Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) и системы электронного документооборота (СЭД)

Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. ECM-системы автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота также относятся к ECM-системам.

Любая ECM-система — это автоматизированная многопользовательская платформа, которая служит для сопровождения процесса управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Иногда ECM-платформы называют системами электронного документооборота (СЭД), хотя понятие ECM несколько шире.

Корпоративная информация обычно достаточно не имеет чёткой и единой для всех организаций структуры — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей, а также прочие материалы, которые используются в работе компании. Таким образом, перед ECM системами стоит задача управления и обеспечения доступности этой разнородной информации.

Еще один важный аспект работы ECM — это разграничение доступа к информации, некоторые материалы могут быть конфиденциальны или содержать коммерчески значимую информацию, которая не должна попасть «не в те руки». Классический путь организации хранения информации и доступа к ней не позволяет в достаточной мере разграничить права — как правило, если разграничение доступа и присутствует, то на уровне достаточно больших групп пользователей.

Как правило, ECM-системы решают следующие задачи:

• управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и разграничение доступа;
• управление шаблонами документов — унификация документов, используемых в корпоративном документообороте;
• управление архивами — долгосрочное архивирование, включающее автоматизацию политик хранения в соответствии с бизнес-задачами, с законодательными и отраслевыми нормами;
• управление потоками работ (workflow) и потоками документов (docflow) — поддержка бизнес-процессов: передача контента по заданным маршрутам, визирование, назначение задач, смена состояний, протоколирование изменений и создание журналов;
• управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, элементами корпоративного стиля и рекламными материалами;
• управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления, структурирования и доставки релевантной для бизнеса информации;
• документо-ориентированное взаимодействие и совместная работа (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Мы занимаемся разработкой бизнес-приложений, в том числе и проектированием, созданием и внедрением ECM-систем, построенных на базе веб-технологий. ECM обычно очень широко используется в организациях, важны простота и удобство доступа к ним, поэтому клиент-серверные решения с веб-интерфейсами являются наиболее эффективными для реализации подобного рода платформ.

Топ 10: ECM системы

Рейтинг систем управления корпоративным контентом (ECM)

1

Microsoft SharePoint

Не работает в России

Система управления корпоративным контентом и совместной работы, которую можно использовать в качестве корпоративного портала. Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно интегрирована с MS Office и MS Exchange. Может поставляться как SaaS сервис

2

Directum RX

Российская интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.

3

LDM

Российская модульная платформа управления цифровым контентом, созданная на основе широкой технологической экспертизы и лучших практик интегратора в области СЭД/ECM/CSP

4

ELMA365 ECM

ECM система с классическим набором инструментов по управлению документооборотом. Помогает организовать электронную канцелярию, кадровый электронный документооборот и обеспечивает надежное хранение данных. Предусмотрен обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Маршруты движения документов автоматизируются с помощью сквозных бизнес-процессов.

5

PayDox

Web система совместной работы, использующая электронный
документооборот как инструментальную базу с широким набором
стандартных, необходимых каждому предприятию функций и практически
неограниченными возможностями расширения. Содержит файловый архив, форумы, инструменты для управления документами и совместной работы. Хорошо интегрирована с MS Office. Отечественная разработка

6

Open Text

Не работает в России

Продукты OpenText предоставляют полную функциональность для управления корпоративным контентом и обеспечения его безопасности. OpenText предлагает инструменты для интеграции людей, процессов и связанных с ними документов, которые помогают компаниям повысить производительность труда, обеспечить проверяемость конкретных документов на протяжении десятилетий и снизить общие затраты на хранение данных (ТСО).

7

EOS for SharePoint

Готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам. Создано на базе платформы Microsoft SharePoint. Система включена в Реестр отечественного ПО. Полная поддержка бесплатной версии Microsoft SharePoint Foundation. Система упорядочивает задачи, файлы и обсуждения, позволяя тратить меньше времени на координацию работы и поиск информации.

8

WSS Docs

Система класса ECM, позволяющая решать широкий спектр задач в области автоматизации документооборота, автоматизации бизнес-процессов, электронных архивов. Обладает полным функционалом, необходимым для реализации проектов любого уровня сложности. Система имеет несколько редакций и расширений, позволяя автоматизировать документооборот как небольших компаний (до 50 пользователей), так и крупнейших компаний с документооборотом в десятки тысяч документов в день.

9

Lexema-ECM

Комплексная система управления корпоративным контентом для средних и крупных компаний с функциями корпоративного обучения, кадрового документооборота, распознавания и обработки первичных документов. Широкие возможности для быстрой кастомизации проекта и его расширения новым функционалом.

10

ЭЛАР Контекст

ECM-платформа (Enterprise Content Management) для создания решений по управлению корпоративным контентом и автоматизации документационных процессов.

Все ECM системы

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Содержание

Что такое управление корпоративным контентом?

Как работает программная система ECM

Почему ECM так чертовски важен

Критические роли инструментов управления контентом

Приступаем к делу: внедрение

Будущее управления корпоративным контентом

Что такое управление корпоративным контентом?

Традиционно управление корпоративным контентом (ECM) ограничивалось бэк-офисом, сохранялось как неструктурированный, хотя и централизованный, способ управления несметным числом контента. Однако за последние несколько лет в ECM произошел сдвиг в сторону более интерактивной роли в бизнесе.

Бумага близится к исчезновению, поскольку оцифровка становится новой нормой. Машинное обучение, облачные технологии и мобильные возможности открывают новые возможности для бизнеса, а также появляются новые типы контента — видео, аудио, социальные сети, которые стирают границы традиционного ECM. Возникший в результате сдвиг заставил многих отраслевых лидеров задуматься, не пора ли переосмыслить то, как мы определяем ECM?

В современном бизнес-ландшафте существует множество определений того, что такое ECM и какую роль он играет, но здесь, в Atlassian, управление корпоративным контентом (ECM) определяется как совместный процесс цифрового управления и применения информации компании для поддержки ее процессов. и бизнес-цели — обеспечение того, чтобы информация была легкодоступной и максимально полезной на любом этапе жизненного цикла контента. Правильная ECM-система поможет вам автоматизировать процессы, повысить производительность и побудить команды вашего бизнеса лучше работать вместе.

Вернуться к началу

Как работает система программного обеспечения ECM

Содержимое повсюду. Мы создаем документы, электронные письма, электронные таблицы, презентации и другие материалы быстрее и в большем объеме, чем когда-либо прежде. И легко понять, почему. Поскольку все больше и больше людей во всем мире работают вместе, обмен информацией — точной информацией — имеет решающее значение. Такое сотрудничество требует немедленного совместного доступа к документам, файлам и другим ресурсам.

Большая часть этого контента находится в электронной почте, на вашем жестком диске, в этом файле или просто где-то еще. По мере роста этого неструктурированного контента крупные и малые компании выделяют все больше ресурсов для управления им.

Идея платформы ECM довольно проста: предоставить каждому в организации легкий доступ ко всей информации, необходимой для принятия решений, выполнения проектов и работы с максимальной эффективностью. Как только это будет реализовано, вы удивитесь, почему никто никогда не думал об этом раньше.

ECM устраняет бумажные документы и связанные с ними системы хранения. Он берет гору печатного контента размером с Эверест — все, от счетов-фактур, резюме и контрактов до корреспонденции и отчетов об исследованиях — оцифровывает его и сохраняет в безопасном хранилище. И это помогает держать ваши электронные файлы организованными, улучшая совместную работу и совместное использование. Больше никаких манильских папок. Больше никаких порезов бумаги. Еще деревья вздыхают с облегчением.

Но ECM — это не просто классная и экологичная файловая система. Это процесс, охватывающий жизненный цикл контента, от сбора информации до ее публикации и архивирования. А затем, по истечении заданного периода хранения, удаление этих файлов. Потому что, эй, кому нужна куча бесполезных файлов, занимающих место?

Надежные системы ECM, как правило, устраняют все досадные простои, затрачиваемые на поиск материала. Они организуют существующие цифровые файлы в центральном расположении, сохраняя метаданные документов в папках. Это делает контент легко доступным для нужных людей в нужное время. Пользователи с правами доступа могут даже выполнять полнотекстовый поиск определенных документов. Независимо от устройства, они могут прочитать, отредактировать или распечатать копию, когда им это нужно, где бы они ни находились. Они также могут использовать систему ECM для поиска слов или фраз в сохраненных документах.

Каждая бизнес-функция теперь требует управления контентом

Сначала организации использовали ECM исключительно для сокращения бумажных документов и оптимизации файлов. Но ее роль стала больше – намного больше.

Мощное решение ECM сокращает время и затраты, связанные с управлением документами на протяжении всего их жизненного цикла, обеспечивая соответствие политикам хранения записей. Если вы отвечаете на вопросы клиентов, ECM предоставит ответы прямо у вас под рукой. Он также автоматизирует ручные задачи, такие как фотокопирование, перетаскивание и доставка вручную. Это может повысить безопасность, ограничив доступ к файлам и папкам. И это может позволить отдельным отделам контролировать доступ; например, предоставление информации о человеческих ресурсах только персоналу отдела кадров.

ЕСМ. Теперь доступно в нескольких вариантах

Сегодня даже аббревиатура «ECM» стала обозначать широкий спектр услуг. Чтобы более конкретно понять, как это может помочь вашей компании, рассмотрите эти три типа ECM.

1. Управление веб-контентом

   WCM передает контроль над внешним видом веб-сайта в руки конкретных ключевых людей. Он используется организациями с относительно сложными веб-сайтами и строгими правилами использования бренда, предоставляя ключевому персоналу возможность легко обновлять, изменять и публиковать контент для сайтов, соблюдая правила.

2. Совместное управление контентом

   CCM позволяет нескольким людям получать доступ и изменять один документ, например юридический документ. Он идеально подходит для организаций, которым необходимо управлять проектами с участием нескольких заинтересованных сторон. CCM упрощает совместную работу, отслеживая и обновляя самую последнюю версию документа.

3. Управление транзакционным содержимым

   TCM предназначен для организаций, постоянно использующих различные типы содержимого, включая записи, бумажные документы и цифровые файлы. Решения TCM захватывают контент из различных каналов, классифицируют его, сохраняют, создают автоматизированный рабочий процесс, чтобы гарантировать, что нужный пользователь получает контент в нужное время, и даже удаляют документы, когда они больше не нужны, и все это при бесперебойной работе с другими приложениями. и баз данных, гарантируя, что весь этот контент доступен по всей компании.

Наверх

Почему ECM так чертовски важен

Наведите порядок в хаосе. В современном мире, управляемом данными, это очень важно.

В различных отраслях промышленности и секторах услуг эффективные корпоративные решения по управлению контентом улучшают повседневные процессы и минимизируют накладные расходы. Они играют жизненно важную роль в избавлении от никому не нужного контента, включая дубликаты файлов и устаревшую информацию. На еще более практическом уровне они помогают сократить объем хранилища и бумаги, которые требуются компаниям, а также количество отправляемой почты.

Уменьшите риски плохой коммуникации

Какой бы ни была задача вашей организации, ECM является ключом к устранению специальных процессов, которые могут подвергнуть вас риску соблюдения нормативных требований, привести к упущенным возможностям получения дохода и снизить производительность. Это важный инструмент для преодоления информационных узких мест, чтобы вы могли общаться более четко.

Получите ценное душевное спокойствие

Самое главное, системы ECM могут быть первой линией защиты от угроз, с которыми мы сталкиваемся в нашем все более взаимосвязанном мире. ECM вынуждает организации управлять и контролировать контент — весь контент — чтобы ключевой персонал мог более эффективно реагировать и защищаться от утечек данных и финансового мошенничества.

Вернуться к началу

Важнейшие роли инструментов управления контентом

Снижение затрат на хранение за счет возможности хранить именно то, что вам нужно, и избавления от ненужного

Снижение эксплуатационных расходов за счет снижения затрат на хранение и улучшения рабочие процессы, возникающие в результате перемещения материалов в электронные форматы

Повышение производительности за счет передачи нужной информации в нужные руки в нужное время и за счет автоматизации рутинных задач

Повышение удовлетворенности клиентов за счет предоставления персоналу легкого доступа к информации, необходимой клиентам

Усовершенствованные процессы принятия решений, позволяющие организациям сокращать расходы, повышать эффективность и своевременно использовать возможности

Обеспечивает непрерывность бизнес-операций, несмотря ни на что происходит благодаря резервному копированию учетных записей, архивированию, безопасному хранению и процессу аварийного восстановления

В начало

Приступаем к делу: внедрение

Прежде чем вы решите внедрить ECM, узнайте текущее состояние вашей организации, задав себе несколько вопросов.

• Подумайте о своих краткосрочных и долгосрочных бизнес-целях. Как ваша ECM-система поможет вам достичь этих целей?
• Как ваша организация в настоящее время обрабатывает различные типы контента?
• Если у вас уже есть решение ECM, как оно работает? Наметьте уже существующие бизнес-процессы.
• Как информация распространяется по предприятию, между людьми, отделами и системами?
• Есть ли отделы или бизнес-подразделения, которые создали свои собственные решения для управления контентом?
• Имеются ли отделы, которые, возможно, создали теневые ИТ-операции и поэтому сопротивляются изменениям? (Это хорошее время, чтобы привлечь их к участию!)
• На самом деле, сейчас самое время обратить внимание на всех людей, которые двигаются, прикасаются, читают, создают и иным образом нуждаются в доступе к контенту. Все игроки имеют значение, будь то внутренние пользователи, клиенты, поставщики или партнеры.

Задокументировав все, вы можете получить ясность, необходимую для создания и управления системой управления контентом, которая является безопасной, соответствует нормативным требованиям и руководствам компании и удовлетворяет потребности каждой части организации.

Проанализируйте свой контент и потребности в управлении

После проведения комплексной проверки сделайте некоторые выводы о том, как создается контент и где он хранится. У кого есть доступ? Как отдельные лица и отделы извлекают его? Кому что нужно когда?

На основе этого анализа у вас должна быть довольно четкая картина существующей среды, и вы сможете классифицировать свои данные. Это может иметь большое значение для определения того, кому нужен доступ к определенной информации, а также того, какой контент необходимо сохранить, а какой можно удалить или выбросить.

К этому моменту у вас должно быть хорошее представление о том, какой тип ECM-решения вам нужен. И вы можете приступить к выбору поставщика и программного обеспечения, которые помогут вам достичь ваших целей.

Классифицируя данные и понимая, кому они нужны, где и когда, вы убедитесь, что ваша платформа ECM отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Это, конечно же, способствует принятию пользователями и помогает сгладить внедрение изменений.

При внедрении решения ECM, даже с помощью поставщика, вы столкнетесь с некоторыми нарушениями в своих обычных рабочих процессах. Вот удобный контрольный список, который поможет вам в плавной реализации.

1. Сначала сосредоточьтесь на ключевых областях. Расставлять приоритеты. По крайней мере, на начальном этапе не отвлекайтесь на проблемы, которые не нужно решать или которые не представляют немедленной ценности.
2. Покажите всем, что вы получите взамен. Количественно определите ожидаемые результаты в финансовом и практическом плане для организации.
3. Приглашение купить. Соберите всех на борт. Это означает, что все в каждом отделе будут затронуты — что обычно означает всех.
4. Расскажите об этом. Много. Поделитесь своим видением, желаемыми результатами и ожиданиями от новой платформы. И не забывайте слушать — предоставьте множество возможностей для обратной связи.
5. Решите, что вам нужно. Поговорите со своим поставщиком услуг. Ваше решение может означать, что вам больше не нужно определенное оборудование или другая инфраструктура, включая все, от ноутбуков до смартфонов, сетей и облачного программного обеспечения.
6. Приобрести это. Создайте единую команду, посвященную процессу внедрения. Сообщите членам этой команды обо всех деталях. Убедитесь, что они участвуют на каждом этапе.
7. Установите правила. Выберите, кто будет иметь доступ к информации, и установите правила ее использования. Включите рекомендуемые жизненные циклы данных и процедуры их удаления после того, как они больше не нужны.
8. Протестируйте перед запуском. Когда новая платформа будет готова, выберите группу пользователей, чтобы протестировать ее в реальных условиях. Затем настройте, устраните неполадки или дайте пять соответственно.
9. Оставайтесь на свободе. Любая новая технология или процесс нуждается в периоде обкатки. Так что дайте ему время. Позвольте членам вашей организации ознакомиться с ним. И будьте готовы внести коррективы. Запланируйте регулярные встречи для рассмотрения вклада всех участников.

Что хорошее ECM-решение должно позволить вам делать сегодня

Внедряете ли вы ECM-решение или улучшаете существующее, помните, что оно должно делать гораздо больше, чем просто улучшать то, как вы «управляетесь». Разработайте и внедрите систему таким образом, чтобы она помогала сотрудникам вашей организации:

• Надежно сохраняйте и храните контент
• Находите и используйте этот контент в любое время и в любом месте
• Будьте эффективнее и продуктивнее каждый день благодаря легкому доступу
• Снимайте файлы любого типа из любого места и автоматическое хранение и классификация
• Легкое перемещение между платформой ECM и всеми другими корпоративными системами
• Отчет о том, как информация используется в решении ECM

Вернуться к началу

Будущее управления корпоративным контентом

Все больше и больше команд интегрируют инструменты социального сотрудничества в свой подход к ECM, потому что речь идет не только об обработке информации компании, но и о создании интегрированной культуры и соответствующей платформы, на которой все вовлечены в процесс сбора, хранения и использования информации.

Контент культивируется в цифровой экосистеме

В своем отчете «Магический квадрант» за 2017 г. компания Gartner ввела новый термин для оценки этой области: Content Services Platform (CSP), описав ее как «эволюцию системы управления корпоративным контентом (ECM)». ) Магический квадрант».

Из этой «эволюции» сразу же вытекают две вещи. Одна из них заключается в том, что ECM не может ограничиваться простым управлением контентом. Он включает в себя более широкий спектр ответственности, включая управление, организацию, возможность поиска, применение и компоненты. Во-вторых, для команд становится обязательным иметь цифровую платформу, обеспечивающую инфраструктуру для того, что когда-то было неструктурированным, инструмент, обладающий функциональностью и гибкостью и делающий жизненный цикл контента более интерактивным.

Оптимизация инструментов и процессов ECM в рамках единой платформы для оцифровки поможет командам уложиться в сроки и, что более важно, предоставит им возможности для роста.

Совместная работа над контентом без границ

То, что когда-то было автономными системами и репозиториями, теперь стало открытыми услугами, способными постоянно адаптироваться для удовлетворения меняющихся потребностей клиентов. Программное обеспечение для совместной работы в социальных сетях оказало огромное влияние на то, как команды интегрируют контент и информацию в свою повседневную работу, а также на возможность работать на одной странице с вашей командой, сотрудничать в режиме реального времени и использовать единый процесс навигации. еще больше влияет на эффективность вашего программного обеспечения ECM.

Решение ECM должно быть в состоянии предоставить средства для преодоления барьеров с помощью платформы с открытым контентом, которая охватывает ряд приложений, позволяя командам использовать преимущества набора интерактивных продуктов.

Развертывание облачных ECM-систем

Достижения в области облачных, мобильных и аналитических технологий, а также продолжающаяся интеграция инструментов для совместной работы в социальных сетях расширили наши ожидания относительно того, что может сделать инструмент ECM. Огромный объем контента, который создается и хранится, может быть ошеломляющим, и со временем эти технологические усовершенствования вызовут потребность в более удобном использовании и мобильности среди конечных пользователей. Все эти признаки указывают на то, что развертывание облака является основным средством повышения эффективности ECM.

Перенос ECM на облачную платформу позволяет организациям избежать предварительных затрат на внедрение и инфраструктуру, сократить расходы на персонал и, в конечном счете, снизить общую стоимость владения хранением контента и управлением им.

В дополнение к значительному сокращению затрат, организации, желающие повысить простоту использования и доступность своих ECM, обнаружат, что облачное развертывание обеспечивает именно это. Перемещение вашего инструмента ECM в облако упрощает для членов команды хранение, извлечение и применение контента в пути или при работе из дома.

Автоматизация (если она еще не внедрена) неизбежна

Хотя кажется, что темы автоматизации и машинного обучения постоянно упоминаются в каждом разговоре об улучшении рабочих процессов, они служат естественными аналогами ECM.

Принимая во внимание время и ресурсы, необходимые для облегчения ввода, организации, хранения и непрерывного управления документами, легко понять, почему интеллектуальная автоматизация оказывает такое большое влияние на то, как команды взаимодействуют с информацией. Это помогает исключить рудиментарные задачи, сократить время обработки и, самое главное, предоставить нужную информацию нужным людям в нужное время. Кроме того, возможность принимать и классифицировать метаданные становится все более важной для организаций. То, что обычно является кропотливым и трудоемким процессом, может стать преимуществом перед конкурентами.

Узнайте, как ECM может помочь вашей организации в управлении контентом, повышении эффективности и повышении эффективности совместной работы и производительности, попробовав бесплатно программное обеспечение Confluence ECM.

Вернуться к началу

Узнайте больше о программном обеспечении Confluence ECM

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Система управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить эффективность бизнеса, снизить затраты и повысить удовлетворенность сотрудников и клиентов. Программное обеспечение ECM приносит ощутимую пользу практически любому отделу компании: бухгалтерскому учету, управлению персоналом, продажам, юридическому отделу и многим другим.

Если вы еще не используете эти быстрорастущие технологические инструменты в своем бизнесе, сейчас самое время подумать о них. Узнайте больше о решениях для управления корпоративным контентом ниже.

Современная технологическая терминология может сбивать с толку, и термин «управление корпоративным контентом» остается для некоторых незнакомым. Давайте определим это.

Управление корпоративным контентом — это общий термин для процессов и технологий, которые помогают предприятиям собирать, хранить, доставлять и использовать важную информацию. Такой информацией могут быть демографические данные клиентов, истории заказов, медицинские карты пациентов или исследования рынка. Люди, получающие данные, могут варьироваться от сотрудников и внутренних заинтересованных сторон до клиентов и деловых партнеров.

Проще говоря, система управления корпоративным информационным наполнением (ECM) оцифровывает, контролирует и автоматизирует поток неструктурированной информации внутри компании, т. е. беспорядочной информации, которая существует за пределами среды структурированных баз данных. Например:

Как правило, системы ECM занимаются сбором, чтением и индексированием информации; предоставлять возможности комментировать, редактировать или улучшать информацию; и предлагаем надежный рабочий процесс и инструменты автоматизации, чтобы гарантировать, что информация попадет к нужным людям в нужное время.

Документы доступны из любого места, безопасность и соответствие требованиям гарантированы. Даже мобильные пользователи имеют доступ ко всем необходимым данным, что позволяет нескольким сотрудникам параллельно обращаться к одному и тому же документу. Кроме того, благодаря надежным возможностям ведения журналов аудита и аналитики организации могут отслеживать, кто и когда открывал, изменял или удалял документы.

Эти возможности управления документами расширены за счет автоматизации цифрового рабочего процесса. Цифровой рабочий процесс позволяет организации установить предсказуемые, воспроизводимые и измеримые процессы, которые устраняют необходимость ручного ввода данных и исключают возможность потери информации.

Термин «система управления документами» (DMS) часто используется как синоним «управления корпоративным контентом», но такое использование вводит в заблуждение.

Проще всего представить себе управление документами как подмножество более широкого набора возможностей ECM. Управление документами охватывает многие основные функции, такие как сбор, индексирование, архивирование, автоматизация и контроль информации, но, как правило, только в отношении информации, содержащейся в документах.

Полная система ECM может управлять информацией из веб-контента, учетных записей социальных сетей и других высокодинамичных и масштабируемых источников информации, которые находятся за пределами документа. Для крупных организаций это может быть очень ценным. Для многих небольших организаций может быть достаточно управления документами.

Важно отметить, что «Управление корпоративным контентом» ценно не только для крупных компаний. Ценность ECM может быть реализована в организациях любого размера, несмотря на ведущее слово.

Управление корпоративным контентом звучит как сложный процесс, и, безусловно, так оно и есть. Но как только вы поймете некоторые термины и процессы, связанные с ECM, это сделает его не столько чуждым техническим процессом, сколько бизнес-процессом, который в чем-то знаком. Ознакомьтесь с приведенным ниже глоссарием терминов, чтобы лучше познакомиться с системами ECM.

• Захват. Это действие по сбору данных и документов для размещения и использования в решении ECM. Документы и данные могут быть получены путем сканирования, импорта, ручного ввода данных, с помощью электронных форм и других методов.
• Цифровой репозиторий. Здесь хранятся документы и данные, обычно в облаке, чтобы сотрудники и другие лица с соответствующими учетными данными могли получить к ним доступ из любого места.
• Метаданные. Метаданные в программном обеспечении ECM относятся к полям индекса, используемым для идентификации данных или документов. Это может включать такую ​​информацию, как категории, даты, названия компаний, тип и размер файла. Этот термин также применяется к системным данным, таким как дата сохранения, кем сохранено, время последнего доступа и формат файла.
• Структурированный контент. Структурированное содержимое — это данные, которые четко определены и структурированы таким образом, чтобы их можно было использовать определенным программным обеспечением. База данных является распространенным примером структурированного контента.
• Неструктурированный контент. Неструктурированный контент — это данные, которые не имеют четко определенного формата и могут быть не так легко интегрированы в различное бизнес-программное обеспечение. Распространенными примерами неструктурированного контента являются электронные письма или PDF-файлы. Обычно программное обеспечение используется для структурирования контента, чтобы сделать его более полезным для бизнес-процессов. Здесь на помощь приходят решения по управлению документами.
• Транзакционный контент. Этот тип контента обычно создается за пределами вашего бизнеса и связан с конкретным процессом или транзакцией. Контракты и счета поставщиков — два примера транзакционного контента. Как правило, эти документы должны быть легко доступны и работать с ними во время транзакции, а также архивироваться для ведения записей после совершения сделки.
• Архив. При использовании в качестве глагола архив относится к действию по перемещению документов и данных, которые не нужны ежедневно, в другое цифровое местоположение или статус. Обычно это удаляет их из «активной» области, где работают люди, что упрощает быстрое извлечение более свежих документов. Однако в цифровом мире к архивным документам и данным по-прежнему можно получить доступ одним щелчком мыши, когда это необходимо.

Подходящее программное обеспечение для управления корпоративным контентом предлагает множество преимуществ, от эффективности и организации до повышения удовлетворенности клиентов и соответствия требованиям. Некоторые из преимуществ, которые вы можете ожидать от хорошо реализованного решения ECM
, включают:

• Повышение эффективности. Системы управления корпоративным контентом позволяют автоматизировать ручные процессы, уменьшить или исключить зависимость от более медленных бумажных процессов и хранить все данные в центральном репозитории. Это приводит к эффективности, которая может принести многочисленные преимущества, начиная от более быстрого выхода продуктов или услуг на рынок и заканчивая снижением затрат на рабочую силу для выполнения бизнес-задач в каждом секторе, включая государственное и местное управление, производство и высшее образование.
• Доступ к четкому представлению о бизнес-процессах. Наличие всех данных в одном месте позволяет вашим руководителям, линейным менеджерам и другим сотрудникам составить более четкое и точное представление о тенденциях вашего бизнеса и клиентов. Вы можете принимать решения на основе этих данных, основанных на данных, зная, что важная информация не была упущена, дублирована или неверно истолкована.
• Более легкий доступ ко всем типам данных. Лучшие решения ECM включают в себя инструменты, облегчающие доступ к данным, такие как мощный поиск по типу документа, терминам указателя, ключевым словам или полнотекстовому поиску. Это гарантирует, что у ваших сотрудников есть доступ и возможности, необходимые им для преобразования необработанных данных в бизнес-аналитику. Но это также открывает двери для интеграций и других пользовательских инструментов, которые позволяют сотрудникам вашей организации получать доступ к информации, необходимой для выполнения их работы.
• Снижение эксплуатационных расходов. Эффективность и повышенная производительность приводят к экономии средств, но решения по управлению корпоративным контентом могут обеспечить дополнительные преимущества. Доступ к данным в режиме реального времени и возможность использовать их для поддержки рабочих процессов и бизнес-решений помогает каждому в вашей организации принимать более взвешенные решения, что приводит к потенциальной экономии в таких областях, как управление запасами, соблюдение нормативных требований или управление персоналом. И если ваше предприятие окажется вовлеченным в юридическую ситуацию или ситуацию с соблюдением требований, 9Электронное обнаружение и аудит 0333 будут менее трудоемкими и дорогостоящими благодаря поддержке программного обеспечения ECM.
• Повышение удовлетворенности клиентов. Персонал, работающий с клиентами, имеющий доступ к ECM-решению, может легко получить доступ к информации об учетной записи клиента, заказах, продуктах, общении или ко всему, что необходимо для обеспечения быстрой и качественной поддержки клиентов. Это помогает увеличить скорость, с которой сотрудники службы поддержки клиентов могут решать проблемы при первом контакте, потенциально повышая уровень удовлетворенности. Те же преимущества могут быть верны в отношении процессов продаж, помогая вашим представителям заключать больше сделок.
• Улучшение контроля денежных потоков и счетов-фактур. В бухгалтерском учете улучшенное выполнение процессов с помощью ECM приводит к увеличению денежного потока. По счетам, отправленным обычной почтой, по-прежнему требуется 30 дней, чтобы перевести платеж на банковский счет. С цифровыми счетами этот процесс можно сократить до дней, часов или даже минут. Кроме того, отгрузку и получение платежных документов легче отслеживать и отслеживать. Когда счета вводятся в цифровом виде, автоматизация процесса утверждения может обеспечить скидки при досрочной оплате и предотвратить просроченные платежи. ECM также помогает обрабатывать, оплачивать, хранить и архивировать входящие и исходящие счета-фактуры, тем самым повышая надежность сотрудничества с поставщиками.
• Использование электронной подписи . В современном офисе электронные подписи стали обычной частью повседневного бизнеса. Это хорошо: электронные подписи (иногда называемые «цифровыми подписями») сокращают использование бумаги и упрощают безопасный документооборот. Документы с электронной подписью имеют юридическую силу во многих ситуациях, предоставляя многочисленные возможности для ускорения и существенной оптимизации бизнес-процессов. Бизнес-процессы, требующие подписи, выполняются быстрее, и время не тратится впустую на пересылку бумажных документов туда и обратно. Кроме того, движение к электронным подписям ускорилось по мере того, как все больше и больше компаний выходят на международный уровень.

Одна из самых важных рекомендаций по управлению корпоративным контентом — найти время для правильной реализации вашего решения. Следующие 10 шагов помогут организациям выбрать правильный ECM, сообщить об изменениях сотрудникам и другим заинтересованным сторонам и действительно удовлетворить бизнес-потребности с помощью программного обеспечения.

Что такое система управления корпоративным контентом?

Система управления корпоративным контентом — это программное обеспечение, предназначенное для помощи организациям в управлении документами, данными и контентом. В некоторых случаях система ECM может включать несколько приложений, программных решений и интеграций.

Почему управление корпоративным контентом важно для организации?

При правильной реализации система управления корпоративным контентом работает как мозг организации. Он сохраняет и хранит данные подобно тому, как мозг хранит воспоминания человека. ECM-системы гарантируют, что сотрудники, клиенты и другие лица могут получать информацию через систему и использовать ее для решения бизнес-задач, аналитики или принятия решений.

Какова роль управления корпоративным контентом?

Роль управления корпоративным контентом заключается в обеспечении существования документов и данных в единой системе, что сокращает время, необходимое для сбора информации, необходимой для выполнения важных бизнес-задач.

Каковы основные элементы управления корпоративным контентом?

Все системы ECM включают как минимум пять компонентов:

Возможность:

• Сбор документов и данных и преобразование их в версии, которые работают в системе
• Управление документами и данными, включая параметры доступа, поиска, изменения и отслеживания
• Храните документов и данных в безопасном месте, поддерживающем быстрый доступ и использование
• Сохранение информации в виде резервных копий и архивов
• Предоставлять информацию пользователям по мере их запроса через поиск и другие функции в системе
• Интеграция с другими приложениями с помощью собственных соединителей или API-интерфейсов

На какую типичную рентабельность инвестиций может рассчитывать моя компания?

При развертывании в рамках одного бизнес-процесса, отдельного отдела или всей организации окупаемость инвестиций (ROI) ECM может быть очень высокой.

Компания Nucleus Research провела исследование малых и средних организаций (компаний со штатом менее 500 человек), которые внедрили систему управления корпоративным контентом, и обнаружила, что на каждый доллар, вложенный в ECM, организации получают 8,55 доллара реальной прибыли. это составляет 855% ROI!

Каковы ведущие поставщики ECM?

Ведущие поставщики услуг по управлению корпоративным контентом оцениваются по целому ряду факторов, включая удовлетворенность клиентов, удобство использования, функции и возможности и многое другое.

Не все программное обеспечение для управления корпоративным контентом одинаково.

Некоторые поставщики ориентируются на корпоративный рынок: тысячи пользователей со сложными установками, развертывание которых занимает много месяцев из-за необходимых профессиональных услуг. Другие провайдеры специализируются на рынке малого и среднего бизнеса, насчитывающем от пяти до десяти пользователей.

Кроме того, не каждая система ECM доступна в виде облачного программного обеспечения. Если облачное программное обеспечение важно для вашей ИТ-экосистемы, будьте осторожны при поиске поставщиков.

Особенности и возможности важны. Большинство поставщиков управления корпоративным контентом предоставляют аналогичный набор основных функций с различными преимуществами и недостатками. Например, некоторые провайдеры используют машинное обучение следующего поколения, тогда как другие специализируются на сложном моделировании рабочих процессов.

Где я могу найти обзоры систем ECM?

Хотя аналитические отчеты являются важными элементами исследования, они составляются лишь несколькими отраслевыми экспертами на основе установленных критериев ранжирования и обновляются только один раз в год.

Не менее важны отзывы реальных пользователей программного обеспечения. Это дает реальный набор плюсов и минусов, которые следует серьезно учитывать при выборе лучшего программного обеспечения для управления корпоративным контентом. Вот четыре основных источника отзывов пользователей.

This entry was posted in Популярное