использовать при планировании, регулируется посредством опции Scheduling Ignores Resource Calendars (Не учитывать календари ресурсов при планировании). При включении этой опции календарь ресурса будет игнорироваться и будет использоваться календарь задачи. Возникающее при этом превышение доступности ресурса MS Project таковым считать не будет.

Распределение часов рабочего времени в течение периода, например, недели, может быть таковым, что превышение доступности ресурса будет иметь место для какого-то отдельного дня в неделе при отсутствии превышения доступности по сумме часов за неделю. Например:

Дальше >>

< Лекция 5 || Лекция 6: 123 || Лекция 7 >

НОУ ИНТУИТ | Лекция | Анализ доступности ресурсов

< Лекция 9 || Лекция 6: 123

Аннотация: Доступность ресурса. Расчет доступности ресурса. Причины превышения доступности ресурсов. Просмотр превышения доступности ресурсов. Фильтрация ресурсов с превышением доступности в среде MS Project .

Ключевые слова: project, MAX, ресурс, ПО, resource, availability, general, information, change, TIME, производительность, scheduling, место, sheet, лист, resource usage, resource allocation, значение, поле, список, Filtered, ALL, level, look, поиск, множества, индикатор, представление, затраты, управление ресурсами, management, go, NEXT, gantt chart, диаграмма Ганта, график

Доступность ресурса. Расчет доступности ресурса

Доступность ресурса есть максимальная способность ресурса выполнять работу.

В среде MS Project доступность ресурса контролируется при помощи параметра Максимальные единицы (Max.Units).

Максимальные единицы могут выражаться:

• intuit.ru/2010/edi»>в числах (например, 3 единицы) или
• процентах (300% единиц)

Количество времени, которое ресурс доступен во время проекта, определяется следующими значениями:

• количество единиц ресурса, доступных в определенный период времени

доступность ресурса по времени настраивается на сетке Resource Availability во вкладке Общие (General) окна Сведения о ресурсе (Resource Information)

• количество рабочего времени, которое указано в календаре ресурса для определенного периода времени.

Определяется в окне Change Working Time (Рабочее время) диалогового окна Resource Information (Сведения о ресурсе).

Рассчитать доступность ресурса можно по формуле:

intuit.ru/2010/edi»>Объем работы, для которого ресурс доступен в данный период времени =
Количество доступных единиц ресурса * рабочее время в календаре для данного периода времени.

Например:

intuit.ru/2010/edi»>Распределение трудоспособности ресурса по времени называется выделением ресурса (allocation).

Cуществует три состояния ресурса:

• С неполным выделением (underallocated)
• С полным выделением (fully allocated)
• C превышением доступности (overallocated)

Ресурс находится в состоянии с неполным выделением (underallocated), если максимальная производительность ресурса не заполнена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают только 30 часов 40-часовой рабочей недели.

Ресурс находится в состоянии с полным выделением (fully allocated), если максимальная производительность ресурса точно заполнена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 40 часов 40-часовой рабочей недели.

Ресурс находится в состоянии с превышением доступности (overallocated), если максимальная производительность ресурса превышена назначениями.

Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 70 часов 40-часовой рабочей недели.

Причины возникновения превышения доступности ресурса

Таким образом, превышение доступности ресурса – это назначение ресурсу в течение определенного периода времени часов работы больше, чем доступно в рамках проекта.

Превышение доступности ресурса может возникать, например, по следующим причинам:

• назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно;
• intuit.ru/2010/edi»>увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса;
• назначение ресурса на дни, когда ресурс недоступен.

В среде MS Project превышение доступности ресурса может возникать обычно как следствие планирования нескольких назначений ресурса на одно и тоже время. При планировании назначений MS Project автоматически использует календарь ресурса вместо основного календаря проекта и планирует назначение на время, которое в календаре ресурса является:

• ближайшим доступным,
• удовлетворяющим требуемым условиям.

При этом проверка, не назначен ли ресурс на это время другим задачам, системой не производится.

Какой календарь MS Project будет использовать при планировании, регулируется посредством опции Scheduling Ignores Resource Calendars (Не учитывать календари ресурсов при планировании). При включении этой опции календарь ресурса будет игнорироваться и будет использоваться календарь задачи. Возникающее при этом превышение доступности ресурса MS Project таковым считать не будет.

Распределение часов рабочего времени в течение периода, например, недели, может быть таковым, что превышение доступности ресурса будет иметь место для какого-то отдельного дня в неделе при отсутствии превышения доступности по сумме часов за неделю. Например:

Дальше >>

< Лекция 9 || Лекция 6: 123

Серьезное отношение к доступности ресурсов: руководство для растущего бизнеса

Участие в новых проектах, не зная о доступности ресурсов, — это выстрел в темноте. Люди всегда имеют разные уровни доступности, в зависимости от спроса со стороны других частей бизнеса. Хотя многие бизнес-лидеры осознают это, у них нет четкого представления о расписании и заказах своей команды, что приводит к тому, что управление ресурсами становится главной проблемой для многих руководителей несколько лет подряд.

‍Планирование ресурсов либо становится слишком строгим, либо исключается из списка процессов, требующих улучшения. Но правда в том, что вам не только нужно получить необходимые ресурсы, прежде чем браться за новый проект, но вы также не хотите, чтобы они сидели на скамейке — это стоит больше денег.

Выбор информации о наличии ресурсов — это путь к более надежному управлению ресурсами и более эффективной организации, где ни таланты, ни деньги не тратятся впустую. Продолжайте читать это руководство, если отслеживание доступности ресурсов было проблемой. В конце концов, это проще, чем вы думаете!

• Что такое доступность ресурсов?
• Преимущества отслеживания доступности ресурсов
• Как отслеживать доступность ресурсов

Что такое доступность ресурсов?

Доступность ресурсов относится к информации о том, какие ресурсы вы можете использовать для обслуживания проектов, когда и при каких условиях. Эта информация имеет решающее значение, поскольку успех каждого проекта зависит от того, есть ли у вас доступ к необходимым ресурсам и инструментам.

Доступность ресурсов часто отображается в календаре ресурсов, также известном как тепловая карта ресурсов. Вот пример из Runn с использованием наших демонстрационных данных:

Если вы решите продолжить бесплатную пробную версию Runn, попробуйте отсортировать по доступности в разделе «Люди».

Это был практический пример возможности отслеживать доступность ресурсов, но зачем вообще это нужно?

McKinsey говорит о доступности ресурсов как о соответствии ресурсов приоритетным бизнес-проектам. Сопоставляя доступность ресурсов, необходимых для каждого проекта, компании могут выявить пробелы и разработать план, обеспечивающий выделение нужных ресурсов для приоритетных проектов в нужное время.

Однако, говоря о доступности ресурсов, мы имеем в виду не только время людей. Их навыки, стаж работы, свободное время, карьерные устремления — все это должно быть частью обсуждения, прежде чем принимать решения о распределении ресурсов. У сотрудников есть выходные, они могут взять ежегодный отпуск или могут потребоваться для другого проекта. Для своевременного выполнения задач требуются определенные навыки, и без этих навыков менеджеры проектов могут столкнуться с временными задержками. В то же время чрезмерно квалифицированный персонал может потребовать дополнительных затрат, которые лягут бременем на ваш бюджет.

Преимущества отслеживания доступности ресурсов

Информация о доступности ресурсов дает ряд преимуществ. С одной стороны, отслеживание доступности ресурсов может быть важным фактором, позволяющим бизнесу масштабировать свою деятельность и получать большую отдачу.

После пандемии организации, поставляющие товары и услуги, пришли к пониманию того, что их бизнес строится на людях. Люди являются их самым большим активом и ресурсом, который необходимо распределять таким образом, чтобы это было выгодно для бизнеса. Воспользовавшись доступностью ресурсов, предприятия могут оптимизировать ресурсы и изменить подходы, о возможности которых они не подозревали. Не говоря уже о ясности, которую доступность ресурсов вносит в процесс планирования проекта.

Оценивая преимущества отслеживания доступности ресурсов, мы обнаружили множество проблем, которые можно предотвратить:

• Нехватка ресурсов. Легко перераспределить количество сотрудников, если вы не знаете их доступность. Даже если они свободны в определенное время, они могут оказаться непродуктивными, если только что закончили большой объем работы.
• Недоиспользованные ресурсы. Все ресурсы имеют свою цену, и если они неэффективны, то деньги потрачены впустую. Планирование доступности ресурсов позволяет вам распределять ресурсы так, чтобы они использовались в соответствии с их потенциалом.
• Конфликты ресурсов. Вы можете столкнуться с конкуренцией за ресурсы со стороны других бизнес-подразделений, конкурирующих проектов или внешних сторон. Важно иметь график проекта, который позволяет избежать этих конфликтов, чтобы вы могли двигаться вперед, как задумано.

Отслеживание ресурсов в целом помогает прогнозировать потребность в ресурсах и нанимать людей, которые будут не только выполнять проектные задания, но и приносить прибыль компании.

Как отслеживать доступность ресурсов с помощью Runn’s People Planner

На первый взгляд может показаться, что лучший способ измерить доступность ресурсов — спросить людей, чем они занимаются в течение рабочего дня. Люди дадут вам разные ответы, но чаще всего встречаются такие: «работаю над своим проектом» и «занят другими делами». Важно понимать, как эти ответы могут ввести в заблуждение. Тот факт, что кто-то занят чем-то другим, не означает, что он не может работать над вашим проектом.

Вот где вступает в игру отслеживание доступности ресурсов на организационном уровне. В конце концов, всем нужен единый источник достоверной информации, когда речь идет о бронировании ресурсов, поэтому вот что мы предлагаем:

1. Создайте тепловую карту ресурсов

Тепловые карты ресурсов и календари обычно используются для отслеживания доступности ресурсов. Это наглядные диаграммы, которые поставляются с календарем резервирования и доступности ресурсов, которые вы можете использовать во всей организации. Это позволяет всем пользователям видеть, когда ресурсы используются и когда они доступны, а также создавать планы проектов, на которые можно положиться.

У Runn есть готовые к использованию диаграммы доступности ресурсов — их нужно только заполнить ресурсами и проектами вашей организации. Вы можете лучше выполнять бизнес-приоритеты, не тратя часы на ручное обновление электронных таблиц.

‍

Узнайте, сколько часов у каждого человека есть в наличии в любой день с помощью Планировщика людей Runn. Быстро планируйте работу своей проектной группы и мгновенно наблюдайте, как это повлияет на ваш бюджет, доход и мощность.

Хорошее расписание ресурсов обеспечит своевременную доступность нужных ресурсов, а в некоторых случаях поможет избежать проблем, связанных с доступностью. Наличие всего пула ресурсов на вашем экране избавит вас от догадок.

2. Настройте роль каждого, стоимость по умолчанию и команду

Не забывайте, какую роль каждый играет в бизнесе. У каждого члена вашей команды есть основная роль, соответствующая его должности, как определено в их контракте, но они также могут выполнять несколько ролей в зависимости от их навыков и потребностей вашего проекта.

Допустим, Элисон, менеджер вашего проекта, периодически помогает с регрессионным тестированием перед выпуском новой версии программного обеспечения. Ее основная роль в проекте — «Менеджер проекта», но вы можете дополнительно назначить ей роль «Тестировщик» (или любую другую роль) по мере необходимости.

Роли также необходимы для составления бюджета проекта, графика проекта и просмотра прогнозов загрузки.

В дополнение к ролям вы также можете отслеживать доступность команд в будущем. Если это так, то убедитесь, что они сформированы.

3. Отмечайте навыки людей, их местонахождение и т. д.

Недостаточно посмотреть расписание каждого. Вы хотите пойти дальше и создать прозрачность в отношении навыков людей, чтобы иметь возможность находить подходящие таланты для новых проектов.

Вот несколько способов использования тегов для сегментации людей и проектов:

• Навыки — Допустим, вам нужен кто-то, кто владеет определенными навыками, например языком программирования. Например, чтобы быстро определить и выделить кого-то, кто хорошо разбирается в Javascript, PHP и InDesign, вы можете пометить их по навыкам.
• Местоположение — Вы можете пометить людей и проекты, чтобы найти людей в определенном месте, если у вас есть глобальная команда или клиенты из разных стран. Например, Окленд (конкретный город или регион), удаленный (конкретный рабочий график) или Офис 1 — все это примеры конкретных местоположений.
• Старшинство — Если вы хотите назначить кого-то с определенным уровнем опыта для участия в проекте, вы можете использовать такие теги, как «старший», «младший», «младший сотрудник» или «стажер», чтобы различать знания и опыт людей. .
• Размер проекта . Это особенно полезно для отчетов. Вы можете пометить проекты в зависимости от их размера, чтобы увидеть, как проекты разного размера влияют на ваш бизнес в финансовом отношении.

4. Создайте конвейер проекта и сопоставьте ресурсы с проектами

Теперь, когда вы добавили людей с определенными ролями и тегами на тепловую карту ресурсов, пришло время сопоставить их с проектами. Перед распределением проектов вам необходимо убедиться, что вы добавили все текущие проекты в конвейер. Только после этого можно приступать к бронированию персонала и созданию заданий.

Эти четыре шага проложат вам путь к пониманию доступности людей, ролей и их навыков в разных местах и ​​значительно упростят управление проектами.

Когда появляются новые проекты, вы можете использовать функцию Runn «Сортировать по доступности», чтобы сразу увидеть, кто «наиболее доступен» в компании.

На более высоком, бизнес-уровне, новая диаграмма доступности Runn предоставит обзор того, сколько часов любая роль или проектная группа доступна в любой день, учитывая вашу текущую рабочую нагрузку. Согласно существующей диаграмме производительности и рабочей нагрузки Runn, новая диаграмма доступности позволяет вам просматривать доступность всей вашей организации, а также позволяет вам детализировать конкретную команду или роль.

Диаграмма доступности ресурсов Runn

Заключительные мысли

Преимущества знания доступности ресурсов в управлении проектами достаточно очевидны. Важно также понимать, какое влияние это может оказать на общие бизнес-цели.

Предприятия во всех отраслях стремятся к росту и масштабированию своей деятельности и инициируют множество проектов с одной целью. Имея возможность эффективно и результативно реализовывать приоритетные проекты, менеджеры проектов играют ключевую роль в масштабировании своих организаций.

Запустите бесплатную пробную версию Runn сегодня, чтобы, наконец, серьезно отнестись к доступности ресурсов.

Что такое доступность ресурсов? | Это замедляет вас?

Доступность ресурсов играет фундаментальную роль в управлении ресурсами. Знание того, какие ресурсы доступны в любой момент времени, является важным фактором при принятии решения о том, как распределять и распределять нужные активы для любого данного проекта. Как вы можете планировать строительство моста, например, если вы не знаете, сколько строителей доступно? Но управление ресурсами касается не только людей. Когда мы говорим о ресурсах, мы имеем в виду:

• Люди  – управление командой
• Финансирование — управление бюджетом
• Материальные активы  – все остальное, что необходимо для реализации успешного проекта от планирования до завершения, т. е. инструменты, машины, оборудование и помещения

Объединение этих различных факторов может оказаться непростой задачей, из-за чего управление ресурсами приобрело репутацию непростого занятия. Без необходимых инструментов планирования и аналитики у менеджеров проектов мало надежды на реалистичные оценки того, сколько времени может занять проект и сколько людей, сколько денег и материальных активов потребуется. Без инструментов, которые четко определяют эти факторы, менеджеры не могут учитывать все важные детали, а возможности могут остаться неиспользованными.

Это может привести к тому, что руководители проектов не уложатся в сроки или превысят бюджет, что в конечном итоге будет стоить их организации денег и может нанести ущерб их репутации в глазах клиентов и заказчиков.

Что такое доступность ресурсов?

Когда мы говорим о доступности ресурсов, нас интересует именно доступность ресурсов в бизнесе, которые являются возобновляемыми, включая ваших рабочих, инструменты, оборудование и пространство. Возобновляемые ресурсы – это ресурсы, которые необходимо периодически обновлять. Примеры доступности ресурсов в категории возобновляемых ресурсов включают ежедневную доступность ваших работников. В отличие от потребляемых ресурсов, которые обновляются в течение всего проекта (лучшим примером этого является ваш бюджет).

Чтобы продолжить пример, упомянутый выше, если мост будет построен, руководитель проекта должен ежедневно знать доступность ресурсов для всего проекта, включая:

• присутствие своих рабочих и отсутствия (праздники, болезни и травмы)
• , если оборудование и механизмы имеются и функционируют

Следующая часть головоломки – потребность в ресурсах. Это относится к количеству ресурсов, необходимых для завершения проекта, то есть к вашим требованиям. Так, например, если заинтересованная сторона решает, что проект необходимо завершить на неделю раньше, или получает одобрение на планирование второго моста и хочет начать прямо сейчас, это дополнительный спрос на ресурсы.

Если потребность в ресурсах превышает их доступность, у вас возникла проблема. Менеджер проекта не может всегда контролировать потребность в ресурсах, но он должен постоянно следить за доступностью ресурсов.

Что происходит, когда доступность ресурсов нарушается?

Если вы не распределяете работу равномерно между своими ресурсами, вы рискуете, что оборудование выйдет из строя, а люди устанут и потеряют интерес. С точки зрения человеческого фактора, вы рискуете, что ваши работники станут:

Перегружены

Если вы не знаете, кто может начать новый проект, вы можете поручить слишком много работы одним и тем же нескольким людям, излишне перегружая их график и потенциально вызывая выгорание.

Недостаточное использование

В качестве альтернативы вы можете оставить другим слишком мало работы, потратив впустую все преимущества их навыков и обучения. Это также может деморализовать их.

В результате вы можете обнаружить, что вам необходимо:

• Отмена существующих проектов
• Отказаться от работы, которую в противном случае вы могли бы сделать
• Чрезмерная приверженность работе, которую вы не можете выполнить вовремя или в соответствии с необходимым стандартом

Это потенциальные сценарии, которые будут стоить вашей организации денег, но их можно избежать, следя за доступностью ресурсов.

Знакомство с Tempus Resource

С точки зрения управления проектом успех любого проекта будет зависеть от способности вашей организации максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Чтобы проекты выполнялись вовремя и в соответствии с требуемыми стандартами, решающее значение имеет хорошее программное обеспечение для управления ресурсами.

Многие руководители проектов узнают, что крупномасштабные и дорогостоящие решения PPM не являются правильным вариантом, когда речь идет об управлении ресурсами и их планировании. А те, кто использует электронные таблицы Excel, обнаруживают, что у них нет анализа в реальном времени и предикторов, которые им нужны, чтобы не отставать от всех капризов и сложностей управления реальным проектом.

Необходимо оптимизированное интеллектуальное решение, которое может прогнозировать и прогнозировать доступность ресурсов и удовлетворять всем требованиям точного планирования и прозрачности.

Tempus Resource от ProSymmetry — это программное обеспечение для управления ресурсами в режиме реального времени, которое помогает организациям принимать безрисковые решения на основе данных о том, как использовать свои ресурсы. В 2016 году программа Tempus Resource, названная Gartner Cool Vendor , быстро стала популярным инструментом для управления ресурсами, главным образом потому, что: вам не нужно принимать решения «в темноте» и вы готовы ко всем неожиданностям.

This entry was posted in Популярное