Что такое емайл и как его: Что такое Емайл (E-mail) и как создать электронную почту — регистрация и вход в почтовый ящик

Содержание

Что такое емайл и как его создать? Vovet.ru

 
интернет компьютер почтовый ящик E-mail емейл

Только в сентябре: получи кредитку по акции с бонусом 2000р. и годом без %
Получить карту

Что такое E-mail (емейл)? Как создать бесплатно емейл-адрес? Как им пользоваться?

 
Похвалить
1

 
Пожаловаться

2 ответа


Какие преимущества имеет почта e-mail ?

Электронная почта (мейл) — одна из важнейших функций интернета, благодаря которой можно обмениваться персональными сообщениями, пересылать друг другу письма, различные документы, картинки, и программы. Почта e-mail хороша тем, что имеет:

  • Мгновенную скорость доставки сообщений.
  • Отличается достаточно высокой надёжностью защиты, и у неё минимальная вероятность пропажи писем.
  • Есть функция по защите информации.
  • Удобства для хранения архива писем.

Как создать бесплатный почтовый ящик?

Для того чтобы создать свой персональный почтовый ящик, нужно в строке любого браузера набрать: «Регистрация почтового ящика на e-mail. ru. Откроется главная страница этой почтовой службы.

Далее нужно заполнить все пункты указанные в таблице.

Придумать имя ящика, чтобы оно легко запоминалось.

Создать свой надёжный пароль.

В случае, если пароль будет забыт, то здесь можно задать определённые параметры, которые позволят сервису вас найти.

В разделе дополнительная информация вам нужно указать ФИО, ваш пол и день рождение.

При заполнении всех параметров, появится пункт с установкой на ваш компьютер Mail.Ru Агент, эта функция является очень навязчивой, и поэтому её нужно убрать.

Как только вы заполните все пункты, нажмите клавишу зарегистрироваться, и вы станете владельцем своего почтового ящика.

Мой совет: Почта e-mail,ru. не смотря на всю свою бесплатность, имеет очень много дополнительных возможностей, начиная от неограниченного объёма почтового ящика, удобного веб-интерфейса, и заканчивая возможностью работать с помощью почтового клиента, поэтому я всем рекомендую воспользоваться этой службой.

Интересно почитать:

  • Как создать свой сайт?
  • Большой ответ — что это за сайт?
  • Хорошие сайты для заработка в интернете.

 
Похвалить
0

 
Пожаловаться


Что такое e-mail, как и для чего используется?

Сегодня человек имеет возможность пользоваться различными благами века новых технологий. Мы живем в эру коммуникаций, когда каждый может связаться с другим человеком при помощи какого-нибудь девайса. Одним из способов связи является почтовая переписка, но не так, которая известна уже многие века — бумажные письма, гонец, почта, а иная, высокотехнологичная — электронная.

Так, слово e-mail или, как его еще иногда пишут email, расшифровывается следующим образом — electronic mail. То есть, если дословно, электронная почта. E-mail представляет собой технологию, или точнее будет выразиться службу, которая позволяет осуществлять пересылку или получение электронных писем посредством сети Интернет. Письмо в данном случае может также носить название «электронное письмо» или «сообщение».

По принципу работы электронная почта практически полностью повторяет систему более привычной бумажной почты. Если разобрать элементы электронной почты, мы увидим, что есть:

  • адрес электронной почты, так называемый ящик,
  • сообщение, то есть письмо,
  • почтовая рассылка

Преимущества электронной почты

По сравнению с обычной бумажной почтой, электронная имеет ряд преимуществ, среди которых особенно можно выделить следующие:

  1. скорость — электронное письмо приходит мгновенно, как только отправитель нажимает кнопку «отправить», получатель за доли секунд получает письмо и может его прочитать,
  2. простой и понятный адрес — адрес электронной почты намного проще запомнить, он является более читабельным, нежели физический адрес получателя, имеет вид имя_пользователя@имя_домена (наиболее популярными почтовыми сервисами являются Яндекс Почта и Google Mail),
  3. возможность передачи не только текста, но и аудио-, видео- и других данных. При помощи электронных писем можно пересылать аудиофайлы, видео, документы, открытки с анимацией и многое другое

Недостатки электронной почты

Конечно, среди даже таких явных преимуществ не может не быть недостатков, они также есть, но ради удобства и скорости передачи информации можно такие мелочи перетерпеть:

письмо может затеряться. В электронном мире данные также могут быть утеряны, к примеру, по причине неполадки компьютера отправителя, а может и по пути. Причины могут быть самые различные, поэтому письма желательно сохранять, чтобы была возможность оперативно их переправить повторно,

письма могут содержать вредоносный код. Электронные письма могут содержать в себе вирусы и другие вредоносные программы, поэтому желательно наличие на персональном компьютере антивируса, а также соблюдение элементарных норм безопасности при работе с электронной почтой,

спам рассылка. Существует такое понятие, как спам — это письма рекламного характера, которые частенько приходят на электронную почту непонятно от кого. Лучше такие письма и вовсе не открывать, так как там может быть вредоносная программа

Как бы там ни было, но электронная почта значительно облегчает жизнь и делает обмен информацией буквально моментальным. Вы только представьте, если бы Вам пришлось посылать гонца или отправлять бумажное письмо через почту, чтобы поделиться с кем-то интересной картинкой или переслать документ.

Как создать электронный ящик?

Чтобы завести собственный электронный ящик и пользоваться всеми его удобными функциями, необходимо зайти на один из популярных сервисов электронной почты и пройти простую процедуру регистрации. Как правило, у Вас запросят следующую информацию:

логин, то есть, имя пользователя под которым Вы будете существовать в системе. Это имя пользователя будет частью Вашего электронного адреса,

пароль. Тут всё ясно, пароль должен быть сложным, чтобы Ваш электронный ящик не смогли взломать простым подбором,

дату рождения. Данная информация необходима, чтобы проверить, являетесь ли Вы совершеннолетним,

секретный вопрос и ответ на него. Если по какой-то причине Вы забудете пароль, для его восстановления Вам предложат ответить на секретный вопрос, после правильного ответа Вы сможете придумать новый пароль,

телефон. Некоторые сервисы запрашивают номер телефона, чтобы обезопасить Ваш аккаунт. При помощи телефона можно будет восстановить пароль или настроить уведомления о всех манипуляциях с почтой, чем обезопасить ее.

Как правило, почтовые сервисы являются бесплатными. Также существуют сервисы, предоставляющие Вам временные почтовые ящики.

Читайте также:

  • Как не попасть на лохотрон? Какие есть практические советы?
  • Как организовать себя и настроить на работу в интернете?

 
Похвалить
0

 
Пожаловаться

Дать ответ и заработать:

Cимволов: 

Что такое Емейл (Email) и как создать электронную почту в разных сервисах

Email или как раньше писали это обозначение e-mail — ничто иное как сокращение от electronic mail (электронная почта).

На самом деле этому изобретению, без которого сегодня невозможно обойтись вовсе, пошел уже шестой десяток, но об этом позже.

Содержание:

Что такое Email и почему у него такое название
Бесплатные Емейл сервисы
— Яндекс.Почта
— Gmail
— Почта Mail.Ru
— Рамблер/почта
— Outlook.com
— Yahoo Почта
Платные сервисы
Как придумать адрес электронки и пароль
Особенности использования электронной почты
— Как узнать свой E-mail адрес
— Пример почты для домена

Вы можете совершенно бесплатно и в считанные минуты создать новый “ящик” на большинстве самых популярных сервисов.

А если это рабочая почта, она фактически является вашей визитной карточкой и к ее названию и оформлению необходимо подойти очень внимательно.

В общем, думаю, эта тема будет интересна абсолютно всем без исключения.

Что такое Е-майл и почему его так называют

Сложно представить, но фактической датой “рождения” электронной почты считается 1965 год. Именно тогда сотрудниками MIT (Массачусетского технологического института) была написана программа mail (почта) для операционной системы CTSS.

Сначала сообщения можно было отправлять лишь в замкнутой системе одного большого компьютера (мейнфрейма). Далее удалось отправить сообщение от одной машины к другой, для чего задавались имя самой машины и пользователя.

На следующем этапе задумывалась возможность передачи сообщений с помощью третьего компьютера, но система оставалась все еще очень сложной и громоздкой.

А вот с появлением глобальной системы имен DNS все стало гораздо проще, теперь стали доступны специальные доменные имена типа [email protected].

Стали использоваться выделенные серверы для почты, далее была придумана система резервирования маршрутов по доставке писем, за обслуживание домена стали отвечать разные сервера.

  • Первым же крупным событием в этой области стал запуск почтового сервиса Hotmail 4 июля в 1996 году, что стало символичной датой независимости от интернет-провайдеров.
  • Следующая ступень — 1997 год, появление сервиса Yahoo! Mail,
  • 1998 год — стала доступна бесплатная почта Mail.Ru,
  • 2000 год — запущена Яндекс.Почта,
  • 2004 год — сервис Gmail был представлен широкой публике, использование бесплатное.

Неизвестно что нас ждет в будущем…

Бесплатные почтовые сервисы

Электронная почта — несомненно замечательное изобретение, даже несмотря на то количество спама, которым сегодня грешат рекламщики.

И уж, конечно, мы привыкли к тому, что создать новый е-майл можно буквально за пару минут и совершенно бесплатно.

Завести почту таким образом предлагает большое количество ресурсов, поэтому хочу обратить внимание только на самые популярные из них.

Яндекс.Почта

Начиная с 2009 года все пользователи могут наслаждаться возможностями этого имеил-сервиса, его можно назвать самым популярным среди принадлежащих российским компаниям (Яндекс).

Ежегодно количество “держателей” почтовых ящиков здесь увеличивается, а создатели стараются сделать все возможное для их удобства.

Дизайн интерфейса традиционно минималистичный, продуманный, для организаций есть опция установки собственного логотипа.

Читайте подробнее: Регистрация, настройка, и удаление почтового ящика Яндекс

Кстати, одновременно вы совершенно спокойно можете завести здесь до 1000 ящиков, хотя при специальной заявке возможно увеличение этой цифры.

Антиспам работает хорошо, присылаемые документы проверяются на наличие вирусов.

Есть специальные приложения для работы с почтой на мобильных устройствах, а последняя редакция дизайна была проведена в 2016 году.

Gmail

Этот эмейл-сервис без сомнения можно назвать самым используемым, причем не только в России, но и во всем мире.

Главные достоинства — удобство использования, надежная фильтрация нежелательной корреспонденции, красочный дизайн.

Например, даже не настраивая папки для сортировки писем специально, вы будете видеть спам только в отдельных вкладках “Соцсети” и “Промоакции”.

Почему я выбрал почту Gmail

Как создать (зарегистрировать) электронный ящик от Google

Как пользоваться Гмайлом

Пользуясь Gmail, вы можете создавать свои круги, а также добавлять нужных пользователей в чат, все довольно удобно.

Приложение также функционально, позволяет, например, моментально просматривать прикрепленные документы. Для корпоративного использования существует специальная версия почтового клиента.

Почта Mail.Ru

Данный портал предлагает пользователям бесплатный почтовый сервис и в приложение к нему все остальные разделы.

Фактически работа над проектом началась еще в 1998 году, а к 2004 году по оценкам экспертов он стал первым по ежедневному приросту пользователей в Рунете.

Этому, конечно, есть множество объяснений — взять хотя бы то, что мобильное приложение данного эмэил-сервиса выпущены на платформах не только Android и iOS, но и Windows Phone, Symbian, Bada, также почта доступна на автомобилях, которые поддерживают Android Auto.

Читайте подробнее: Как завести почтовый ящик Mail.Ru

Также с 2015 года все пользователи получили возможность работать с документами на платформе Microsoft Office Online прямо в теле письма или в Облаке.

Высоко оценивается антиспам-защита почты Mail.ru, для этого используется авторитетная система Web of Trust.

К тому же именно эта почта стала первой в России соответствовать стандартам DMARC, которые во всем мире используются для уменьшения спама и фишинга.

Рамблер/почта

Проект почты Рамблер был запущен в 2000 году, это электронная почта со свободной регистрацией, автоматической системой фильтрации спама и надежной проверкой на вирусы.

Правда в мае 2016 года был отмечен достаточно массовый взлом почтовых ящиков, что обладатели объяснили как последствие вирусной атаки на серверы, думаю, после этого разработчики хорошо потрудились над тем, чтобы подобного больше не повторялось.

Читайте подробнее: Инструкция по созданию и настройке почты от Рамблер

Прикрепленные к емейл-сообщениям документы можно просматривать в интерфейсе почты, правда объем ящика ограничен — всего предоставляется до 2 Гб.

Outlook.com

Это бесплатная личная почта от корпорации Майкрософт, всем зарегистрированным пользователям предоставляется доступ к мобильным приложениям на базе Windows, iOS, Android.

С их помощью можете управлять всеми учетными записями, контактами, вложенными файлами, календарями и т. д.

Дополнительно предлагается объединить в этом приложении почтовые службы Gmail и Yahoo.

В целом если сравнивать Outlook с вышеуказанными мейл-сервисами, сложно сказать, какой из них лучше, это зависит скорее от того, какими приложениями и дополнительными возможностями вы привыкли пользоваться.

Yahoo Почта

Начиная с 2004 года этот майл-сервис предоставляет своим юзерам до 1 Тб памяти для хранения всех электронных почтовых отправлений.

Читаем также: Подробный обзор использования Yahoo Mail

Интерфейс достаточно простой и понятный, есть хороший поисковой ресурс, сопряженный с системой Bing.

Но среди отечественных пользователей Yahoo все так же остается не слишком излюбленным, к тому же недавно ресурс обвинялся в выдаче данных своих пользователей, было взломано несколько сотен миллионов аккаунтов.

Платные сервисы электронных писем

Несмотря на то, что на большинстве самых используемых электронных почтовых сервисов регистрация бесплатная при наличии достаточного количества функций, в некоторых случаях стоит подумать о платной почте.

Есть два варианта — получить больше возможностей (свободного пространства, дополнительную защиту, особые корпоративные услуги) за отдельную плату на изначально бесплатном ресурсе, либо отдать предпочтение таким сайтам как FastMail: Professional email hosting.

Здесь есть хорошее преимущество для тех, кто сомневается — возможность бесплатного использования электронки в течение месяца.

В дальнейшем базовый пакет будет стоить вам $3 в месяц, стандартный — $5 и профессиональный — $9.

Это простой по функционалу ресурс, конечно, потребует знания английского языка, но особых сложностей это не вызовет.

Он отличается быстродействием, присутствует двухфакторная защита, на выбор дается несколько десятков доменов, которые вы можете использовать для своего нового аккаунта.

Также попробуйте зарегистрировать ящик на Secure and Private Email Hosting Services by Runbox.

Особый упор здесь делается на безопасность, также присутствует месячный пробный период использования.

Из плюсов — постоянная техподдержка, сильные спам-фильтры, неприступные дата-центры.

Правда купить доступ придется сразу на годичный срок, это может быть немного неудобно, минимальная стоимость аккаунта — $19.95, а это 1 Гб для почты и 100 Мб для хранения различных файлов.

Для сравнения можете зайти на сайт Rackspace: Managed Dedicated & Cloud Computing Services или 1and1.com | Hosting, Domains, Website Services & Servers.

Как придумать Емайл и пароль к почте, примеры

Думаю, каждый раз, когда вам требуется создать очередной почтовый ящик, особенно если это нужно для рабочих целей, вы стараетесь придумать запоминающийся адрес электронной почты.

Обычно после того, как вы вводите свое имя и фамилию, варианты логинов выстраиваются самостоятельно во внушительный столбик.

Далеко ходить не надо, примеры попробую продемонстрировать на Yandex, заодно и пароль не забуду придумать.

Я специально выбрал самые распространенное имя и фамилию, чтобы показать, как выглядит подсказка при регистрации:

Если вы никак не можете подобрать свободный логин, на помощь придет автоматическая система. С паролем тоже требуются некоторые ухищрения, но они касаются исключительно правил составления символьного кода.

Для обеспечения высокой степени защищенности своего ящика обязательно укажите:

  • символы латинскими буквами нижнего и верхнего регистра,
  • цифровые обозначения,
  • некоторые знаки, например, “!” или “*”.

Хотя при введении пароля на Яндекс.Почте мне показалось, что предосторожностей здесь недостаточно, скажем, на Gmail требуется обязательное соблюдение этих условий.

В целом же придумать такого “защитника” совсем нетрудно, при желании можно подключить двухфакторную аутентификацию, ну и желательно периодически все-таки менять пароль.

Как пользоваться/настройки электронной почты

Продолжу на примере Яндекс.Почты, настройки тут очень удобно сгруппированы, для доступа нажимаю на “шестеренку” (это стандартный значок для многих сервисов):

На самом деле мало кто действительно начинает работу с почтовым ящиком после того, как зарегистрирован новый адрес, с настроек.

Но некоторые параметры лучше задать сразу же — личные данные и подпись, особенно если вы планируете отправлять с текущего аккаунта важную корреспонденцию:

В разделе “Правила обработки писем” сразу задайте необходимые правила для отсеивания нежелательных сообщений, обязательно зайдите в “Безопасность”, чтобы удостовериться в достаточности принятых мер.

Еще можете отредактировать сбор писем из других ящиков, если планируете сделать этот своим основным, и добавить в “Контакты” необходимые адреса.

Говоря об оформлении самих папок, обычно в центральной части находится список с сообщениями, а слева — панель переключения между ними.

Для работы с конкретным письмом, просто кликните на него дважды левой кнопкой мыши или поставьте галочку, а далее выберите команду на верхней панели.

Как узнать свой E-mail

Наверное, вы не первый год знаете, что такое емайл и как им пользоваться, но никто не застрахован от ситуации, когда нужно вспомнить имя недавно созданного ящика, а записать вы его забыли и теперь мучаетесь.

Во-первых, возможно, вы сохраняли данные после регистрации в памяти браузера, например, Google всегда настаивает на этом.

Тогда, как только вы поставите курсор в область ввода данных, все варианты должны автоматически всплыть:

Также попробуйте восстановление пароля, для этого нужно будет указать только свой номер телефона.

Так что хороший совет — при регистрации указывайте реальные данные, номер мобильного, имя и фамилию. Последнее пригодится, если вы решите поискать свой e-mail с помощью обычного поисковика.

Что такое почта для домена

Часто для корпоративных целей нужно установить почту на вашем собственном домене, на Яндекс. Почте это бесплатный сервис.

На одном домене может быть зарегистрировано до 1000 ящиков, при этом есть ряд ограничений, как запрет доступа к Яндекс.Деньгам или рекламной сети и т. д.

Выглядит это так — вы вводите имя для домена и нажимаете “Добавить домен”:

Подключить такой домен можно как для корпоративного использования, так и для личных целей, а также для пользователей вашего сайта, портала или организации.

Электронная почта — незаменимое изобретение, способы защиты от взлома или засилья спама с каждым годом становятся все более совершенными.

А вот какой именно ресурс вы предпочитаете, зависит от различных факторов — цели, сопряженных приложений, просто личного вкуса. Настраиваете свой e-mail и пользуйтесь на здоровье!

Как работает электронная почта. Обзор того, что скрывается за электронной почтой

Содержание
  • Что такое электронная почта
  • Преимущества электронной почты 
  • Как работает электронная почта
  • Временные сбои электронной почты/ошибки повторных попыток (ошибки 4xx)

Что такое электронная почта

Электронная почта — это электронная почта, наиболее надежный и законный способ связи, использующий электронные устройства и передачу данных для доставки сообщений через различные компьютерные сети один или группа получателей в Интернете.

Преимущества электронной почты

Электронная почта универсальна, так как все почтовые серверы должны соответствовать правилам RFC , предварительно определенным IETF (Инженерная рабочая группа Интернета).

Вы можете отправлять отдельные электронные письма или отправлять их группе людей, использующих разные почтовые службы, за один раз.

Электронные письма могут быть отправлены, чтобы уведомить людей или напомнить им.

Электронная почта — это асинхронный способ связи, и получатели могут ответить позже, когда им будет удобно.

Параметры «Копия/Скрытая копия» в электронной почте полезны, чтобы держать людей в курсе, даже если фактические получатели принадлежат к разным группам людей.

Электронная почта по-прежнему остается самым надежным способом связи внутри организации благодаря функциям, работающим в любое время и в любом месте, и универсальным приложениям.

Электронная почта является наиболее эффективным способом связи с точки зрения стоимости, скорости и надежности.

Как работает электронная почта

Когда вы отправляете электронное письмо кому-либо, серверная часть выполняет большую обработку, прежде чем электронное письмо достигнет получателя. Ниже приводится краткое описание процессов: 

  1. Вы составляете и отправляете электронное письмо из своего почтового клиента .
  2. Клиент электронной почты подключается к исходящему SMTP-серверу и передает электронную почту в формате MIME .
  3. Исходящий SMTP проверяет отправителя детали и обрабатывает сообщение для отправки и помещает его в Исходящую очередь .
  4. SMTP-сервер на основе сведений о домене в адресе получателя ищет DNS-сервер домена и извлекает информацию о сервере-получателе (записи MX/A-записи в случае, если запись MX не найдена )  домена получателя.
  5. Затем SMTP-сервер подключается к получателю   серверу электронной почты и отправляет электронное письмо по протоколу SMTP.
  6. Сервер получателя , , в свою очередь, проверяет учетную запись получателя и доставляет электронное письмо на почтовый аккаунт пользователя.
  7. Пользователь просматривает полученное электронное письмо с помощью своего почтового клиента.

Отказы электронной почты/ недоставленные сообщения (ошибки 554.x.x/ошибки 5xx):

После того, как электронное письмо отправлено клиентом, оно может быть возвращено как недоставленное электронное письмо по любой из перечисленных ниже причин. Эти ошибки являются постоянными ошибками, и, следовательно, электронные письма не будут повторяться SMTP-серверами.

Неверный домен: 

Когда вы отправляете электронное письмо на недопустимый домен, SMTP-сервер не может найти информацию DNS для определенного домена. В этом случае электронная почта отбрасывается как недоставленная самим SMTP-сервером.

Пример : Вы отправляете электронное письмо на адрес [email protected] вместо [email protected] В этом случае, когда нет действительного домена yordomain.com, DNS-поиск завершается ошибкой, и домен считается недействительным доменом.

Решение: Проверьте правильность написания введенного доменного имени.

Записи MX не найдены:

Когда вы отправляете электронное письмо на действительный домен, но для домена нет записей MX/действительных записей A (серверы DNS ничего не возвращают), электронная почта возвращается как недоставленная Сам SMTP-сервер.

Решение: Обратитесь к получателю или администратору получателя, если это известная проблема. Найдите альтернативный адрес электронной почты и отправьте письмо на него в случае чрезвычайной ситуации. Это чисто проблема в домене получателя и может быть решена администратором получателей.

Invalid Recipients/ User unknown

Когда вы отправляете электронное письмо, но неправильно вводите адрес электронной почты или отправляете электронное письмо сотруднику, покинувшему организацию, вы можете получить такие ошибки.

Пример: Вы отправляете электронное письмо на адрес [email protected] вместо [email protected]  Электронное письмо доставляется в записи MX yourdomain.com. Но на сервере нет действительной учетной записи, такой как [email protected] , сервер-получатель возвращает электронное письмо как недоставленное.

Решение: В некоторых случаях может помочь проверка адреса электронной почты на наличие опечаток.

Нарушение политики электронной почты:

Сервер электронной почты получателя может иметь некоторые ограничения или политики электронной почты, применимые к входящей электронной почте. Если электронная почта, которую вы отправляете, нарушает такие политики, ваша электронная почта может быть отклонена сервером получателя.

Пример: Вы отправляете электронное письмо на адрес [email protected] с вложенным файлом .mov. Если сервер-получатель имеет политику электронной почты, запрещающую принимать файлы .mov, сервер-получатель может отклонить электронную почту на основе политики.

Другие причины:

Помимо приведенных выше распространенных причин, серверы электронной почты получателя могут отклонять или возвращать электронные письма из-за различных причин и ошибок. В большинстве случаев отказное электронное письмо будет содержать причину, по которой электронное письмо было отклонено.

Временные сбои электронной почты/ошибки повтора (ошибки 451.x.x/ошибки 4xx):

Иногда, когда SMTP-сервер подключается к серверу электронной почты получателя, сервер получателя возвращает временные ошибки. В этом случае электронное письмо будет помещено в очередь повторных попыток, а SMTP-сервер попытается доставить электронное письмо на сервер получателя через заданные интервалы времени. В основном электронные письма могут быть доставлены при последующих повторных попытках. Если электронное письмо не принимается сервером-получателем после заданного количества попыток, электронное письмо возвращается отправителю как постоянный сбой.

Сервер занят:

Если сервер получателя занят, электронное письмо будет помещено в очередь повторных попыток и будет повторено через некоторое время.

Внесение в серый список:

Некоторые серверы-получатели при первом получении сообщений электронной почты с определенных доменов помещают сообщения в серый список, выдавая временные ошибки. В основном эти электронные письма будут доставлены при последующих попытках.

Слишком много писем/политик электронной почты:

Некоторые серверы заносят электронные письма в серый список на случай, если они заметят внезапный всплеск количества писем, полученных с определенного домена или определенного IP-адреса. Этот временный отказ основан на политике электронной почты сервера-получателя.

Другие причины:

Некоторые серверы получателей выдают ошибки 4xx, когда почтовый ящик получателя заполнен, или на основе настроек защиты от спама домена/сервера и т. д. В случае Zoho Mail не найденные записи MX рассматриваются как временные ошибка, и электронное письмо помещается в очередь повторных попыток.

Эффективное общение по электронной почте – Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и специалистам университета научиться более эффективно использовать электронную почту. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и писать сообщения, которые успешно доносят ваш смысл до целевой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Недопонимание может легко возникнуть, когда люди имеют разные ожидания в отношении сообщений, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для самых разных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей, сообщения, которые вы отправляете, будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, откуда вы знаете, что отправка электронной почты является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникативных целей? Когда уместно короткое сообщение, а когда более уместно отправить более длинное, профессионально звучащее электронное письмо? Как вы должны решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы найти ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой связи?

Электронная почта — это хороший способ донести ваше сообщение, когда:

  • Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не посещает кампус регулярно или находится не в той же части страны или мира (например, человек, который живет в другое время) зона).
  • Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Процесс отправки электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что автор может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей отслеживание переписки по электронной почте является частью их работы, и они делают это только в рабочее время. Если ваш читатель не обещал иначе, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
  • Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей статьи.
  • Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, служебную записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
  • Вам нужна письменная запись общения. Сохранение важных электронных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в более раннем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ подходит для использования?

Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

  • Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече. Например, если вы хотите получить отзыв от своего руководителя о своей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да/нет» или простое объяснение, вместо этого вам следует запланировать встречу.
  • Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является частной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть перенаправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, где ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
  • Ваше сообщение эмоционально заряжено, или тон сообщения может быть легко истолкован неверно. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите об этом в электронном письме.

Кто ваша аудитория?

У людей разные мнения о том, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания вашей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом сказать «привет» или задать быстрый вопрос. Однако другие рассматривают электронную почту просто как более удобный способ передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неофициальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить вашему другу, но не вашему профессору:

Эй, Джоан,

Вы знаете, о чем задание? Вы можете мне помочь?

М

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не станете отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения делает это сообщение о читателе и его ожиданиях. Тон этого сообщения очень непринужденный; он предполагает, что читатель знает, кто такой отправитель, и находится с ним в близких личных отношениях. Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с предметом обсуждения (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Автор также делает неявное предположение о комфорте читателя с языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут воспринять букву «U» как знак того, что автор слишком ленив, чтобы напечатать слово «вы».

Делая предположения об ожиданиях вашей аудитории, вы увеличиваете риск того, что ваше сообщение или его тон будут неправильно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение произвело ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о своей аудитории и ее потребностях:

  • Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
  • Каково отношение вашей аудитории к вам, например, является ли читатель вашим учителем? Ваш босс? Друг? Странник? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы разговаривали с ними в социальной ситуации?
  • Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные компоненты эффективного электронного письма:

Строки темы

Строки темы электронной почты похожи на заголовки газет. Они должны передавать основную мысль вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель усвоил. Поэтому будьте как можно более конкретными. Темы, состоящие из одного слова, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», не информативны и не дают читателю представления о том, насколько важно ваше сообщение. Если ваше сообщение зависит от времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них вы считаете наиболее эффективными? Почему?

Приветствие и выход

Использовать какое-то приветствие и какое-то завершение. Не начинайте просто со своего текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне назвать своего ассистента/профессора?») или как подписать («Лучше всего? С уважением?»). Тем не менее, всегда лучше сделать какое-то усилие. Если вы сомневаетесь, обращайтесь к кому-то более официально, чтобы не обидеть его. Некоторые распространенные способы обращения к читателю:

  • Уважаемый профессор Смит,
  • Здравствуйте, мисс МакМахон,
  • Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, или если электронное письмо адресовано разным группам, попробуйте что-то общее, но вежливое:

  • Кого это может касаться,
  • Уважаемые члены приемной комиссии,
  • Всем привет,

Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения. Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о включении своей должности и организации, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, выпуск 2009 г.

В заключение, что-то краткое, но дружелюбное, или, возможно, просто ваше имя подойдет для большей части корреспонденции:

  • Спасибо,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Увидимся завтра,
  • С уважением,

Для очень официального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

  • С уважением,
  • С уважением,

Cc: и Bcc: («копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц по электронной почте — это хороший способ отправить сообщение основному получателю и одновременно отправить копию кому-то другому. Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь добиться цели, особенно если лицо, получающее копию, выполняет контролирующую роль. Например, копирование вашего начальника в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить коллегу ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес, используя поле «Копия:», как первоначальный получатель, так и все получатели точных копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:». Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех остальных, кто его получил.

Слепое копирование писем группе людей может быть полезно, если вы не хотите, чтобы все в списке имели адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, указан в поле «Кому:». Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой собственный адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для адресации вашего сообщения другим. Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кого скопировали вслепую, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных электронных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем написать его. Не отправляйте электронную почту в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и какого результата вы ожидаете от своего общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение имело ожидаемый результат. Вы также улучшите ясность своего сообщения, если организуете свои мысли перед тем, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие у вас есть вопросы и т. д., а затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать методы мозгового штурма, такие как составление карт, составление списков или изложение, чтобы помочь вам организовать свои мысли.

Подумайте над тоном вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не подкрепляются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон. Например, сарказм и шутки часто неправильно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ассистенту со слов «Эй!» может быть воспринято как грубое или самонадеянное (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть воспринято, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в письме. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало путаницу и требовало хотя бы еще одного сообщения, чтобы исправить ситуацию? Недопонимание может произойти, если сообщение неясно, неорганизованно или просто слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко понять его. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

  1. Кратко укажите цель вашего письма в самом начале вашего сообщения.
  2. Не забудьте предоставить читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, подсказки о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. д.) в электронное письмо, чтобы у читателя была некоторая рамка ссылка на ваш вопрос. При ответе на чужое электронное письмо часто бывает полезно либо включить, либо переформулировать сообщение отправителя.
  3. Используйте абзацы, чтобы разделять мысли (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас много несвязанных моментов или вопросов).
  4. Наконец, укажите желаемый результат в конце вашего сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. д.). Если вы запрашиваете что-то, что имеет срок выполнения , не забудьте выделить дату выполнения на видном месте в своем сообщении. Завершение письма следующим шагом может быть очень полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать: «Я позвоню вам по этому поводу в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это в дальнейшем». на встрече в среду»).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пустое пространство, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста. Отмечайте важные детали маркером, чтобы их было легко заметить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не пишите все сообщение заглавными буквами или полужирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша программа электронной почты поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики. Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы заметить ошибки или неловкие фразы, которые вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения по электронной почте

  • Подходит ли это сообщение для отправки по электронной почте, или мне лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
  • С какой целью я отправляю это электронное письмо? Будет ли сообщение казаться важным для получателя, или оно будет рассматриваться как раздражение и пустая трата времени?
  • Сколько писем обычно получает читатель и что заставит его прочитать это сообщение (или удалить его)?
  • Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
  • Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно достигнет получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
  • Предоставил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить нить сообщения?
  • Назвал ли я себя и помог ли читателю ответить надлежащим образом?
  • Сможет ли получатель открывать и читать вложения?

Примеры писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1. Чем отличается тон сообщений? Что делает электронное письмо Студента 2 более подходящим? Какие элементы способствуют его ясности? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Письмо от студента 1:

привет,
мне нужна помощь с моей бумагой могу я прийти к вам в офис завтра

спасибо

Письмо от учащегося 2:

Привет, доктор Джонс,

.

Я посещаю ваши занятия по английскому языку 101 по четвергам, и у меня есть вопрос о работе, которую нужно сдать в следующий вторник. Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC, и предоставьте адекватную поддержку своей точки зрения».

Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы поговорить с вами о моем вопросе? Пожалуйста, дайте мне знать, если это соответствует вашему графику. Если нет, я мог бы также прийти в пятницу после 13:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма начальника Джейн Доу группе ее сотрудников. Какой вариант вы считаете наиболее эффективным? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем ​​мы встретимся, чтобы обсудить состояние всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Не забудьте прийти вовремя и взять с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе, — достаточное количество экземпляров для всех. Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что ваши запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позднее на этой неделе; вы должны сдать их мисс Джонс, и если она не будет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Версия 2 электронного письма Джейн Доу:

Тема: материалы к ср. собрание персонала

Привет всем —

На завтра в 15:00. совещание сотрудников в конференц-зале, пожалуйста, принесите 15 копий следующих материалов:

  • Календарь вашего проекта
  • Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
  • Список целей на следующий месяц
  • Копии любых сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправляли клиентам за последний месяц

Увидимся завтра—

Джейн

Консультационные работы

Мы обращались к этим работам, когда писали этот раздаточный материал. Это не исчерпывающий список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Руководство по форматированию ссылок см. в руководстве по цитированию библиотек UNC.

This entry was posted in Популярное