Топ 10: ECM системы

Рейтинг систем управления корпоративным контентом (ECM)

1

Microsoft SharePoint

Не работает в России

Система управления корпоративным контентом и совместной работы, которую можно использовать в качестве корпоративного портала. Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно интегрирована с MS Office и MS Exchange. Может поставляться как SaaS сервис

2

Directum RX

Российская интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Имеет мощную платформу для поддержки тысяч одновременно работающих пользователей, включает готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и долговременного архива, а также возможности гибкой доработки без программирования.

3

LDM

Российская модульная платформа класса ECM (Enterprise Content Management, Управление корпоративным контентом), которая решает весь комплекс задач управления электронными документами.

4

ELMA365 ECM

ECM система с классическим набором инструментов по управлению документооборотом. Помогает организовать электронную канцелярию, кадровый электронный документооборот и обеспечивает надежное хранение данных. Предусмотрен обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Маршруты движения документов автоматизируются с помощью сквозных бизнес-процессов.

5

PayDox

Web система совместной работы, использующая электронный
документооборот как инструментальную базу с широким набором
стандартных, необходимых каждому предприятию функций и практически
неограниченными возможностями расширения. Содержит файловый архив, форумы, инструменты для управления документами и совместной работы. Хорошо интегрирована с MS Office. Отечественная разработка

6

Open Text

Не работает в России

Продукты OpenText предоставляют полную функциональность для управления корпоративным контентом и обеспечения его безопасности. OpenText предлагает инструменты для интеграции людей, процессов и связанных с ними документов, которые помогают компаниям повысить производительность труда, обеспечить проверяемость конкретных документов на протяжении десятилетий и снизить общие затраты на хранение данных (ТСО).

7

EOS for SharePoint

Готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам. Создано на базе платформы Microsoft SharePoint. Система включена в Реестр отечественного ПО. Полная поддержка бесплатной версии Microsoft SharePoint Foundation. Система упорядочивает задачи, файлы и обсуждения, позволяя тратить меньше времени на координацию работы и поиск информации.

8

WSS Docs

Система класса ECM, позволяющая решать широкий спектр задач в области автоматизации документооборота, автоматизации бизнес-процессов, электронных архивов. Обладает полным функционалом, необходимым для реализации проектов любого уровня сложности. Система имеет несколько редакций и расширений, позволяя автоматизировать документооборот как небольших компаний (до 50 пользователей), так и крупнейших компаний с документооборотом в десятки тысяч документов в день.

9

Lexema-ECM

Комплексная система управления корпоративным контентом для средних и крупных компаний с функциями корпоративного обучения, кадрового документооборота, распознавания и обработки первичных документов. Широкие возможности для быстрой кастомизации проекта и его расширения новым функционалом.

10

ЭЛАР Контекст

ECM-платформа (Enterprise Content Management) для создания решений по управлению корпоративным контентом и автоматизации документационных процессов.

Все ECM системы

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Содержание

Что такое управление корпоративным контентом?

Как работает программная система ECM?

Почему ECM — это очень важно

Важная роль инструментов управления контентом

Приступаем к делу: внедрение

Будущее управления корпоративным контентом

Что такое управление корпоративным контентом?

Традиционно управление корпоративным контентом (ECM) ограничивалось бэк-офисом и оставалось неструктурированным (хотя и централизованным) способом контроля над разнообразным контентом. Однако за последние несколько лет роль ECM в бизнесе стала более активной.

Бумага используется все реже; новой нормой становится цифровой формат. Машинное обучение, облачные технологии и поддержка мобильных устройств открывают новые возможности для бизнеса. Появляются новые типы контента: видео, аудио и материалы в социальных сетях, которые размывают традиционные границы ECM. Произошедший сдвиг заставил многих ведущих экспертов отрасли задуматься, не пора ли переосмыслить определение ECM?

В современной бизнес-среде существует множество определений того, что такое управление корпоративным контентом и какую роль оно играет, но мы в Atlassian определяем ECM как процесс совместного управления информацией компании в цифровом виде и использования этой информации для поддержки процессов и бизнес-целей компании. При этом информация должна быть легко доступна и максимально полезна на всех этапах жизненного цикла контента. Правильно выбранная система ECM помогает автоматизировать процессы, повысить производительность и стимулирует команды в компании к более эффективной совместной работе.

Наверх

Как работает программная система ECM?

Контент разбросан повсюду. Сегодня мы создаем документы, электронные письма, таблицы, презентации и другие материалы гораздо быстрее и в большем объеме, чем прежде. И это легко объяснимо. Поскольку все больше людей в мире работают вместе, обмен информацией, причем достоверной, имеет решающее значение. Такая совместная работа требует быстрого совместного доступа к документам, файлам и другим ресурсам.

Большая часть этого контента находится в электронной почте, на жестком диске, в файле или где-то еще. По мере роста объемов неструктурированного контента крупные и мелкие компании тратят все больше ресурсов на управление им.

Идея платформы ECM довольно проста: предоставить всем сотрудникам организации удобный доступ ко всей информации, необходимой для принятия решений, выполнения проектов и максимально эффективной работы. После внедрения вы будете удивляться, почему никто не додумался до этого раньше.

С системой ECM становятся ненужными бумажная документация и соответствующие системы регистрации и хранения документов. Она берет вашу гору печатного контента размером с Эверест — все, от счетов, резюме и контрактов до корреспонденции и исследовательских отчетов, — оцифровывает и сохраняет в безопасном хранилище. Кроме того, она поддерживает порядок в электронных файлах, что повышает эффективность совместной работы и обмена информацией. Больше никаких папок. Никаких порезов от бумаги. Деревья вздохнут с облегчением.

Но ECM — не просто эффективная и экологичная система хранения документов. Это процесс, который охватывает весь жизненный цикл контента — от сбора информации до ее публикации и архивирования. А затем, по истечении определенного срока хранения, файлы удаляются. Кому нужна куча бесполезных файлов, занимающих место?

Надежные системы ECM, как правило, устраняют досадные простои, связанные с поиском информации. Они упорядочивают существующие цифровые файлы в едином центре и сохраняют метаданные документов в папках. Благодаря этому нужные люди в нужное время легко получают доступ к контенту. Пользователи с соответствующими правами доступа могут даже выполнять полнотекстовый поиск определенных документов. Они могут читать, редактировать и распечатывать документы в любое время и с любого устройства, находясь в любой точке мира. Кроме того, они могут использовать систему ECM для поиска слов или фраз в сохраненных документах.

Каждая бизнес-функция теперь требует управления контентом

Поначалу организации использовали управление корпоративным контентом только для сокращения объема бумажной документации и оптимизации хранения документов. Но со временем его роль значительно возросла.

Эффективное решение ECM сокращает время и затраты на управление документами на протяжении их жизненного цикла и обеспечивает соответствие политикам хранения записей. Если вы обрабатываете вопросы клиентов, ECM быстро выдает нужные ответы. Кроме того, решение позволяет автоматизировать задачи, которые раньше выполнялись вручную, такие как ксерокопирование, перетаскивание и доставка лично в руки. При этом повышается безопасность за счет ограничения доступа к файлам и папкам. Это решение позволяет отдельным подразделениям контролировать доступ к своей информации. Например, отдел кадров может сделать информацию о кадрах доступной только своим сотрудникам.

ECM — теперь в нескольких вариантах

Сегодня даже акроним «ECM» стал означать широкий спектр услуг. Чтобы понять, как именно это решение может помочь вашей компании, рассмотрим три типа ECM.

1. Управление веб-контентом (WCM)

   WCM передает управление оформлением веб-сайта в руки определенных ключевых сотрудников. WCM используется в организациях с достаточно сложными веб-сайтами и строгими правилами в отношении корпоративного стиля. При этом ключевые сотрудники получают инструменты для удобного обновления, изменения и публикации контента сайтов при условии соблюдения этих правил.

2. Совместное управление контентом (CCM)

   CCM позволяет нескольким людям получать доступ к одному документу, например юридическому, и изменять его. CCM идеально подходит для организаций, которым приходится управлять проектами с участием нескольких заинтересованных сторон. CCM упрощает совместную работу благодаря отслеживанию и обновлению самой последней версии документа.

3. Управление транзакционным контентом (TCM)

   TCM предназначено для организаций, которые постоянно используют различные типы контента, включая записи, бумажные документы и цифровые файлы. Решения TCM собирают контент из разных каналов, классифицируют и хранят его, создают автоматизированный рабочий процесс, чтобы нужный пользователь получал контент в нужное время, и даже удаляют документы, которые больше не нужны. При этом они эффективно работают с другими приложениями и базами данных, чтобы сделать весь этот контент доступным в масштабах компании.

Наверх

Почему ECM — это очень важно

Наведите порядок в хаосе. В современном мире, основанном на данных, это очень важно.

Во всех отраслях и секторах услуг эффективные решения по управлению корпоративным контентом улучшают повседневные процессы и минимизируют накладные расходы. Они играют важную роль в удалении ненужного контента, включая дублирующиеся файлы и устаревшую информацию. Что еще более практично, они помогают сократить объем хранилища и бумаги, необходимой компании, а также количество отправляемой почты.

Снижение рисков неэффективной коммуникации

Какова бы ни была миссия вашей организации, ECM играет ключевую роль в избавлении от случайных процессов, которые могут поставить под угрозу соответствие нормативным требованиям, привести к упущенной выгоде и снизить производительность. Это важный инструмент для устранения узких мест в обмене информацией, который помогает наладить четкую коммуникацию.

Обретение драгоценного душевного спокойствия

Самое главное, что системы ECM могут стать первой линией защиты от угроз в нашем все более взаимосвязанном мире. ECM заставляет организации управлять всем контентом и отслеживать его, чтобы ключевые сотрудники могли более эффективно реагировать на утечки данных и финансовое мошенничество и защищаться от них.

Наверх

Важная роль инструментов управления контентом

Снижение затрат на хранение благодаря сохранению только необходимого контента и удалению ненужного

Сокращение эксплуатационных расходов за счет снижения затрат на хранение и улучшения рабочих процессов после перевода материалов в электронные форматы

Повышение производительности благодаря предоставлению нужной информации нужным лицам в нужное время, а также автоматизации повседневных задач

Повышение удовлетворенности клиентов через предоставление персоналу удобного доступа к информации, в которой нуждаются клиенты

Улучшение процессов принятия решений, которое позволяет организациям сократить затраты, повысить эффективность и не упускать возможности

Обеспечение непрерывности бизнес-операций в любых ситуациях благодаря резервному копированию аккаунтов, архивированию, безопасному хранению и процессу аварийного восстановления

Наверх

Приступаем к делу: внедрение

Прежде чем принять решение о внедрении ECM, оцените текущее состояние вашей организации, задав себе несколько вопросов.

• Примите в расчет ваши краткосрочные и долгосрочные бизнес-цели. Как система ECM поможет вам их достичь?
• Как ваша организация сейчас обрабатывает различные типы контента?
• Если у вас уже есть решение ECM? Как оно работает? Составьте схему существующих бизнес-процессов.
• Как информация перемещается по предприятию, между сотрудниками, отделами и системами?
• Есть ли отделы или структурные подразделения, которые создали собственные решения по управлению контентом?
• Есть ли отделы, которые наладили использование теневых ИТ-ресурсов и поэтому противятся изменениям? (Сейчас самое время привлечь их к работе!)
• Пришло время обратить внимание вообще на всех, кто перемещает контент, работает с ним, читает, создает или иным образом требует доступа к контенту. Важны все участники, будь то внутренние пользователи, клиенты, поставщики или партнеры.

Документируя всю информацию, вы получаете четкую картину, необходимую для создания системы управления контентом — безопасной, соответствующей нормативным требованиям и рекомендациям компании и отвечающей потребностям всех подразделений организации — а также управления ею.

Проанализируйте контент и потребности в управлении

После проведения комплексной проверки сделайте выводы о том, как создается контент и где он хранится. У кого есть к нему доступ? Как отдельные сотрудники и отделы извлекают его? Кому, что и когда нужно?

По результатам анализа вы должны получить довольно четкое представление о существующей среде и суметь классифицировать свои данные. Это поможет определить, кому нужен доступ к определенной информации, а также какой контент необходимо сохранить, а что можно удалить или отбросить.

На этом этапе у вас должно сформироваться ясное представление о том, какой тип решения ECM вам нужен, после чего вы можете приступить к выбору поставщика и программного обеспечения, которые помогут вам достичь целей.

Когда вы классифицируете данные и поймете, кому, где и когда они будут нужны, вы сможете выбрать платформу ECM, которая удовлетворит потребности всех заинтересованных сторон. Это, конечно, ускорит адаптацию пользователей и поможет плавно внедрять изменения.

Внедряя решение ECM, даже с помощью поставщика, вы столкнетесь с некоторыми нарушениями в обычных рабочих процессах. Вот удобный контрольный список, который поможет вам выполнить внедрение без проблем.

1. Сосредоточьтесь в первую очередь на ключевых областях. Расставьте приоритеты. По крайней мере на начальном этапе старайтесь не отвлекаться на задачи, которые не требуется решать или которые не приносят непосредственной ценности.
2. Покажите всем, что вы получите взамен. Количественно оцените ожидаемые результаты для организации с финансовой и практической точек зрения.
3. Пригласите людей к участию. Привлеките к работе всех. Буквально — всех сотрудников из всех затронутых отделов, то есть практически всю организацию.
4. Как можно подробнее расскажите о решении. Поделитесь своим видением, желаемыми результатами и ожиданиями от новой платформы. И не забывайте слушать собеседников — предоставьте им множество возможностей для отзывов.
5. Решите, что вам нужно. Поговорите со своим поставщиком услуг. Ваше решение может означать, что вам больше не потребуется определенное оборудование или другая инфраструктура — от ноутбуков до смартфонов, сетей и облачного программного обеспечения.
6. Держите все под контролем. Создайте единую команду, которая будет заниматься процессом внедрения. Ознакомьте участников команды со всеми деталями. Убедитесь, что они участвуют на каждом этапе.
7. Установите правила. Решите, кто будет иметь доступ к информации, и определите политики ее использования. Добавьте рекомендуемые жизненные циклы и процедуры удаления ненужных данных.
8. Проведите тестирование перед запуском. Когда новая платформа будет готова, выберите группу пользователей, чтобы провести тестирование в реальной среде. Затем настройте, устраните неполадки или поздравьте друг друга с успехом.
9. Сохраняйте спокойствие. Любая новая технология или процесс требуют времени на обкатку. Выделите это время. Позвольте участникам организации ознакомиться с платформой и будьте готовы внести коррективы. Запланируйте регулярные собрания для рассмотрения предложений от всех участников.

Что должно позволять сегодня хорошее решение ECM

Независимо от того, внедряете ли вы новое решение ECM или улучшаете существующее, помните, что оно должно не просто улучшать обработку контента, а делать гораздо больше. Разработайте и внедрите систему, которая будет помогать сотрудникам организации:

• надежно сохранять контент;
• находить и использовать контент, когда он понадобится, где бы ни находились сотрудники;
• работать эффективнее и продуктивнее каждый день благодаря удобному доступу;
• захватывать файлы любого типа и из любого местоположения, сохранять и автоматически классифицировать их;
• легко переключаться между платформой ECM и всеми другими корпоративными системами;
• отчитываться о том, как используется информация в решении ECM.

Наверх

Будущее управления корпоративным контентом

Все больше команд используют инструменты социального взаимодействия в своем подходе к управлению корпоративным контентом (ECM), поскольку речь идет не только об обработке информации компании, но и о формировании интегрированной культуры и соответствующей платформы, где каждый участвует в сборе, хранении и использовании информации.

Формирование контента в цифровой экосистеме

В своем отчете «Магический квадрант» за 2017 год компания Gartner ввела новый термин для оценки этой области — «платформа контент-сервисов» (CSP), описав ее как «эволюцию магического квадранта управления корпоративным контентом (ECM)».

Есть два следствия, которые непосредственно вытекают из этой «эволюции». Первое — то, что ECM не ограничивается только управлением контентом. ECM имеет более широкую сферу ответственности, включая управление, систематизацию, возможности поиска, применение и компоненты. Второе — для команд становится обязательным наличие цифровой платформы, обеспечивающей инфраструктуру для того, что раньше было неструктурированным. Это должен быть инструмент, который обладает необходимыми функциональными возможностями и гибкостью и позволяет сделать жизненный цикл контента более интерактивным.

Оптимизация инструментов и процессов ECM в рамках единой платформы перехода в цифровую среду поможет командам укладываться в сроки и, что более важно, откроет возможности для роста.

Совместная работа над контентом без границ

На место прежних автономных систем и хранилищ пришли открытые сервисы, которые могут непрерывно адаптироваться к меняющимся потребностям клиентов. Программное обеспечение для социального взаимодействия оказало огромное влияние на интеграцию контента и информации в повседневную работу команд. А возможность быть на одной волне с командой, совместно работать в режиме реального времени и использовать единый процесс навигации делает программное обеспечение для ECM еще более эффективным.

Решение ECM должно предоставлять средства для преодоления барьеров на основе платформы с открытым контентом, которая включает целый ряд приложений и позволяет командам воспользоваться преимуществами комплекта интерактивных продуктов.

Развертывание облачного ECM

Достижения в области мобильных, облачных и аналитических технологий и продолжающаяся интеграция инструментов социального взаимодействия усилили ожидания в отношении возможностей инструмента ECM. Огромный объем создаваемого и хранимого контента поражает воображение, и со временем развитие этих технологий приведет к тому, что у конечных пользователей появится потребность в большем удобстве использования и мобильности. Все признаки указывают на то, что основным средством повышения эффективности ECM станет облачное развертывание.

Перенос ECM на облачную платформу позволит организациям избежать первоначальных расходов на внедрение и инфраструктуру, сократить расходы на персонал и в конечном итоге снизить совокупную стоимость хранения контента и управления им.

Организации, желающие не только значительно снизить затраты, но также повысить простоту использования и доступность ECM, обнаружат, что все это может обеспечить облачное развертывание. Перенос инструмента ECM в облако облегчает для участников команды хранение, извлечение и применение контента при работе на ходу или из дома.

Автоматизация (если ее еще нет) неминуема

Хотя кажется, что темы автоматизации и машинного обучения просто навязываются при каждом обсуждении улучшения рабочих процессов, на самом деле они являются естественными аналогами ECM.

Учитывая время и ресурсы, необходимые для облегчения оцифровки, систематизации, хранения документов и непрерывного управления ими, легко понять, почему интеллектуальная автоматизация оказывает такое большое влияние на взаимодействие команд с информацией. Она помогает освободить сотрудников от выполнения элементарных задач, сократить время обработки и, самое главное, предоставить нужную информацию нужным людям в нужное время. Кроме того, для организаций становится все более важным умение вводить и классифицировать метаданные. То, что обычно являлось кропотливым и трудоемким процессом, может стать конкурентным преимуществом.

Узнайте, как ECM может помочь организации управлять контентом, повышать эффективность и производительность и улучшать совместную работу. Попробуйте бесплатно в ПО Confluence ECM.

Наверх

Подробнее о программном обеспечении Confluence ECM

Что такое ЕСМ?

Что такое ЕСМ?

Стать членом

Логин участника

Управление корпоративным содержимым (ECM) — это основа хранения, управления, организации и распространения ваших документов.

Узнайте, что это такое, зачем это нужно вашему бизнесу, лучшие решения и многое другое.

— —

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

— —

История управления корпоративным контентом

На рубеже тысячелетий технологический прогресс привел к массовому переходу от физического к цифровому. Многие компании обнаружили, что больше не могут справляться с растущим объемом и разнообразием ежедневно создаваемого контента. Это потребовало нового способа управления информацией. AIIM ответила на этот призыв в 2000 году, придумав термин «управление корпоративным контентом» и определив методологии и лучшие практики, необходимые для сбора, анализа, отображения, сохранения и хранения информации в эту новую эпоху.

Инновации в отрасли привели к появлению нового гиганта бизнеса — систем для совместной работы, таких как SharePoint. Для компаний SharePoint был маяком производительности и совместной работы. Но он также был значительным архитектором данных и документов. Внезапно предприятия стали обрабатывать несколько информационных бункеров. Обновления документов между корпоративными системами управления контентом и SharePoint были тусклыми, а совместная работа тормозилась из-за несоответствия версий документов и путаницы в системе. В то же время операционная напряженность между открытостью документов, совместной работой и управлением разрушала инфраструктуры и приводила к утечке данных.

Для борьбы с этим была создана новая волна инструментов управления контентом. Но вместе с этими новыми инструментами появилась и новая форма управления корпоративным контентом. Это больше не было « достаточно хорошим », чтобы просто обрабатывать, систематизировать и хранить документы. Предприятиям требовалась надежная архитектура, которая могла бы объединить все эти источники данных и документы и связать их с несколькими клиентскими и бизнес-каналами.

Смерть ECM

Изменился рабочий процесс, лежащий в основе управления корпоративным контентом. То, что начиналось как способ согласованного объединения физических и цифровых ресурсов, превратилось в архитектуру, которая обеспечивает хранение, поиск, организацию, сопоставление и атрибуцию данных в вашей организации. Это означает, что современный подход ECM должен быть способен накладываться на ваши существующие информационные системы (например, SaaS, PaaS, локальные серверы и т. д.). Сегодня ECM — это общий термин для всех этих процессов, которые обрабатывают документы и данные.

Возникновение облачных технологий и появление их потомков как услуги не только увеличили потребность в управлении корпоративным контентом, но и помогли ввести ECM в новую эру. Управление корпоративным контентом больше не относится к набору программного обеспечения, системе или стратегии управления контентом. Наоборот, управление корпоративным контентом — это основа всей стратегии документооборота вашего бизнеса.

В 2017 году Gartner объявила, что ECM — как терминология — мертва.

ECM уже мертв (конец срока действия, название бывшего рынка), по крайней мере, в том смысле, как Gartner определяет рынок.
Он был заменен термином Content Services.
— Гартнер

В AIIM мы годами обосновывали необходимость усовершенствованного подхода к управлению контентом (см. наш отчет за 2015 г. «Управление контентом 2020: мысли за пределами»). Дело не в том, что основные принципы управления ECM изменились; они не имеют. Предприятиям по-прежнему нужны решения, которые помогают конечному пользователю управлять сложным взаимодействием между человек , процессы и технологии . Но способы реализации этих решений развиваются вместе с технологиями, процессами и современными стратегиями.

В частности, данные радикально изменили доступность термина ECM. Поскольку ECM изначально был в значительной степени сосредоточен на документации, попытка позиционировать данные в отображениях ECM затруднена.

«Монолитная» ECM-система не вписывается в современную архитектуру бизнеса. Компании меняют не только способы использования контента и данных для определения качества обслуживания клиентов, но и данные теперь играют роль в принятии каждого важного бизнес-решения. И все эти документы разбросаны по множеству фреймворков и систем.

Данные о клиентах распределены по разветвленной архитектуре (например, CRM-решениям, ERP-решениям и т. д.), множеству технологий (например, SaaS, PaaS, облачным вычислениям и т. д.) и множеству документов, существующих в вашей ИТ-инфраструктуре. конвейер, и все эти данные и контент невероятно гибкие и гибкие.

Другими словами, потребности в данных в современном деловом мире слишком велики для одного решения ECM. Это означает, что термин «управление корпоративным контентом» неадекватно описывает все усилия, связанные с контентом, которыми управляют предприятия, и все используемые системы.

 На самом деле, в 2016 году мы провели опрос «ECM – состояние отрасли – 2016», в ходе которого 38 % респондентов полностью согласились с тем, что ECM больше не является правильным языком для определения продуктов управления контентом.

— —

Почему предприятия используют управление корпоративным контентом?

— —

Какие виды бизнеса получают выгоду от управления корпоративным контентом?

Не каждому предприятию нужна большая система масштаба предприятия, которая собирает и хранит документы для применения процессов ECM. Обоснование масштабного процесса документирования, вероятно, не является экономически эффективным или необходимым для многих малых предприятий. Но ECM по-прежнему охватывает ваш контент и организацию данных в существующей архитектуре, включая системы SaaS, IoT, Office 365 и любую другую масштабируемую технологию. Таким образом, управление корпоративным контентом полезно практически для всех (если не для всех) предприятий.

Давайте подробно остановимся на каждом из них и подробно расскажем о некоторых преимуществах.

Предприятие

ECM — важная и ценная воронка. Начнем с того, что у предприятий обычно есть чрезмерная потребность в лучшем управлении данными (особенно в эпоху, когда поток данных почти бесконечен), и у предприятий есть капитал, чтобы инвестировать в некоторые из более сложных инструментов ECM.

Поиск способа объединения всех этих точек данных в меньший поток имеет решающее значение для большинства масштабных предприятий. Но предприятия должны быть осторожны при выборе стратегии ECM, которая подходит всем. Часто существует слишком много разрозненных хранилищ, слишком много данных и слишком много систем, чтобы одно решение могло быть сопоставлено. Предприятиям следует думать об управлении корпоративным контентом как о скелете своих существующих систем и о планах дальнейшей системной интеграции. Это включает в себя поиск подходящей таксономии, переосмысление существующих структур и устаревших систем и даже планирование того, как цифровые рабочие места вписываются в это всеобъемлющее уравнение.

Важно помнить, что область применения ECM выходит далеко за рамки продуктов и услуг. Например, ECM может осуществляться в форме предотвращения мошенничества, обеспечения безопасности и соблюдения нормативных требований. Для многих предприятий системы ECM могут обеспечить немедленные решения.

Малый и средний бизнес

Для малого и среднего бизнеса поиск ценности в ECM может показаться надуманным. У многих из этих компаний нет капитала для покупки ECM-систем корпоративного уровня, и это может оттолкнуть их от размышлений о своей контент-стратегии. Важно помнить, что вам не нужно вкладывать «жизненные сбережения» вашего бизнеса в решение IBM, чтобы извлечь выгоду из управления корпоративным контентом. Вам нужно перестроить то, как вы воспринимаете ЕСМ. Начните с малого. Вам не нужно оцифровывать весь свой бизнес с помощью новейшего и самого лучшего модного решения, чтобы внести существенные глубокие изменения в то, как вы управляете контентом.

Вот трехэтапный процесс, который поможет вам узнать, что ECM работает для вас.

1. Определите свои потребности. У вас слишком много хранилищ данных? Вы ищете способ автоматизировать некоторые процессы ввода документов? Вы ищете платформу для совместной работы и хранения данных? Планируется ли внедрение облачных технологий? Вы должны знать, где вы находитесь, чтобы начать планировать свою ECM-стратегию. Это не произойдет за один день, и вы, безусловно, должны перестраховаться. Но внедрение решений ECM может быть невероятно рентабельным и помогают предотвратить утечку доходов для малых предприятий.

2. Сопоставьте эти цели с дорожной картой интеллектуального управления информацией.

3. Узнайте, какие поставщики решений работают в рамках вашего бюджета, потребностей и планов. Теперь найдите решение для управления предприятием для малого бизнеса, которое понимает эти потребности.

Бизнесы на стадии роста

Есть бизнесы, которые существуют в подвешенном состоянии; маленькие, но готовые завоевать свое пространство и быстро масштабироваться. Как вы можете использовать зонтичную архитектуру для распространения данных, если ваши системы, инструменты и контент быстро развиваются? Инвестировать в инфраструктуру любого типа в отношении данных — помимо соблюдения требований — кажется сложным и рискованным в условиях гипермасштабирования.

Если вы так думаете об управлении корпоративным контентом на этапе роста, вам нужно переосмыслить этот ход мыслей. Компании, находящиеся на стадии роста, не только хорошо адаптированы к внедрению стратегии ECM, но и находятся в идеальном положении для использования управления контентом для подготовки к будущим системам ECP.

Самое замечательное в том, что вы находитесь на стадии роста — вы находитесь на новом листе. У вас нет существующих устаревших систем и устаревшего физического содержимого, усложняющих каждое решение. Вместо этого у вас есть ясность и гибкость для быстрой адаптации и масштабирования операций, не опасаясь потери данных.

ECM не только дает развивающимся компаниям возможность управлять своим контентом и данными в разных потоках и оптимизировать возможности подключения и совместной работы, но и не создает существующих систем, создающих трения в этом процессе, как это было бы на большинстве предприятий.

— —

Обзор программного обеспечения и решений ECM

— —

Каковы лучшие решения ECM?

— —

5 Проблемы и тенденции в управлении корпоративным контентом

В 2019 году сложность управления контентом и данными в деловом мире привела к появлению все более динамичных и широких определений управления корпоративным контентом. Итак, давайте рассмотрим некоторые тенденции, которые меняют управление корпоративным контентом и создают новые термины, процессы, решения поставщиков и бизнес-практики.

1. Путь к цифровым преобразованиям

В статье «Состояние интеллектуального управления информацией: опережая цифровую кривую» AIIM доказывает, что в настоящее время каждая организация находится на пути цифровых преобразований. Со всеми новыми технологиями и процессами управления данными попытка превратить ДНК вашего бренда в цифровую трансформацию (или «подрывную деятельность») имеет решающее значение для выживания в эпоху цифровых технологий.

В основе этого путешествия лежат четыре основные черты:

1. Использование данных и контента для понимания, прогнозирования и переопределения внутреннего и внешнего взаимодействия с клиентами.

2. Достижение гибкости бизнеса и инноваций за счет использования модульных технологий.

3. Достижение операционного совершенства благодаря вашим процессам, потребностям, целям и методам.

4. Поиск способов автоматизации соответствия требованиям и управления в рамках конвейера данных.

Благодаря этим четырем характеристикам ECM позиционируется как решение, в первую очередь детализированное, а во вторую — широкое. Это означает, что компании должны сосредоточиться на основных процессах и методах, лежащих в основе ECM, и использовать технологии, поддерживающие ECM, когда и где это применимо.

2. Прогрессивные технологии (IoT, блокчейн и автоматизация)

Наиболее очевидные «прорывы» в области ECM происходят в форме прогрессивных технологий, таких как IoT, блокчейн и автоматизация. Все эти новые движения в технологиях создали дополнительные экосистемы, на которые ECM необходимо реагировать как в ближайшей, так и в долгосрочной перспективе.

Автоматизация и машинное обучение создают новые методы сбора, индексации и извлечения данных и содержимого. Интернет вещей создает новые потоки необработанных данных из точек взаимодействия с клиентами, к которым необходимо подходить и обрабатывать уникальным образом. Кроме того, блокчейн предлагает альтернативы традиционному хранилищу данных, которые требуют дополнительной гибкости и прозрачности.

3. Регуляторные сложности

С появлением GDPR и аналогичных органов по соблюдению данных поиск способа автоматизации и мониторинга соответствия данных во всей вашей ИТ-инфраструктуре имеет решающее значение для предприятий, которые хотят оставаться прибыльными, но при этом соответствовать требованиям. Способы, которыми организации обрабатывают свои данные, меняются, а это означает, что способы, которыми организации собирают, управляют, хранят, сохраняют и доставляют этот контент, также меняются.

4. Облако

Переход от физических серверов к облачным архитектурам полностью изменил способы непосредственной обработки данных предприятиями. В связи с тем, что облачные технологии продолжают набирать популярность, крайне важно найти способы обеспечения полной прозрачности ваших облачных серверов. Со всеми этими инструментами в вашем технологическом стеке, подключенном к облаку, отслеживание и сохранение могут быть затруднены, особенно при учете устаревших данных и архивации.

5. Опыт работы с клиентами

Данные больше не связаны с непосредственными потребностями бизнеса. Вместо этого данные стали топливом для клиентоориентированного опыта. Этот переход к использованию данных, ориентированных на клиента, требует пристального внимания к тому, как мы думаем об атрибуции данных. Поиск способов привязки данных к каждому элементу вашей инфраструктуры требует сочетания жесткости операций и гибкости технологий.

— —

Заключение

Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?

Система управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить эффективность бизнеса, снизить затраты и повысить удовлетворенность сотрудников и клиентов. Программное обеспечение ECM приносит ощутимую пользу практически любому отделу компании: бухгалтерскому учету, управлению персоналом, продажам, юридическому отделу и многим другим.

Если вы еще не используете эти быстрорастущие технологические инструменты в своем бизнесе, самое время подумать о них. Узнайте больше о решениях для управления корпоративным контентом ниже.

Современная технологическая терминология может сбивать с толку, и термин «управление корпоративным контентом» остается для некоторых незнакомым. Давайте определим это.

Управление корпоративным контентом — это общий термин для процессов и технологий, которые помогают предприятиям собирать, хранить, доставлять и использовать важную информацию. Такой информацией могут быть демографические данные клиентов, истории заказов, медицинские карты пациентов или исследования рынка. Люди, получающие данные, могут варьироваться от сотрудников и внутренних заинтересованных сторон до клиентов и деловых партнеров.

Проще говоря, система управления корпоративным информационным наполнением (ECM) оцифровывает, контролирует и автоматизирует поток неструктурированной информации внутри компании, т. е. беспорядочной информации, которая существует вне среды структурированных баз данных. Например:

Как правило, системы ECM занимаются сбором, чтением и индексированием информации; предоставлять возможности комментировать, редактировать или улучшать информацию; и предлагаем надежный рабочий процесс и инструменты автоматизации, чтобы гарантировать, что информация попадет к нужным людям в нужное время.

Документы доступны из любого места, безопасность и соответствие требованиям гарантированы. Даже мобильные пользователи имеют доступ ко всем необходимым данным, что позволяет нескольким сотрудникам параллельно обращаться к одному и тому же документу. Кроме того, благодаря надежным возможностям ведения журналов аудита и аналитики организации могут отслеживать, кто и когда открывал, изменял или удалял документы.

Эти возможности управления документами расширены за счет автоматизации цифровых рабочих процессов. Цифровой рабочий процесс позволяет организации установить предсказуемые, воспроизводимые и измеримые процессы, которые устраняют необходимость ручного ввода данных и исключают возможность потери информации.

Термин «система управления документами» (DMS) часто используется как синоним «управления корпоративным контентом», но такое использование вводит в заблуждение.

Проще всего представить себе управление документами как подмножество более широкого набора возможностей ECM. Управление документами охватывает многие основные функции, такие как сбор, индексирование, архивирование, автоматизация и контроль информации, но, как правило, только в отношении информации, содержащейся в документах.

Полная система ECM может управлять информацией из веб-контента, учетных записей социальных сетей и других высокодинамичных и масштабируемых источников информации, которые находятся за пределами документа. Для крупных организаций это может быть очень ценным. Для многих небольших организаций может быть достаточно управления документами.

Важно отметить, что «Управление корпоративным контентом» ценно не только для крупных компаний. Ценность ECM может быть реализована в организациях любого размера, несмотря на ведущее слово.

Управление корпоративным контентом звучит как сложный процесс, и, безусловно, так оно и есть. Но как только вы поймете некоторые термины и процессы, связанные с ECM, это сделает его не столько чуждым техническим процессом, сколько бизнес-процессом, который в чем-то знаком. Ознакомьтесь с приведенным ниже глоссарием терминов, чтобы лучше познакомиться с системами ECM.

• Захват. Это действие по сбору данных и документов для размещения и использования в решении ECM. Документы и данные могут быть получены путем сканирования, импорта, ручного ввода данных, с помощью электронных форм и других методов.
• Цифровой репозиторий. Здесь хранятся документы и данные, обычно в облаке, поэтому сотрудники и другие лица с соответствующими учетными данными могут получить к ним доступ из любого места.
• Метаданные. Метаданные в программном обеспечении ECM относятся к полям индекса, используемым для идентификации данных или документов. Это может включать такую ​​информацию, как категории, даты, названия компаний, тип и размер файла. Этот термин также применяется к системным данным, таким как дата сохранения, кем сохранено, время последнего доступа и формат файла.
• Структурированный контент. Структурированное содержимое — это данные, которые четко определены и структурированы таким образом, чтобы их можно было использовать определенным программным обеспечением. База данных является распространенным примером структурированного контента.
• Неструктурированное содержимое. Неструктурированное содержимое — это данные, которые не имеют четко определенного формата и могут быть не так легко интегрированы в различное бизнес-программное обеспечение. Распространенными примерами неструктурированного контента являются электронные письма или PDF-файлы. Обычно программное обеспечение используется для структурирования контента, чтобы сделать его более полезным для бизнес-процессов. Здесь на помощь приходят решения по управлению документами.
• Транзакционный контент. Этот тип контента обычно создается за пределами вашего бизнеса и связан с конкретным процессом или транзакцией. Контракты и счета поставщиков — два примера транзакционного содержимого. Как правило, эти документы должны быть легко доступны и работать с ними во время транзакции, а также архивироваться для ведения записей после совершения сделки.
• Архив. При использовании в качестве глагола архив относится к действию по перемещению документов и данных, которые не нужны ежедневно, в другое цифровое местоположение или статус. Обычно это удаляет их из «активной» области, где работают люди, что упрощает быстрое извлечение более свежих документов. Однако в цифровом мире к архивным документам и данным по-прежнему можно получить доступ одним щелчком мыши, когда это необходимо.

Подходящее программное обеспечение для управления корпоративным контентом предлагает множество преимуществ, от эффективности и организации до повышения удовлетворенности клиентов и соответствия требованиям. Некоторые из преимуществ, которые вы можете ожидать от хорошо реализованного решения ECM
, включают:

• Повышение эффективности. Системы управления корпоративным контентом позволяют автоматизировать ручные процессы, уменьшить или исключить зависимость от более медленных бумажных процессов и хранить все данные в центральном репозитории. Это приводит к эффективности, которая может принести многочисленные преимущества, начиная от более быстрого выхода продуктов или услуг на рынок и заканчивая снижением затрат на рабочую силу для выполнения бизнес-задач в каждом секторе, включая государственное и местное управление, производство и высшее образование.
• Доступ к четкому представлению о бизнес-процессах. Наличие всех данных в одном месте позволяет вашим руководителям, линейным менеджерам и другим сотрудникам составить более четкое и точное представление о тенденциях вашего бизнеса и клиентов. Вы можете принимать решения на основе этих данных, основанных на данных, зная, что важная информация не была упущена, дублирована или неверно истолкована.
• Упрощенный доступ ко всем типам данных. Лучшие решения ECM включают в себя инструменты, облегчающие доступ к данным, такие как мощный поиск по типу документа, терминам указателя, ключевым словам или полнотекстовому поиску. Это гарантирует, что у ваших сотрудников есть доступ и возможности, необходимые им для преобразования необработанных данных в бизнес-аналитику. Но это также открывает двери для интеграций и других пользовательских инструментов, которые позволяют сотрудникам вашей организации получать доступ к информации, необходимой для выполнения их работы.
• Снижение эксплуатационных расходов. Эффективность и повышенная производительность приводят к экономии средств, но решения по управлению корпоративным контентом могут обеспечить дополнительную экономию средств. Доступ к данным в режиме реального времени и возможность использовать их для поддержки рабочих процессов и бизнес-решений помогает каждому в вашей организации принимать более взвешенные решения, что приводит к потенциальной экономии в таких областях, как управление запасами, соблюдение нормативных требований или управление персоналом. И если ваше предприятие окажется вовлеченным в юридическую ситуацию или ситуацию с соблюдением требований, 9Электронное обнаружение и аудит 0056 будут менее трудоемкими и дорогостоящими благодаря поддержке программного обеспечения ECM.
• Повышение удовлетворенности клиентов. Персонал, работающий с клиентами, имеющий доступ к ECM-решению, может легко получить доступ к информации об учетной записи клиента, заказах, продуктах, общении или ко всему, что необходимо для обеспечения быстрой и качественной поддержки клиентов. Это помогает увеличить скорость, с которой сотрудники службы поддержки клиентов могут решать проблемы при первом контакте, потенциально повышая уровень удовлетворенности. Те же преимущества могут быть верны в отношении процессов продаж, помогая вашим представителям заключать больше сделок.
• Улучшение контроля денежных потоков и счетов-фактур. В бухгалтерском учете улучшенное выполнение процессов с помощью ECM приводит к увеличению денежного потока. По счетам, отправленным обычной почтой, по-прежнему требуется 30 дней, чтобы перевести платеж на банковский счет. С цифровыми счетами этот процесс можно сократить до дней, часов или даже минут. Кроме того, отгрузку и получение платежных документов легче отслеживать и отслеживать. Когда счета вводятся в цифровом виде, автоматизация процесса утверждения может обеспечить скидки при досрочной оплате и предотвратить просроченные платежи. ECM также помогает обрабатывать, оплачивать, хранить и архивировать входящие и исходящие счета-фактуры, тем самым повышая надежность сотрудничества с поставщиками.
• Использование электронной подписи . В современном офисе электронные подписи стали обычной частью повседневного бизнеса. Это хорошо: электронные подписи (иногда называемые «цифровыми подписями») сокращают использование бумаги и упрощают безопасный документооборот. Документы с электронной подписью имеют юридическую силу во многих ситуациях, предоставляя многочисленные возможности для ускорения и существенной оптимизации бизнес-процессов. Бизнес-процессы, требующие подписи, выполняются быстрее, и время не тратится впустую на пересылку бумажных документов туда и обратно. Кроме того, движение к электронным подписям ускорилось по мере того, как все больше и больше компаний выходят на международный уровень.

Одна из самых важных рекомендаций по управлению корпоративным контентом — найти время для правильной реализации вашего решения. Следующие 10 шагов помогут организациям выбрать правильный ECM, сообщить об изменениях сотрудникам и другим заинтересованным сторонам и действительно удовлетворить бизнес-потребности с помощью программного обеспечения.

Что такое система управления корпоративным контентом?

Система управления корпоративным контентом — это программное обеспечение, предназначенное для помощи организациям в управлении документами, данными и контентом. В некоторых случаях система ECM может включать несколько приложений, программных решений и интеграций.

Почему управление корпоративным контентом важно для организации?

При правильной реализации система управления корпоративным контентом работает как мозг организации. Он сохраняет и хранит данные подобно тому, как мозг хранит воспоминания человека. ECM-системы гарантируют, что сотрудники, клиенты и другие лица могут получать информацию через систему и использовать ее для решения бизнес-задач, аналитики или принятия решений.

Какова роль управления корпоративным контентом?

Роль управления корпоративным контентом заключается в обеспечении существования документов и данных в единой системе, что сокращает время, необходимое для сбора информации, необходимой для выполнения важных бизнес-задач.

Каковы основные элементы управления корпоративным контентом?

Все системы ECM включают как минимум пять компонентов:

Способность:

• Собирать документов и данных и преобразовывать их в версии, которые работают в системе
• Управление документами и данными, включая возможности доступа, поиска, изменения и отслеживания их
• Храните документов и данных в безопасном месте, поддерживающем быстрый доступ и использование
• Сохранение информации в виде резервных копий и архивов
• Предоставлять информацию пользователям по мере их запроса через поиск и другие функции в системе
• Сохранение информации в виде резервных копий и архивов
• Интеграция с другими приложениями через собственные соединители или API-интерфейсы

Какова типичная рентабельность инвестиций, на которую может рассчитывать моя компания?

При развертывании в рамках одного бизнес-процесса, отдельного отдела или всей организации окупаемость инвестиций (ROI) ECM может быть очень высокой.

Компания Nucleus Research провела исследование малых и средних организаций (со штатом менее 500 человек), которые внедрили систему управления корпоративным контентом, и обнаружила, что на каждый доллар, вложенный в ECM, организации получают 8,55 доллара реальных преимуществ. это составляет 855% ROI!

Каковы ведущие поставщики ECM?

Ведущие поставщики услуг по управлению корпоративным контентом ранжируются по целому ряду факторов, включая удовлетворенность клиентов, удобство использования, функции и возможности и многое другое.

Не все программное обеспечение для управления корпоративным контентом одинаково.

Некоторые поставщики ориентированы на корпоративный рынок: тысячи пользователей со сложными установками, развертывание которых занимает много месяцев из-за необходимых профессиональных услуг. Другие провайдеры специализируются на рынке малого и среднего бизнеса, насчитывающем от пяти до десяти пользователей.

Кроме того, не каждая система ECM доступна в виде облачного программного обеспечения. Если облачное программное обеспечение важно для вашей ИТ-экосистемы, будьте осторожны при поиске поставщиков.

Особенности и возможности важны. Большинство поставщиков управления корпоративным контентом предоставляют аналогичный набор основных функций с различными преимуществами и недостатками. Например, некоторые провайдеры используют машинное обучение следующего поколения, тогда как другие специализируются на сложном моделировании рабочих процессов.

Где я могу найти обзоры систем ECM?

Хотя аналитические отчеты являются важными элементами исследования, они составляются лишь несколькими отраслевыми экспертами на основе установленных критериев ранжирования и обновляются только один раз в год.

Не менее важны отзывы реальных пользователей программного обеспечения. Это дает реальный набор плюсов и минусов, которые следует серьезно учитывать при выборе лучшего программного обеспечения для управления корпоративным контентом. Вот четыре основных источника отзывов пользователей.

This entry was posted in Популярное